會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中的應(yīng)用

謝海雨，郭小婷

會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中的應(yīng)用

謝海雨，郭小婷

（渤海大學(xué)管理學(xué)院，遼寧錦州121000）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的信息化也在逐步的深入，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)失去了原有的地位，會(huì)計(jì)電算化顯示出巨大的優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。中小企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化存在重視程度不夠；缺乏完善的制度；在使用中常出現(xiàn)問(wèn)題；財(cái)務(wù)軟件選擇不合理；會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)較低。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)；完善內(nèi)部控制制度；健全相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范企業(yè)應(yīng)用行為；選擇等級(jí)較高的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)；加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

會(huì)計(jì)電算化；中小企業(yè)；應(yīng)用

一、會(huì)計(jì)電算化概述

會(huì)計(jì)電算化也稱為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)，指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的運(yùn)用，具體的說(shuō)就是利用會(huì)計(jì)軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工會(huì)計(jì)工作，例如記賬、算賬、數(shù)據(jù)加工、分析、預(yù)測(cè)等。會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了電子技術(shù)和信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的統(tǒng)一，不僅減輕了會(huì)計(jì)人員工作的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也有效地提高了數(shù)據(jù)處理效率，減小了手工會(huì)計(jì)處理中的誤差，有利于提高會(huì)計(jì)工作的水平。會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，同時(shí)也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求。

二、會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)應(yīng)用的意義

（一）能夠提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量

傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)處理主要依靠人工操作，不僅處理效率低，而且錯(cuò)誤率高，另外，中小企業(yè)的會(huì)計(jì)人員偏少，使得很多信息數(shù)據(jù)處理工作只能由僅有的幾個(gè)人來(lái)完成，工作量大，難免會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的自動(dòng)處理，只要按照要求輸入會(huì)計(jì)憑證后就能夠自動(dòng)生成賬簿和報(bào)表，不僅速度快，而且準(zhǔn)確率較高，在一定程度上克服了人工操作的缺點(diǎn)，只要在建賬、設(shè)置、憑證輸入等方面不出現(xiàn)錯(cuò)誤，后期的會(huì)計(jì)信息也不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。而在傳統(tǒng)的人工環(huán)境中，會(huì)計(jì)人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間在憑證、報(bào)表的編制等工作上，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施極大地降低了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，減輕了他們的工作負(fù)擔(dān)。

（二）有利于會(huì)計(jì)管理職能的轉(zhuǎn)變

核算和監(jiān)督是會(huì)計(jì)的兩大基本職能。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)人員大部分的時(shí)間和精力都花費(fèi)在核算工作中，而疏于實(shí)施監(jiān)督職能。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用代替了人工核算，提高了核算的準(zhǔn)確度，同時(shí)也能夠讓會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)的管理工作，使會(huì)計(jì)管理由事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮械目刂疲苊忸I(lǐng)導(dǎo)隨意決策，有效地提高了會(huì)計(jì)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用，企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接企業(yè)的內(nèi)部和外部，極大拓展了企業(yè)所需的數(shù)據(jù)和信息，使企業(yè)走出封閉的空間，走向廣闊的市場(chǎng)，能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員依據(jù)信息為企業(yè)的發(fā)展做出更加科學(xué)的決策，提高了企業(yè)的市場(chǎng)適應(yīng)性。

（三）有利于深化中小企業(yè)的會(huì)計(jì)工作

會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)處理經(jīng)歷了從手工到電子計(jì)算機(jī)的過(guò)程，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化逐漸成為會(huì)計(jì)工作的主要方式。會(huì)計(jì)電算化不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速、準(zhǔn)確處理，而且對(duì)會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容、方法等也產(chǎn)生了重要的影響。例如，在會(huì)計(jì)電算化的影響下，會(huì)計(jì)憑證的生成方式和儲(chǔ)存方式都成為電子化，因此，會(huì)計(jì)憑證的概念也發(fā)生了相應(yīng)的變化。此外，會(huì)計(jì)電算化的推廣也使一些會(huì)計(jì)語(yǔ)言逐漸淡出了人們的視野，如計(jì)劃成本等。因此，會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)的應(yīng)用能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)理論和實(shí)踐工作的進(jìn)一步發(fā)展。

三、會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中應(yīng)用的表現(xiàn)

（一）我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展以信息技術(shù)發(fā)展為依托，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)相比，其不僅能夠提高會(huì)計(jì)工作的速度和質(zhì)量，同時(shí)也能夠促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化。在中小企業(yè)中，會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展起步晚、發(fā)展慢，直到今天，普及率也很不理想，很多中小企業(yè)仍然沒(méi)有使用會(huì)計(jì)電算化，財(cái)管管理很不規(guī)范，會(huì)計(jì)方式存在著很多問(wèn)題。例如，隨意修改數(shù)據(jù)等。如果能夠在中小企業(yè)中推廣會(huì)計(jì)電算化，會(huì)對(duì)其財(cái)務(wù)管理水平的提高有重要的作用，但受到成本、人才等因素的影響，會(huì)計(jì)電算化始終不能在中小企業(yè)中得到廣泛的推廣。

（二）中小企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠。由于受多種因素的影響，我國(guó)的一些中小企業(yè)認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)電算化的重要作用，會(huì)計(jì)電算化被單純地認(rèn)為是用計(jì)算機(jī)記賬，對(duì)其他方面的作用認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)中的推廣較為困難。

2.缺乏完善的會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)制度。會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)的推廣不僅改變了原有的數(shù)據(jù)記錄和存儲(chǔ)方式，同時(shí)也改變了企業(yè)會(huì)計(jì)的組織形式，使原有的會(huì)計(jì)制度失去了其應(yīng)有的作用。有些企業(yè)雖然使用了會(huì)計(jì)電算化，但在原有會(huì)計(jì)制度的影響下，會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)工作，如計(jì)算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的錄入等，都交給一個(gè)人管理，看似節(jié)約成本，但不利于監(jiān)督工作的開(kāi)展和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的保持，另外，由于一些中小企業(yè)保留了傳統(tǒng)的核算方式，使得市賬率較低，電算化的優(yōu)勢(shì)始終沒(méi)有顯示出來(lái)。另外，很多中小企業(yè)缺乏完善的會(huì)計(jì)電算化管理制度，數(shù)據(jù)的備份和清理很不規(guī)范，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.在使用中常出現(xiàn)問(wèn)題。一是技術(shù)問(wèn)題。技術(shù)問(wèn)題的產(chǎn)生直接影響著會(huì)計(jì)電算化的使用。例如，在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，計(jì)算機(jī)的反應(yīng)時(shí)間總是很慢，一旦操作失誤，很可能失去保存的信息，使原有的努力化為烏有。二是修改數(shù)據(jù)方面。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)以“算盤”和“賬本”為主要的工具，在需要修改時(shí)也必須留有修改的痕跡，如劃線、紅字等，會(huì)計(jì)電算化的使用數(shù)據(jù)的修改更加方便，只需要使用會(huì)計(jì)軟件中的“整理憑證”、“取消審核”等功能后就可以使修改沒(méi)有痕跡，這樣雖然很方便，但同時(shí)也可能被造假者所利用，不利于監(jiān)督。三是數(shù)據(jù)備份方面?！稌?huì)計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定，對(duì)新發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在經(jīng)過(guò)電算化處理之后，必須要當(dāng)天備份，至少要備份兩份，要分人保管。但在實(shí)際的工作中，一些會(huì)計(jì)人員不能做到堅(jiān)持備份，同時(shí)也做不到定期檢查，一旦數(shù)據(jù)丟失很難補(bǔ)救。四是數(shù)據(jù)保密程度低。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展，屬于商業(yè)秘密范疇，然而很多中小企業(yè)所使用的財(cái)務(wù)軟件的保密性都很低，很多數(shù)據(jù)都可能被隨意查詢、刪除或修改，數(shù)據(jù)的安全性極低，一旦有人惡意操作，后果不堪設(shè)想。

4.財(cái)務(wù)軟件選擇不合理。中小企業(yè)的財(cái)力和物力水平都較低，所選擇的財(cái)務(wù)軟件也只能是市場(chǎng)上流行的一些軟件，但這些軟件大多為大型企業(yè)編制的，功能很多但價(jià)格較高，中小企業(yè)一般用不到這些功能，因此，在實(shí)際的使用過(guò)程中，這些財(cái)務(wù)軟件也很難發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5.會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)較低。會(huì)計(jì)電算化的使用依賴于人工操作。我國(guó)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化操作人員大多是原有的會(huì)計(jì)，在經(jīng)過(guò)短期的培訓(xùn)后就上崗，導(dǎo)致他們對(duì)電算化的使用缺乏全面的認(rèn)識(shí)，同時(shí)技術(shù)也不嫻熟，只能開(kāi)展一些簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)，很少聘用專門的人員。另外，目前很多會(huì)計(jì)在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的考試之后，就能夠取得電算化從業(yè)資格，但實(shí)際操作能力較低，這樣不利于會(huì)計(jì)電算化作用的發(fā)揮。

四、完善加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)應(yīng)用的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要大力支持會(huì)計(jì)電算化工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持是所有工作開(kāi)展的必要條件，只有得到領(lǐng)導(dǎo)支持的工作才能夠順利進(jìn)行。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，全力支持會(huì)計(jì)電算化的推廣工作。其次，要努力轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)人員的觀念。會(huì)計(jì)電算化會(huì)對(duì)原有的會(huì)計(jì)工作造成一定的沖擊，會(huì)計(jì)人員不得不改變?cè)械墓ぷ鲀?nèi)容和方式，有些員工的適應(yīng)力較低，在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)難以適應(yīng)新的工作，這些都不利于會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)與會(huì)計(jì)人員的交流，讓他們認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化對(duì)以后會(huì)計(jì)工作的重要意義，這樣不僅能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)員工工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，讓他們積極提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，同時(shí)也能夠減少會(huì)計(jì)人員不必要的時(shí)間和精力的投入，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變，從而有利于提高企業(yè)的會(huì)計(jì)工作水平，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高有重要的促進(jìn)作用。

（二）企業(yè)完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度

一是中小企業(yè)要結(jié)合自身的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化管理制度。在制定制度時(shí)不僅要考慮到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中的基本原則和制度，同時(shí)也要考慮會(huì)計(jì)電算化獨(dú)特的特點(diǎn)以及企業(yè)類型的特點(diǎn)。二是要制定一套完整的內(nèi)控制度，全方面地約束電算化的有關(guān)行為，進(jìn)而發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)。在制定內(nèi)控制度方面要堅(jiān)持權(quán)責(zé)統(tǒng)一、相互制約、保密等原則，確保會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施有良好的內(nèi)部環(huán)境。三是要制定相應(yīng)的檔案管理工作。要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定檔案管理辦法，在檔案的收集、存儲(chǔ)等方面要嚴(yán)格規(guī)定，同時(shí)要做到重要數(shù)據(jù)雙備份。

（三）健全相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范企業(yè)應(yīng)用行為

一是要科學(xué)修改數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作一樣，也能夠進(jìn)行逆操作，即對(duì)記賬憑證中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。一般情況下，在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬之后可以用一些辦法更正或補(bǔ)充，不會(huì)給會(huì)計(jì)的工作造成影響，同時(shí)也不會(huì)留下無(wú)用的信息。在發(fā)現(xiàn)肆意毀壞、泄密、偽造數(shù)據(jù)的情況，要根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定嚴(yán)肅處理。二是要科學(xué)備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)能夠確保數(shù)據(jù)的完整性、安全性，能夠挽回企業(yè)的損失。會(huì)計(jì)電算化工作依賴于對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，但鑒于計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，如果操作不當(dāng)很可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，因此，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在經(jīng)過(guò)電算化的處理之后，要及時(shí)備份，防止數(shù)據(jù)的丟失，同時(shí)還要堅(jiān)持月檢、季檢和年檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。同時(shí)，還要根據(jù)數(shù)據(jù)的重要等級(jí)確定備份方法，如，在使用電子存檔的同時(shí)也要使用紙質(zhì)備檔，從而保證數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于過(guò)期的數(shù)據(jù)要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要和主管領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行篩選、刪除工作，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)的管理效率。三是做好數(shù)據(jù)的安全保密工作。安全保密問(wèn)題從計(jì)算機(jī)產(chǎn)生之初期就成為了一個(gè)棘手的問(wèn)題。特別是在商業(yè)領(lǐng)域，會(huì)計(jì)所涉及到的企業(yè)財(cái)務(wù)問(wèn)題都屬于商業(yè)機(jī)密，一旦被不法分子所截獲，很可能導(dǎo)致企業(yè)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有關(guān)的電算化過(guò)程中，要及時(shí)升級(jí)木馬庫(kù)和病毒庫(kù)，定期檢查防火墻，另外，鑒于安全起見(jiàn)，安裝有會(huì)計(jì)軟件的電腦不要進(jìn)行上網(wǎng)操作，在使用外部?jī)?chǔ)存設(shè)備時(shí)要嚴(yán)格殺毒；在選用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，要選用正規(guī)的軟件；在進(jìn)入軟件系統(tǒng)時(shí)，可采用口令、指紋、面部識(shí)別等安全性較高的檢測(cè)手段，嚴(yán)格限制用戶權(quán)限。只有做好安全保密工作才能夠?yàn)闀?huì)計(jì)電算化提供一個(gè)安全的操作平臺(tái)，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。

（四）選擇等級(jí)較高的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)

在選用會(huì)計(jì)軟件時(shí)要考慮自身的經(jīng)濟(jì)狀況，不能選擇太貴的軟件，要符合經(jīng)濟(jì)的原則，避免因成本過(guò)高而給企業(yè)帶來(lái)負(fù)擔(dān)；另外，還要考慮軟件的安全性，與軟件開(kāi)發(fā)商簽訂合同，保證軟件的安全，同時(shí)也要要求其為軟件提供免費(fèi)或付費(fèi)的升級(jí)工作，確保軟件的可用性。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在加強(qiáng)軟件規(guī)范使用的同時(shí)，也要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但多數(shù)中小企業(yè)的電算化人員都由原有的會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)化而來(lái)，培訓(xùn)時(shí)間短，對(duì)相關(guān)技術(shù)的掌握還不嫻熟，一旦出現(xiàn)緊急問(wèn)題，他們不能較好地解決，就可能造成數(shù)據(jù)的毀壞，嚴(yán)重可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的泄露。因此，中小企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面，要加強(qiáng)理論實(shí)踐的學(xué)習(xí)，讓會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)電算化的基本原理、內(nèi)容、操作流程，另一方面，要加強(qiáng)實(shí)踐，聘請(qǐng)專門的技術(shù)人員對(duì)他們開(kāi)展實(shí)踐指導(dǎo)，提高他們的實(shí)際操作能力。

［1］王麗.淺析中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題與解決方案［J］.科學(xué)大眾：科學(xué)教育，2013（2）.

［2］李志軍.中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.商場(chǎng)現(xiàn)代化，2012（14）.

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［責(zé)任編輯：龐林］

F232

A

1005-913X（2015）11-0139-02

2015-10-13

謝海雨（1993-），女（朝鮮族），遼寧本溪人，本科學(xué)生，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)；郭小婷（1972-），女，遼寧海城人，講師，碩士，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及會(huì)計(jì)信息。