新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

姜 新

（四平市鐵西區(qū)農(nóng)村衛(wèi)生改水工作辦公室，吉林 四平 136000）

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)面臨著重大變革，在新的時(shí)代背景下傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)相形見絀，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步則為電子檔案管理模式的開展提供了可能。在電子檔案管理模式中，檔案管理人員的工作負(fù)荷被大大減輕，檔案的查詢工作變得簡(jiǎn)便，管理人員不必再?gòu)暮迫鐭熀５募堎|(zhì)文件中尋找所需檔案，只需要簡(jiǎn)單的敲擊鍵盤所需文件就會(huì)出現(xiàn)在面前；電子檔案占用空間小，且不受時(shí)間、空間的限制；安全性上電子檔案相比于紙質(zhì)檔案安全性更高；電子檔案還可以方便信息的傳遞，提高檔案的傳遞效率；電子檔案更容易查漏補(bǔ)缺，檔案的可靠性得到了極大的保證。

1 現(xiàn)今電子文件檔案管理面臨的主要問(wèn)題

由于電子檔案管理工作開展時(shí)間較短，所以在檔案管理上存在較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題具體表現(xiàn)為信息外泄、非法訪問(wèn)、數(shù)據(jù)損壞、病毒傳播等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)引起了社會(huì)輿論的廣泛關(guān)注，使相關(guān)政府部門或企業(yè)承受了很大的壓力。

1．1 電子文件檔案的真實(shí)性存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案的存在是為了保證原始信息的可靠性和真實(shí)性，電子檔案雖然可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也使檔案的保管環(huán)境得到了質(zhì)的提高，但是要想保證檔案的真實(shí)性、可靠性的難度很大，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案不同，并不像紙質(zhì)檔案那樣有紙張墨跡的新舊區(qū)別，而且由于是計(jì)算機(jī)錄入所以也并沒(méi)有筆跡特征，那么當(dāng)電子檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患時(shí)，電子檔案的真實(shí)性堪憂，因?yàn)椴](méi)有有效便捷的方法判斷電子檔案的內(nèi)容是否被篡改。

1．2 電子檔案管理人員

電子檔案的特殊性要求檔案管理人員具有較高的計(jì)算機(jī)能力，但現(xiàn)在絕大部分的電子檔案管理人員只具備簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)能力，若是電子檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)安全隱患或面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，這些管理人員根本無(wú)法做出正確的處理決定，導(dǎo)致了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。而且檔案管理人員的素質(zhì)得不到保證，有可能為了自身利益監(jiān)守自盜，做出泄露檔案信息，篡改檔案內(nèi)容等違法之事。

1．3 電子文件檔案信息安全問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，電子檔案的信息安全面臨著嚴(yán)重的威脅。因因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性與動(dòng)態(tài)性，使得任何人都可以自由的進(jìn)入到因特網(wǎng)內(nèi)去。現(xiàn)在政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文為實(shí)現(xiàn)高速擴(kuò)散、降低行政成本，選擇以網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行發(fā)布，這樣電子文件檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中流傳時(shí)就很容易面臨偽造、篡改、泄露等威脅。而且互聯(lián)網(wǎng)黑客甚至?xí)?qiáng)行進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)植入病毒，非法謀求檔案信息。

2 電子檔案管理過(guò)程中的要求

2．1 電子檔案的管理要規(guī)范

電子檔案的管理中要注重管理的規(guī)范性，這樣可以有利于檔案應(yīng)用、查找更加便捷，提高檔案的存儲(chǔ)效率。要實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的規(guī)范性，首先要在檔案生成時(shí)采用嚴(yán)格的技術(shù)格式，采用相同的標(biāo)準(zhǔn)，然后在以后的檔案修改時(shí)也要遵守相同的技術(shù)格式，確保對(duì)電子檔案的每一項(xiàng)修改都有例可循。

2．2 保證電子檔案的真實(shí)性

為了保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性，要盡可能的防范檔案管理中的各種安全隱患。由于電子檔案篡改后痕跡不明顯，所以要建立嚴(yán)格的檔案管理體系，檔案的管理、復(fù)制、調(diào)閱過(guò)程都要進(jìn)行嚴(yán)格的管控，并做好記錄，若檔案出現(xiàn)問(wèn)題可以靠這些記錄尋找責(zé)任人。對(duì)于非常重要的檔案可以在建立電子檔案的基礎(chǔ)上，再建立紙質(zhì)檔案，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，確保檔案的安全。

2．3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守

檔案管理人員要有崇高的職業(yè)操守和較高的專業(yè)素養(yǎng)，這樣電子檔案的安全性才可以得到較為嚴(yán)密的保障。在進(jìn)行檔案管理人員的聘用時(shí)，招聘人員一定要注重應(yīng)聘人員的道德素質(zhì)，選擇品德優(yōu)秀的人來(lái)?yè)?dān)任檔案管理工作。而且還要組織檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)素質(zhì)，確保緊急事件發(fā)生時(shí)管理人員可以做出快速正確的反應(yīng)。

2．4 電子文件的歸檔

原始電子文件的歸檔關(guān)系著以后電子文件的質(zhì)量，因此在電子檔案的歸檔過(guò)程中一定要建立嚴(yán)格的工作機(jī)制，確保電子文件的安全。首先歸檔的電子文件要保持完整性，并且對(duì)與需要?dú)w檔的文件要及時(shí)的進(jìn)行歸檔；然后在歸檔的過(guò)程中要明確責(zé)任人，對(duì)歸檔時(shí)遇到的問(wèn)題進(jìn)行妥善的處理；檔案管理部門要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)文件的載體、格式等作出要求。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案取代紙質(zhì)檔案是今后的發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案管理技術(shù)現(xiàn)今雖然存在著種種問(wèn)題，但這些困難都將是暫時(shí)的，相關(guān)人員一定要加快研究探索的速度，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，保障檔案信息安全，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。