淺談高校檔案制度建設(shè)的重要性

張園園

（天津醫(yī)科大學 綜合檔案室，天津 300070）

制度建設(shè)是一個漫長的過程，制度的制定要以實際工作為基礎(chǔ)，任何制度的制定者都要從實際工作出發(fā)，不盲目、不隨從，只有這樣在制度執(zhí)行的過程中才會彰顯其嚴肅性和可實施性。通過實踐的檢驗，管理者要不斷根據(jù)工作需要修定、補充和完善。所以制度的制定是一個反反復復、不斷更新的過程，沒有一成不變的制度。同時制度的制定要具有可執(zhí)行性，要從工作需要的角度出發(fā)，制定的基礎(chǔ)要遵循國家法律法規(guī)及管理規(guī)定，不逾越上位法。一切事務(wù)做到有章可循、有法可依，是現(xiàn)在社會快速合理發(fā)展的基本要求。高等教育的發(fā)展也不例外，在高校體系建設(shè)中，制度是先行軍，是對廣大師生各項權(quán)益的保障，是對學校正常發(fā)展具有保駕護航的作用。校園文化作為一種環(huán)境教育力量，對學生的健康成長有著巨大的影響。校園文化建設(shè)包括物質(zhì)文化建設(shè)、精神文化建設(shè)和制度文化建設(shè)三個方面，可見制度建設(shè)的重要性，高校檔案制度建設(shè)作為校園制度文化建設(shè)的一部分，對學校檔案事業(yè)的發(fā)展是必不可缺的。

1 高校檔案工作在高校整體建設(shè)中的作用

高校工作涉及方方面面，它的職責既有培養(yǎng)專門人才，進行科學研究，還要服務(wù)社會。在高校的發(fā)展中會形成很多資料，這些資料在檔案部門的征集、整理下變成了檔案。在中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》中明確指出高等學校檔案的重要性，其價值貫穿于學校整個教學及科研活動之中，例如為各行政部門提供資料參考，為領(lǐng)導決策提供支持依據(jù)，為校園建設(shè)提供基建圖紙，為校內(nèi)外學生提供學籍材料。高校檔案工作者面對的服務(wù)對象從校內(nèi)涉及到校外、從在校生涉及到畢業(yè)生。同時在《高等學校檔案管理辦法》明確指出：高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，學校應(yīng)當加強管理，將之納入學校整天發(fā)展規(guī)劃。由此可見，高校檔案工作是與高校教學、科研、管理工作密不可分、不分上下，它們都對學校發(fā)展具有支撐作用。從某種意義上來說，高校檔案是高校歷史發(fā)展的真實寫照，是學校發(fā)展的第一手資料，它深刻而生動的記錄了學校各個時期的發(fā)展動態(tài)，見證了學校從小到大、從無到有的全過程，承載著學校的榮譽，匯集著辦學過程中領(lǐng)導者的智慧。通過保管檔案、提供利用、進行宣傳工作，高校檔案將檔案能夠“存史、資政、育人”的作用發(fā)揮的淋漓盡致。高校檔案組成內(nèi)容決定了其具有很強的服務(wù)性。一方面，高校文書檔案為領(lǐng)導決策提供了參考依據(jù)，通過參照歷史，領(lǐng)導階層在處理問題時更加全面，能夠慎重并有借鑒的做出決定。同時各行政機關(guān)能夠?qū)n案材料作為日常工作的重要參考依據(jù)。第二，高校教學檔案的參考和憑證價值相當重要。教學檔案內(nèi)容非常豐富，涉及到專業(yè)建設(shè)、招生工作、教學課堂與教學實踐等。檢驗一個學校教學質(zhì)量能否過關(guān)的重要性工作是教學評估。如何來說明教學質(zhì)量是否過關(guān)，教學檔案的齊全完整是一項重要指標。在歷次的教學評估中，檔案的價值發(fā)揮到極致，真實的展示了教學水平。第三，科技檔案在高校發(fā)展中也發(fā)揮著重要作用，它展示了高?？蒲兴?，維護了科研人員的基本利益，記載了學校學術(shù)成果，對廣大師生在追求科研的道路上起到了激勵的作用，并對科研人員個人的利益提供了保障，為他們競聘、晉升職稱等各方面提供材料支持。

2 高校檔案制度建設(shè)的必要性

高校檔案工作在學校中占有重要位置，如何使這項工作能夠順利開展，制度建設(shè)是最重要的保障。高校制度建設(shè)的基礎(chǔ)是國家和地方各項法律法規(guī)和規(guī)章制度，只有認真研究并結(jié)合本單位實際制定的制度，才可以是既符合國家要求，又滿足本單位的需要，才具有可執(zhí)行性。開展制度建設(shè)的目標主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是管理類制度的建立，這些制度的建立是嚴格按照國家法律法規(guī)的要求，針對本單位情況制定的，往往被制定成各類管理辦法或規(guī)章制度，是高校檔案管理工作的依據(jù)，其內(nèi)容不僅明確了高校檔案管理體制、機構(gòu)及任務(wù)，更對檔案從形成到利用等各環(huán)節(jié)做出了詳細的說明。這些管理類辦法的制定能夠完善檔案工作體制機制，明確各級檔案相關(guān)部門及相關(guān)人員的工作職責。對與檔案管理者來說，這種制度的建立能夠保障檔案工作能夠按照規(guī)劃順利完成。對于整個學校檔案事業(yè)發(fā)展來說，這種制度及管理辦法能夠進一步規(guī)范學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案。二是檔案工作中各環(huán)節(jié)制度的建立，使檔案工作更加具有規(guī)范性，可以完善檔案管理手段，使各項工作程序更加規(guī)范化、科學化，實行統(tǒng)一的檔案管理制度，使得檔案工作按照標準化要求進行。對于校內(nèi)檔案工作來說，有了合理而規(guī)范的規(guī)章制度，從歸檔、到查閱、到利用不僅能節(jié)省時間，而且能提高效率。三是針對檔案利用者利用檔案制度的建立，更加體現(xiàn)便捷性，能夠建立符合現(xiàn)狀的服務(wù)機制，簡化、明確各項利用制度。有了各種利用制度，利用者可根據(jù)需求提前準備材料和需攜帶的各類證件和證明，在很大程度上減少了電話咨詢、對不明確的事項進行解釋的時間，辦公效率提高了，也達到了利用者的滿意度。

3 保障高校制度建設(shè)順利進行的重要舉措

為保障高校檔案制度建設(shè)順利進行，檔案管理者要進行深入的思考。一是高校檔案制度的制定要緊跟國家和高校檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，根據(jù)上級相關(guān)工作精神和管理文件的出臺，定期修訂和補充，使得高校檔案制度建設(shè)能夠適應(yīng)新形勢下檔案發(fā)展的需要。二是高校檔案制度的制定要做好與相關(guān)部門的溝通，高校檔案工作中的每個環(huán)節(jié)與各歸檔部門密不可分，及時了解各部門檔案歸檔情況，聽取兼職檔案人員的意見，幫助他們解決工作中遇到的困難，這樣才能制定出符合工作實際的規(guī)章制度。三是要具有前瞻的思想，提前預(yù)想出工作中會出現(xiàn)的種種狀況，在問題出現(xiàn)前出臺制度，做到以制度來保障工作的正常運行。四是要認真做好調(diào)研工作，做到既熟知本學校檔案工作，也對其他院校和機構(gòu)的管理制度有所了解，用先進的理念促進本校檔案工作快速發(fā)展。

作為檔案管理者，如何制定合理而有效的管理制度是其自身的使命，在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時，高校檔案管理者要提高自身修養(yǎng)，時刻關(guān)注國家檔案工作動態(tài)，根據(jù)工作需要對學校檔案制度進行修訂，讓制度為實際工作服務(wù)。