會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)基建賬務(wù)處理的思考

文/葉浩潔

會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)基建賬務(wù)處理的思考

文/葉浩潔

會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)一個區(qū)域或一個系統(tǒng)內(nèi)所有單位的會計(jì)工作，所有的業(yè)務(wù)都是由單位報賬員根據(jù)已經(jīng)發(fā)生的事項(xiàng)、需要支付的憑證來報賬，核算中心財務(wù)主辦并不了解實(shí)情，而且每一位財務(wù)主辦要承接數(shù)個單位的賬務(wù)處理業(yè)務(wù)，無法像一般單位會計(jì)那樣對每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，因此要求核算中心更加要把賬務(wù)設(shè)置得準(zhǔn)確明了，保證報賬不出錯，而且經(jīng)得起外部的查找與核對。

一般就事業(yè)單位而言，賬務(wù)處理還是比較簡單的，那些金額小、經(jīng)常性的支出只要針對原始憑證認(rèn)真審核不會出錯，而特別需要引起重視的是那些大筆的支出，對于核算單位，最大筆的支出莫過于(除人員外)基建款項(xiàng)的支出，基建項(xiàng)目涉及單位的改造、裝修等金額較大的工程，占支出的大頭，因此，對于基建項(xiàng)目需要更多關(guān)注與重視，但目前的賬務(wù)處理似乎還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

一、基建專項(xiàng)賬務(wù)處理的現(xiàn)狀

目前支付基建款項(xiàng)有三種途徑：一是由基建專項(xiàng)撥款，基建撥款作為收入，然后支出的時候作為“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”核算，基建支出必須提供基建科的審批才可以使用基建專項(xiàng)的資金；二是由單位自有資金支付基建款項(xiàng)，基建支出作為“事業(yè)支出－基本支出”核算，一定限額內(nèi)就不需要基建科審批；三是應(yīng)由基建專項(xiàng)支出，但因?yàn)榛▽ｍ?xiàng)資金未到位，而掛“其他應(yīng)收款－基建暫付”核算。

如果一筆基建款都是單次工程單次支付，分別這樣三種方式支付并無問題，但問題是，基建項(xiàng)目往往因涉及金額大、時間長，常常需要根據(jù)工程進(jìn)度分期支付款項(xiàng)，這樣，同一個基建項(xiàng)目，可能今天作“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”、明天作“事業(yè)支出－基本支出”，后天掛“其他應(yīng)收款－基建暫付”，而且支出項(xiàng)目年終結(jié)轉(zhuǎn)，一些跨年的基建工程，一轉(zhuǎn)，來年什么資料都沒了，要查看一項(xiàng)工程到底支付了多少錢，要一年年地往上查，查完“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”，再查“事業(yè)支出－基本支出”，還要看“其他應(yīng)收款－基建暫付”，不能看漏、看落，而且因?yàn)槊總€基建項(xiàng)目在賬務(wù)里沒有編號，有些項(xiàng)目名稱相似，往往都不知道是不是要查找的那一筆，要翻出憑證來核對，但核算中心所有憑證只保管一年，遇到兩年以上未完結(jié)的工程，還要委托單位自己回去翻看憑證，不管是近一兩年未完結(jié)的基建項(xiàng)目，還是兩年以上的基建項(xiàng)目，這樣來來回回翻找頗費(fèi)周折，而且還不能做到萬無一失。所以現(xiàn)在基本依賴報賬員自己能夠登記清楚，做到心中有底，能夠正確處理，遇到不負(fù)責(zé)、不內(nèi)行的報賬員，支付基建款項(xiàng)真的讓人膽戰(zhàn)心驚。

當(dāng)然，也曾嘗試過由核算中心的財務(wù)主辦登記備查賬，但因?yàn)橐粋€財務(wù)主辦要負(fù)責(zé)多家單位的賬務(wù)處理，日常工作非常繁忙，基建款項(xiàng)又不是常常會發(fā)生，非常容易忘記登記備查賬，也無從核對，有一筆登漏了，備查賬便變得毫無意義，并且因?yàn)楹芏嘈枰制诟犊畹墓こ炭疃际强缒甑?，核算中心財?wù)主辦輪換后，備查賬常常也沒有延續(xù)下來，因此，實(shí)行后不久便不了了之。

如果能有一種財務(wù)處理方法，不用這么多科目煩雜地去查看，從賬上某一個科目便能一眼看出某項(xiàng)工程已經(jīng)支付了多少錢，則支付的確定性能增加很多。對于這樣大筆的支出，改革原有的賬務(wù)處理辦法成了迫在眉睫的事情。

二、基建賬務(wù)處理的特殊性

(一)按規(guī)定，每年事業(yè)單位要上報大型基建的預(yù)算，然后相關(guān)部門審批后撥入單位，再行使用，但現(xiàn)實(shí)情況是，一是時間上的延遲，很多項(xiàng)目其實(shí)都已經(jīng)在進(jìn)行，但審批及資金到位常常要滯后，才會出現(xiàn)單位要么就用自有資金支付，做“事業(yè)支出－基本支出”核算，要么就掛賬“其他應(yīng)收款”，如果撥下的專項(xiàng)資金趕上后期支付款項(xiàng)的時間，則余下的做“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”，這樣一來，完整的一筆基建款項(xiàng)，支付得七零八落，要查找也很困難；二是用途上的改變，本來，預(yù)算的基建款項(xiàng)應(yīng)是分為專門項(xiàng)目的，但因?yàn)闀r間的延誤，前期單位用自有資金支付了本該專項(xiàng)支付的款項(xiàng)，待到款項(xiàng)到位時，多出的部分又用于其他基建項(xiàng)目的支出，因?yàn)闀r間的關(guān)系，根本做不到專款專用。

(二)由于種種原因，有些單位自己也不知道某些巳上報的基建款到底有沒有批下來，今年會撥下多少基建專項(xiàng)款項(xiàng)，要么，有些報賬員不了解情況，有些應(yīng)用基建專項(xiàng)資金的沒有用，造成一定的混亂，遇上單位的報賬員更換，前期的支付情況到了新一任就一問三不知了。因此，不能完全依賴報賬員去掌握基建款項(xiàng)的支付情況。

撥款的時間與方式作為我們核算中心無法控制，報賬員的專業(yè)素質(zhì)也非短期可以改變，那么，我們該如何在現(xiàn)有狀況下安全地支付基建款項(xiàng)呢？

三、基建專項(xiàng)賬務(wù)處理的建議

單筆單次支付的基建款項(xiàng)可以直接做支出，如果是用基建專項(xiàng)的資金，可以做“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”，如果是用自有資金，可以做“事業(yè)支出－基本支出”，如果確定應(yīng)由未到位的基建專項(xiàng)的資金支付，可以做“其他應(yīng)收款－基建暫付”。

重點(diǎn)要關(guān)注的是跨期的、分期支付的基建款項(xiàng)該如何核算。最簡單的一種辦法，只要還沒完結(jié)的基建款項(xiàng)支付的時候都先掛在“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”，以承接工程的單位名稱設(shè)置為往來單位，分別每個承接工程的單位進(jìn)行明細(xì)核算，直到基建項(xiàng)目完結(jié)，再分別根據(jù)實(shí)際情況結(jié)轉(zhuǎn)到“事業(yè)支出－項(xiàng)目支出”或“事業(yè)支出－基本支出”科目，這樣，單單看“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”科目，那么每項(xiàng)基建款項(xiàng)已經(jīng)支付了多少一目了然。

但問題是，如果一個工程持續(xù)幾年的話，一邊有基建專項(xiàng)的撥入做收入，另一邊基建支出因未完結(jié)，掛“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”不結(jié)轉(zhuǎn)，報表上顯示收入增加而沒有支出，虛增了結(jié)余，不能反映真實(shí)的狀況，所以又不能全部掛在“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”下。

那是否可以這樣解決這個問題，所有分期支付的基建款，支付的時候根據(jù)實(shí)際情況，借：事業(yè)支出－項(xiàng)目支出(基本支出、其他應(yīng)收款)貸：銀行存款，然后，接著做一筆轉(zhuǎn)賬，借：其他應(yīng)收款－分期支付基建款， 貸：其他應(yīng)收款－分期支付基建款馬上結(jié)轉(zhuǎn)， “其他應(yīng)收款－分期支付基建款”設(shè)往來單位核算，也就是將承接基建工程的工程單位名稱設(shè)明細(xì)核算，這樣方便查找。

這樣表面看起來，與原先的三種方式并無不同，又何必再通過“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”多做一筆呢，這個科目是借貸同時發(fā)生，余額為零的科目，那這個科目還有存在的必要嗎？還是有存在的必要的，可以把“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”科目看作是一個過渡的科目，便于歸集，所有的分期支付基建款都通過這個科目，這樣要查找基建款項(xiàng)支付的情況，只要查找這一個科目即可，可以在每次支付時先核對一下以前支付情況，每次支付注明第幾次支付，最后一筆支付的時候，注明工程巳完結(jié)，這樣以后查找起來便會心中有數(shù)。

如果“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”按往來設(shè)置承接工程的單位同時進(jìn)行幾項(xiàng)不同內(nèi)容的工程，則可以在往來設(shè)置中更明細(xì)地設(shè)置成“某某公司－某某工程”，這樣更加清楚明了。

這樣賬務(wù)處理后，還是有點(diǎn)美中不足，跨年的基建工程，要看已經(jīng)累計(jì)支付了多少錢，因?yàn)椤捌渌麘?yīng)收款－分期支付基建款”都是馬上結(jié)轉(zhuǎn)，期末沒有余額，要看工程總共支付了多少錢，還要翻看前幾年的“其他應(yīng)收款－分期支付基建款”的支付情況，但是進(jìn)行這樣的歸集，只要查找這一個科目便可，而且設(shè)置了單位往來核算，查找某個基建公司已經(jīng)支付了多少款項(xiàng)很容易，在準(zhǔn)確度與便捷度上，已經(jīng)改善了很多。

2015年在本組各單位實(shí)行這種賬務(wù)改變后，減少了支付基建款項(xiàng)時前后查找的工作量，提高了查找的準(zhǔn)確度，收到了預(yù)期的效果。

(作者單位：溫州市鹿城區(qū)會計(jì)核算中心教育分中心)