淺談人事檔案管理

黃 雋

（吉林省第六地質探礦工程大隊，吉林 延吉 133401）

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業(yè)人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發(fā)展，我國涌現出許多類型的企業(yè)，有公有制企業(yè)，三資企業(yè)和私營企業(yè)三種形式。企業(yè)的類型較多，在這些類型的企業(yè)中，企業(yè)管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監(jiān)事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業(yè)中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業(yè)單位的人事檔案管理方法要與之相適應。

1.2 部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3 人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現在大多數事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統費時、費力效率低。

2 人事檔案管理的建議

2.1 完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2 注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3 采用現代化管理手段

加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國整個社會主義現代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4 提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業(yè)素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真?zhèn)巍?/p>

3 結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

［1］陳小薇．對企業(yè)人事檔案管理存在問題初探［J］．就業(yè)與保障，2006（2）．

［2］呂春影．人事檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．濮陽職業(yè)技術學院學報，2004（11）．

［3］潘姝．人事檔案管理現狀及對策［J］．麗水學院學報，2005（6）．