基于社會(huì)參與理論的檔案信息化管理研究

金 芳

（太原理工大學(xué)，太原 030024）

1 高校檔案信息化管理的社會(huì)參與理念的提出

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源在社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要的價(jià)值，并且其在不斷參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過(guò)程中，開(kāi)始展現(xiàn)出越來(lái)越大的利用效益。同時(shí)，檔案資源的頻繁開(kāi)發(fā)利用也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，尤其是在檔案信息化管理模式下，給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理社會(huì)化參與理念的提出，一定程度上緩解了檔案資源保管與利用的壓力，一方面降低了檔案管理成本，另一方面提高了檔案利用效率，具有積極的實(shí)踐意義和價(jià)值。

從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境來(lái)看，高校競(jìng)爭(zhēng)壓力對(duì)其自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展提出了更高的要求，這就使得高校處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響的考慮而不得不集中優(yōu)勢(shì)資源打造自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，即應(yīng)用型高校著重發(fā)展應(yīng)用型教學(xué)，研究性高校著重發(fā)展科研與教學(xué)，這使得高校的檔案管理工作可借助社會(huì)力量提高檔案管理水平，而不必耗費(fèi)過(guò)多的學(xué)校精力與資源。因此在這中背景下，社會(huì)參與理念的提出對(duì)于發(fā)展高校檔案信息化管理，以及提高管理水平具有積極的意義。

2 社會(huì)參與檔案信息化管理模式的設(shè)計(jì)思路

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理自身發(fā)展的趨勢(shì)與要求，使得高校檔案管理逐漸發(fā)展成為實(shí)體控制與信息控制兩種不同的層面，并且在“大檔案資源觀”的深入影響下，信息控制使得檔案管理融于信息管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮信息的綜合作用與優(yōu)勢(shì)，實(shí)體控制則以集中控制的模式實(shí)現(xiàn)設(shè)備、人力等自愿的集約化管理與規(guī)模經(jīng)濟(jì)管理，這種分層模式的檔案信息化管理成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的全新發(fā)展模式。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，為最大限度節(jié)約高校教育資源，以及最大限度發(fā)揮高校檔案作用，提高檔案管理水平，高?？梢栽诳煽胤秶鷥?nèi)設(shè)計(jì)社會(huì)參與模式的檔案信息化管理模式，具體思路為高校檔案信息化管理外包給社會(huì)中介組織管理或者部分交予社會(huì)中介組織管理，進(jìn)而達(dá)到高校檔案管理的成本降低、效益增加的目的。通常來(lái)說(shuō)，高校檔案信息化管理的社會(huì)力量外包分為以下階段：一是詳細(xì)了解和分析高校檔案信息化管理現(xiàn)狀以及進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估，并規(guī)劃?rùn)n案信息化管理發(fā)展前景；二是根據(jù)自身狀況制定合理的外包策略，以及具體外包項(xiàng)目或權(quán)限；三是對(duì)社會(huì)力量的管理水平及能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，進(jìn)而設(shè)定科學(xué)合理的外包合同；四是對(duì)高校檔案信息化管理的社會(huì)力量及外包過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理，進(jìn)而完成項(xiàng)目驗(yàn)收。

3 社會(huì)參與檔案信息化管理模式中的社會(huì)力量分析

3.1 檔案中介機(jī)構(gòu)功能

從高校檔案信息化管理的流程及管理模式來(lái)看，社會(huì)力量參與的中介結(jié)構(gòu)功能主要包括四個(gè)方面：①社會(huì)服務(wù)功能，這也是檔案中介機(jī)構(gòu)的基本功能之一，體現(xiàn)了社會(huì)力量的社會(huì)服務(wù)性屬性與本質(zhì)。社會(huì)力量所具備的較強(qiáng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)特性能夠使其利用高校檔案管理轉(zhuǎn)移職能完成檔案服務(wù)于社會(huì)的改革，同時(shí)又能促進(jìn)檔案管理行政部分的改革，進(jìn)而擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)范圍與社會(huì)服務(wù)效益；②社會(huì)溝通功能，以中介組織為主的檔案管理社會(huì)力量既不隸屬于高校等行政部門(mén)，也不隸屬于市場(chǎng)，其從本質(zhì)上是溝通檔案醒著能夠管理部門(mén)與市場(chǎng)之間的橋梁，起到社會(huì)溝通的功能；③公證鑒定功能，檔案中介結(jié)構(gòu)具有獨(dú)立性、技術(shù)性、客觀性的特征，因此其具備為社會(huì)提供公證服務(wù)、鑒定證明等獨(dú)特功能；④市場(chǎng)調(diào)節(jié)功能，檔案中介組織完全按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律而運(yùn)行，因此其能夠在市場(chǎng)中發(fā)揮其調(diào)節(jié)市場(chǎng)的作用，比如聯(lián)系勞務(wù)、技術(shù)、信息等要素的供給與需求，并且其還可以在社會(huì)或市場(chǎng)招聘檔案管理專業(yè)人才并充分發(fā)揮其專業(yè)技能，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案信息化管理的發(fā)展。

3.2 檔案協(xié)會(huì)職能與管理方式

檔案協(xié)會(huì)與檔案中介組織是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的兩種主要社會(huì)參與力量，檔案協(xié)會(huì)是建立在自愿基礎(chǔ)上的、以謀求會(huì)員共同利益為目的的、具有法人資格的經(jīng)濟(jì)社團(tuán)，其是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物。從職能上看，檔案協(xié)會(huì)的主要職能包括以下幾個(gè)方面：①代表協(xié)會(huì)內(nèi)全體會(huì)員的共同利益，及代表職能；②溝通職能，與檔案中介組織一樣，能夠?qū)崿F(xiàn)市場(chǎng)以及高校相關(guān)部門(mén)的溝通；③協(xié)調(diào)職能，通過(guò)制定行業(yè)協(xié)會(huì)內(nèi)的檔案信息化管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)各會(huì)員之間的經(jīng)營(yíng)行為；④監(jiān)督職能，對(duì)本行業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、經(jīng)營(yíng)作風(fēng)、進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，維護(hù)行業(yè)信譽(yù)，鼓勵(lì)公平競(jìng)爭(zhēng)，打擊違法、違規(guī)行為；⑤研究職能，借助自身的市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案市場(chǎng)進(jìn)行深入的研究分析，并提出相應(yīng)的建議以促進(jìn)高校檔案信息化管理的發(fā)展和檔案效益的開(kāi)發(fā)。

檔案協(xié)會(huì)與檔案中介組織是參與高校檔案信息化管理的重要社會(huì)力量，對(duì)推動(dòng)高校檔案管理具有積極的作用。檔案協(xié)會(huì)與檔案中介組織能夠與高校建立起各種新型關(guān)系，比如獨(dú)立運(yùn)營(yíng)、寫(xiě)作平臺(tái)運(yùn)營(yíng)、合作伙伴運(yùn)營(yíng)等。社會(huì)力量的參與能夠?qū)⒆钚碌墓芾砝砟钆c管理方式引入到高校檔案信息化管理中，并且能夠在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)利用效益的最大化，這是高校檔案信息化管理未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。