淺議信息技術外包項目的風險管理

黃長松

淺議信息技術外包項目的風險管理

黃長松

信息技術外包是社會化分工的產(chǎn)物。信息技術外包也存在風險。信息技術外包的風險使得外包的預期收益可能難以實現(xiàn)。所以必須對信息機技術外包的風險進行分析。本文探討了信息技術外包的風險、特征及其防范的方法。

信息技術；服務外包；風險

一、引言

信息技術外包作為社會化分工的產(chǎn)物，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中專注于自己的核心業(yè)務，而將其信息系統(tǒng)的全部或部分通過外包的方式輸出給專業(yè)的信息技術服務公司。在信息外包的過程中，企業(yè)通過長期合同的方式來委托信息技術服務商向該企業(yè)提供部分或全部的信息功能。常見的信息技術外包項目包括“信息技術設備的引進以及維護、通信網(wǎng)絡的日常管理、企業(yè)數(shù)據(jù)中心的運作、信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護、備份和災難恢復以及信息技術培訓等。

但是不論是何種形式的外包都會存在風險，信息技術外包也存在風險。信息技術外包的風險使得外包的預期收益可能難以實現(xiàn)。所以必須對信息機技術外包的風險進行分析，如果風險較高，造成預期損失過大，則應避免進行外包。在實際運行過程中，也要注意防范和控制風險。因此探討信息技術項目的外包風險具有十分積極的意義。

二、信息技術外包及其特點

（一）概念界定

信息技術外包是指非專門從事信息技術產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，出于提高自身營業(yè)效率的因素考慮，專注于自身的核心經(jīng)營業(yè)務，把主要的資源以及精力配置放在核心業(yè)務上，而將企業(yè)的全部IT或者部分IT外包給專門從事信息技術業(yè)務的服務提供方，這樣企業(yè)就可以一方面專注于自身的核心和主營業(yè)務，另一方面又可以從IT服務方那得到企業(yè)需要的管理信息系統(tǒng)信息和技術支持。

（二）信息服務外包的特征

IT外包有其自身的特點，首先外包本身就決定了這個過程自身特點很明顯，因為使用方和具體的創(chuàng)建方是不同的主體，這樣就存在“自己的事情不能自己辦”的特點，但是由于IT外包的特殊性，使得IT外包的特點既有其優(yōu)勢所在，又存在一定的劣勢。優(yōu)勢主要體現(xiàn)在可以解決企業(yè)IT專業(yè)人才不足和專業(yè)素養(yǎng)欠缺的問題。IT外包能在一定程度上給企業(yè)帶來很大收益，這是企業(yè)IT自我研發(fā)和管理所不能比擬的。IT外包能滿足業(yè)務需求，能改善企業(yè)的財務狀況。在IT外包過程中，企業(yè)可以降低成本增加效率，還能獲得信息技術能力和經(jīng)驗。IT外包還能增加企業(yè)組織的靈活性，提高企業(yè)員工的學習能力，節(jié)省人力成本等等。但是IT外包的缺點也是不能忽視的，因為外包的本身操作所決定的，IT外包存在一定的風險，這些風險也就變成了IT外包特點的劣勢部分，其劣勢主要體現(xiàn)在，由于存在信息不對稱的情況，企業(yè)在選擇服務提供方時就很難判斷對方的專業(yè)勝任能力和誠信程度等等條件，如果在選擇服務方時就出現(xiàn)了錯誤，這將給企業(yè)帶來很大的風險和損失。服務方在提供服務是由于是與企業(yè)主體脫離的，所以在整個過程中缺乏服務的靈活性。企業(yè)選擇IT外包就會存在損害自身企業(yè)文化的風險，會造成企業(yè)與服務提供方的矛盾加劇。為了更好的將IT外包的項目融合進企業(yè)，企業(yè)必須做單獨的預算和單獨的人員與資源安排對之做專門的管理。另外IT外包其實相當于是引進了一個外部主體，這樣就涉及公司內(nèi)部的信息泄露的風險，而且在競爭如此激烈的時代，信息至關重要，如果泄露了關鍵的信息將會使得企業(yè)遭受巨大損失，造成致命的打擊。

三、信息技術外包的風險及其特點

（一）信息技術外包的風險概述

信息技術外包項目風險管理的概念就是指在企業(yè)將IT外包給服務方過程中，針對IT外包的特殊性進行的一系列風險識別、評估和風險控制以及風險追蹤和檢測過程。

（二）信息技術外包風險的特點

信息技術外包的風險管理的特點主要還是集中體現(xiàn)在IT外包的獨特性問題上來。首先信息技術項目的特殊性，體現(xiàn)在信息技術對專業(yè)性和專業(yè)人員技術素養(yǎng)的要求就都很高，如果要進行IT的開發(fā)和維護就會對從事這方面的人員提出很大的要求，這樣當企業(yè)對IT項目面臨不同的選擇時，通常也奠定了不同選擇的一定特殊性。例如，如果企業(yè)選擇自行開發(fā)和維護，就會比其他項目投入更多的財力物力，單獨招募專業(yè)素養(yǎng)高的人才，這些相較于其他項目而言會投入更多。如果企業(yè)選擇將IT外包，也會與其他項目的外包有很大的不同，因為在IT外包的過程中發(fā)包方相對于服務方來說較其它項目兩者之間的關系更加處于劣勢，應為在IT外包過程中，專業(yè)的服務方對IT的專業(yè)開發(fā)和維護等更具有發(fā)言權，即使在有的情況下發(fā)包方對技術提出一定的異議服務方可能也會置之不理，這也造成了IT項目在進行風險管理時的特點。

再者就是外包本身具有一定的特殊性，外包和自我生產(chǎn)和開發(fā)有很大的區(qū)別，在外包過程中主要會涉及一種兩方的關系，這種關系給IT外包帶來了特殊性，關于發(fā)包方和服務方之間關系的維持構成了IT外包的另一特點。而且這種關系的維持具有持久性，因為如果一個服務方為某一企業(yè)提供了從開始就需要的IT，那么以后IT的維護、更新等等方面都會對這家服務方產(chǎn)生很大的依賴，于是兩者的關系就會趨于長期和持續(xù)。這也是IT外包的一大特點。

四、防范信息技術外包風險的策略選擇

（一）選擇合適的外包商，做好對外包商的管理

從企業(yè)角度來看，是否選擇一個較為合適的服務接包方對于信息技術的外包是否成功是相當關鍵的。企業(yè)在外包之前，應當通過各種方法來達到充分了解、評估并確定合適的接包方來達到促進外包管理的目的。企業(yè)在外包之前要從技術實力、經(jīng)營管理的狀況、財務的狀況以及信譽程度等方面對接包方進行綜合的評估。

（二）重視對外包的過程管理

在選擇了比較妥當?shù)男畔⒎盏慕影街?，企業(yè)在外包合同的執(zhí)行期間，仍然要重視對接包方的管理，而不能放任不管。必須密切注意項目的發(fā)展動向，并通過成立監(jiān)管小組來實現(xiàn)這一目的。監(jiān)管小組需要及時對合約的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和反饋，通過修改合同的方式及時補充修改企業(yè)的業(yè)務需求，要與接包方進行談判、磋商、對接等活動等等。另一方面，在對外包商進行風險管理的同時，也要積極發(fā)展同接包方的關系，與接包方一起建立良好的合作關系，與接包方建立其基于信任、交流和滿意與合作的、長期互動的關系對于軟件外包的成功與否是至關重要的。

（三）實施外包的成本核算，控制額外成本

從成本的角度考慮，外包成本一般包括顯性的成本以及隱性成本，相對于顯性成本，隱性成本非常不容易被估計，而隱性成本的出現(xiàn)會造成外包的成本大大多于最初的預估成本。企業(yè)進行信息技術服務外包成本的計算時，必須考慮到各種隱性成本和或有事項發(fā)生的概率，從而避免高成本風險對外包的沖擊。此外，企業(yè)還必須核算非外包時的成本，一般來說精確、全面的成本核算之下，節(jié)省30%以上的成本是進行外包的決定性因素。

（四）簽訂完整而靈活的外包合同

外包合同是規(guī)范外包行為的法律性依據(jù)。一份完整但靈活的外包合同是信息外包項目能否成功的最基本條件，不同的外包項目，需要不同類型的外包合同，在外包合同中，必須明確規(guī)定提供的服務、合同的期限、所需要的費用、移交以及績效的標準、爭議的解決、保證和責任、合同的終止和其他條款。除了以上這些必要的內(nèi)容，企業(yè)還需要依據(jù)情況設置保密條款、知識產(chǎn)權等補充條款，這對于保護企業(yè)的商業(yè)泄密和知識產(chǎn)權不被盜用是相當重要的。

在長期的外包項目進行期間，企業(yè)也會經(jīng)歷自己獨特的增長和變化，產(chǎn)生不同的需求，因此合同條款的簽訂應該具有一定的靈活性并留有一定的余地。企業(yè)必須通過后續(xù)管理的需求分析來補充所需要的需求。制定合同時可通過一定的方式來增加合同的靈活性：如增加需求變更、價格調(diào)整方法、有關額外服務的內(nèi)容等條款。

（五）企業(yè)仍需不斷學習與創(chuàng)新

信息服務外包并不意味著企業(yè)可以高枕無憂，從此對信息技術不管不問。相反，企業(yè)更應該加強對信息服務的管理和研發(fā)。這是因為信息外包服務并不是僅僅為了把一個軟件項目外包出去，企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展需求，向接包公司進行新的需求。為了信息技術項目的日常運作能夠更有效，選擇了把項目外包出去的同時，企業(yè)也必須學習所處領域的最新技術、發(fā)展及其應用，即使信息部門整體外包出去以后，也要保留一部分優(yōu)秀的信息技術的專門工作人員，應對各種突發(fā)事件，并有效監(jiān)督信息服務的外包公司。企業(yè)相關高層也應該在企業(yè)內(nèi)部倡導良好的信息技術學習氛圍，以使企業(yè)更好的適應外界信息技術的變化與變遷。

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黃長松，安徽安慶人，東華大學旭日管理學院2009級項目管理專業(yè)研究生，研究方向:項目管理。

F062.4

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1008-4428（2015）02-12-02