淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

金　萍

淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

金萍

法院訴訟檔案電子化管理是法院信息化建設(shè)和司法改革的必然要求，本文結(jié)合訴訟檔案自身特點(diǎn)，試對訴訟檔案電子化管理的現(xiàn)狀、存在問題、發(fā)展趨勢作粗淺探析，以期探索適合電子訴訟檔案的管理模式。

法院 訴訟檔案 電子化管理

加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克提出：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)對電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強(qiáng)的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應(yīng)社會對檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點(diǎn)，在由實(shí)體管理向知識管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對后保管時代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》（以下簡稱《法綜系統(tǒng)》）等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進(jìn)行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計(jì)劃與控制，并進(jìn)行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進(jìn)司法公正提供了有力保障。“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。因此，今后一段時期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對策

1.電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題。訴訟檔案電子化管理的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設(shè)計(jì)檔案管理項(xiàng)目軟件時，也沒有遵循統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.電子訴訟檔案的長期保存問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，軟硬件升級換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關(guān)鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當(dāng)事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機(jī)關(guān)形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復(fù)壓縮一次，數(shù)據(jù)也會被重復(fù)損害一次，最終將導(dǎo)致數(shù)據(jù)被損壞而無法運(yùn)行使用。TIFF的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲空間大，極易導(dǎo)致設(shè)備和資金投入的惡性上升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來挑戰(zhàn)。近年來，檔案學(xué)者和檔案工作者紛紛對檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認(rèn)為，MDI是一種優(yōu)于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office2003工具軟件中掃描管理軟件“MicrosoftOfficeDocumentImage”所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式，它“將JPEG體積小和TIFF高質(zhì)量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優(yōu)點(diǎn)集于一身”。并認(rèn)為可以將MDI的應(yīng)用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認(rèn)為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應(yīng)滿足以下幾方面：被多種操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件支持；支持多種存儲技術(shù)，或與存儲技術(shù)無關(guān)；當(dāng)用戶不能使用指定產(chǎn)品軟件時，可使用已有的插件讀?。皇褂门c設(shè)備無關(guān)的顏色規(guī)范實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確打印和再現(xiàn)，不必考慮軟硬件平臺；支持無損壓縮；維持固定的文件頁面、章節(jié)、段落的邏輯組織結(jié)構(gòu)，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。

3.網(wǎng)絡(luò)安全問題。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及許多國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其他工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時，應(yīng)做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；不交叉使用優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì)；不在計(jì)算機(jī)上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題需維修時，應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行維修，現(xiàn)場有專門人員監(jiān)督；不使用具有無線互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)。

三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護(hù)實(shí)體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設(shè)的不斷深入，法院檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識、信息的提供者過渡。筆者認(rèn)為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨勢。一是各級法院通過利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；二是由最高院牽頭，通過統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國四級法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使全國法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱；三是訴訟當(dāng)事人及其代理人通過各級法院的對外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容；四是與公安、檢察部門的檔案管理系統(tǒng)對接，在設(shè)定查詢權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。