電力客戶檔案實(shí)現(xiàn)倉儲管理策略分析及應(yīng)用探究

盧宇芳

（河源供電局，廣東 河源 517000）

1 前言

電力客戶的檔案記錄了用電客戶和電網(wǎng)企業(yè)間供電用電關(guān)系建立的全過程，其既是用戶合法權(quán)益構(gòu)成部分，又記載了供電企業(yè)把客戶作為核心服務(wù)的過程，電力客戶檔案可以用來分析用電客戶的關(guān)鍵需求。電力客戶的檔案來源于基層供電局電力營銷的網(wǎng)點(diǎn)，因此，科學(xué)管理各種動態(tài)與分散用電用戶檔案，是供電企業(yè)首要任務(wù)，進(jìn)而為用戶提供有效的服務(wù)。

2 實(shí)例分析

某市電力客戶的歷史檔案存量高達(dá)幾千頁，且每年以百分之十左右的速度上漲，導(dǎo)致客戶檔案的處理方式和電力營銷的管理系統(tǒng)高效應(yīng)用之間存在分歧，因此需要對檔案管理的模式進(jìn)行變革。在電力客戶的檔案倉儲管理策略基礎(chǔ)上，啟動客戶檔案的倉儲項(xiàng)目與數(shù)字化的處理模式，可以盡可能實(shí)現(xiàn)客戶變更、報裝等驗(yàn)收、申報、執(zhí)行與審批檔案資料的數(shù)字化，推動資源的高效利用，進(jìn)而解決檔案管理過程中長期需求與現(xiàn)實(shí)之間的矛盾。

2．1 客戶檔案的數(shù)字化內(nèi)容

工程建設(shè)項(xiàng)目主要包括標(biāo)準(zhǔn)化的子工程、基礎(chǔ)建設(shè)、數(shù)字化的運(yùn)作過程與軟件開發(fā)四個部分。構(gòu)建該市市場和客戶檔案的關(guān)鍵部門，構(gòu)建各供電所客戶檔案的數(shù)字管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行數(shù)字化的集中管理；構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)的實(shí)體運(yùn)營機(jī)制，實(shí)行規(guī)范化與專業(yè)化管理。

2．2 分析經(jīng)濟(jì)效益

倉儲處理模式啟用、檔案數(shù)字化的管理平臺構(gòu)建、集中數(shù)字處理管理模式啟用在日常運(yùn)營的成本、人力資源、固定投資的費(fèi)用、管理成本與場地使用的成本等方面已經(jīng)取得顯著成效，且產(chǎn)生較好的效益。例如：傳統(tǒng)模式數(shù)字化的檔案管理需要配置125人，集中數(shù)字化的檔案管理只需要2條生產(chǎn)線、配置36人；庫存租賃的成本上，進(jìn)行分散處理要庫房1640m3，柜1100個，集中數(shù)字化的管理初期需要庫房500m3，柜150個；按照個人薪酬4500元／月，庫房的租金是45元/m2，每一年可以節(jié)省總費(fèi)用425萬元［1］。

3 電力用戶檔案實(shí)行倉儲管理的方式

3．1 樹立為客戶服務(wù)的理念

電力營銷、電力建設(shè)與規(guī)劃、電力生產(chǎn)組成電網(wǎng)企業(yè)核心的業(yè)務(wù)鏈，也是構(gòu)成檔案的主要源頭。因此，客戶檔案要把為客戶、業(yè)務(wù)服務(wù)作為核心，圍繞檔案利用、檔案實(shí)體、檔案存儲與檔案數(shù)字化等展開精細(xì)化、專業(yè)化管理，提高信息數(shù)據(jù)與檔案的管理效率，確保用戶檔案資料安全，進(jìn)而為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3．2 客戶檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用信息技術(shù)與現(xiàn)代化物流的倉儲技術(shù)構(gòu)建檔案的倉儲機(jī)構(gòu)，把檔案管理與業(yè)務(wù)表單、流程固化至信息體系中，把抽象檔案服務(wù)的理念轉(zhuǎn)變成實(shí)際的平臺與工具，構(gòu)建新型檔案倉儲的管理機(jī)構(gòu)，合理管理并充分應(yīng)用營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)客戶的檔案，更好的為客戶提供服務(wù)。

3．2．1 構(gòu)建檔案倉儲的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)

（1）構(gòu)建檔案倉儲的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)需要根據(jù)檔案倉儲的管理需求進(jìn)行設(shè)立。按照管理職能可以分成工作標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)；按照技術(shù)進(jìn)行分析，包括和其他業(yè)務(wù)的信息體系數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)利用的服務(wù)流程、元數(shù)據(jù)的管理、數(shù)據(jù)整理與分類、數(shù)據(jù)安全的審批權(quán)限。此外，還要針對檔案綜合化信息的系統(tǒng)用戶與檔案管理的崗位，完善檔案的利用標(biāo)準(zhǔn)與服務(wù)流程。

（2）構(gòu)建檔案倉儲的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)目的是為更好地建立與運(yùn)營檔案倉儲的管理模式。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系可以滿足檔案管理與電力營銷中的各項(xiàng)制度要求，主要涵蓋業(yè)務(wù)管理與行政考核標(biāo)準(zhǔn)、表單作業(yè)等，同時為客戶提供表單、制度、指標(biāo)與流程的四位一體保障，并對檔案倉儲的管理任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，確保標(biāo)準(zhǔn)管理的界面與工作職責(zé)清晰，進(jìn)而為新模式的推廣應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

3．2．2 構(gòu)建專業(yè)檔案的服務(wù)管理

（1）構(gòu)建以客戶為主導(dǎo)的檔案管理方案與檔案的利用流程。

（2）組建技術(shù)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，同時提出合理的建議與意見，保證客戶檔案的管理系統(tǒng)構(gòu)建與電力營銷需求、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符合；組建資深運(yùn)營隊(duì)伍，收集、移交新增的客戶檔案，并實(shí)施數(shù)字化的整理與處理；組建工程項(xiàng)目專業(yè)管理隊(duì)伍，實(shí)行整個施工過程的管理，全方面了解客戶的需求，及時解決服務(wù)過程遇到的問題與困難。

（3）建立集約化、現(xiàn)代化紙質(zhì)文檔的儲存?zhèn)}庫，便于長時間儲存客戶檔案的實(shí)體，對存量與實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理與真空包裝，同時為上游客戶提高數(shù)據(jù)信息的服務(wù)［2］。

3．3．3 構(gòu)建檔案倉儲的保管系統(tǒng)

（1）建設(shè)倉儲檔案的管理機(jī)構(gòu)，對檔案合理利用、收集、保管與整理進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)檔案的資源一體化、集約化管理。

（2）為了滿足專業(yè)服務(wù)與檔案的管理需要，要重視建設(shè)檔案綜合化信息的管理平臺與功能用房，完善運(yùn)營模式、檔案業(yè)務(wù)與綜合管理工作標(biāo)準(zhǔn)，建立專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍。

（3）提供專業(yè)培訓(xùn)規(guī)范檔案倉儲管理、運(yùn)營服務(wù)模式。

3．3．4 構(gòu)建檔案綜合化信息的管理體系

3．3．4．1 建立檔案綜合化管理平臺

檔案綜合化管理的平臺，可以幫助檔案管理工作人員更好地展開日常工作，能夠支持檔案業(yè)務(wù)管理與檔案業(yè)務(wù)操作，例如：全宗卷的管理任務(wù)、檔案的數(shù)字化加工與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理，以及可視化巡檢與檔案的庫房管理等。此外，檔案的綜合化管理平臺與客戶檔案實(shí)際運(yùn)營的流程比較貼合，能夠更好地滿足業(yè)務(wù)需要。

3．3．4．2 數(shù)據(jù)管理的策略與硬件設(shè)施的配置

數(shù)據(jù)的集中化處理過程中，可以保障檔案數(shù)據(jù)安全性。此外，為了提高數(shù)據(jù)查閱速度，要不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)儲存的結(jié)構(gòu)。還要結(jié)合檔案制定方案，也就是利用單點(diǎn)數(shù)據(jù)的交互方式與檔案管理的執(zhí)行專線，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，同時設(shè)立數(shù)據(jù)庫的自動備份體系，確保數(shù)據(jù)的安全性與準(zhǔn)確性。

4 結(jié)語

總而言之，實(shí)現(xiàn)電力用戶檔案的倉儲管理，是新時代發(fā)展的必然趨勢，是加強(qiáng)營銷服務(wù)、提高市場競爭的前提。其中，數(shù)字化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)本地查閱、協(xié)同辦公、執(zhí)行、快捷申報與批準(zhǔn)，在很大程度上提高了檔案查詢的效率；細(xì)密分工與流水線作業(yè)可提高操作執(zhí)行力與專業(yè)性。另外，應(yīng)用數(shù)字化方式對檔案進(jìn)行管理，不僅可以降低管理成本、充分利用資源，而且能保證檔案的安全，有利于提高企業(yè)市場競爭力。

［1］劉瑜．規(guī)范客戶檔案管理促進(jìn)營銷管理精益化［J］．低碳世界，2013，23（24）：263－264．

［2］楊郁，周茜，徐艷霞．基于營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)的智能化客戶檔案管理［J］．電力需求側(cè)管理，2013，14（5）：58－59．