論檔案管理的發(fā)展

張建勛/內蒙古呼倫貝爾市宜里鎮(zhèn)人民政府計劃生育辦公室

論檔案管理的發(fā)展

張建勛/內蒙古呼倫貝爾市宜里鎮(zhèn)人民政府計劃生育辦公室

本文探討傳統(tǒng)檔案管理的產生和發(fā)展，檔案管理信息化的產生極其優(yōu)勢。

傳統(tǒng)檔案管理；檔案管理系統(tǒng)

引言

檔案是各類單位或個人在社會活動中直接形成的供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄。紙質檔案：是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、賬冊、書稿、契約等。文件歸檔是指各單位辦理完畢的具有保存價值的文件，經文書部門或承辦部門整理后，定期向檔案室或檔案人員移交的過程。（這里的文件主要是指紙質主文件）檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。

一、傳統(tǒng)的檔案管理

（一）傳統(tǒng)檔案管理的歷史

我國的檔案管理伴隨著文明的起源，有著悠久的歷史。據(jù)《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統(tǒng)領者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數(shù)量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。檔案管理隨著歷史的發(fā)展不斷進步。在檔案管理方面值得載入史冊的有：第一西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。第二秦的文書檔案制度的制定是在全國統(tǒng)一文字的基礎上得以實施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發(fā)展專制的封建皇權，從而大大促進了古代文書檔案工作的進程。第三宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發(fā)展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機構發(fā)展的一個標志，一個轉折點。宋朝代表檔案保管工作發(fā)展水平的另一個重要標志，是架閣庫的普遍設置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權機關保存文書檔案的專職機構，同時也創(chuàng)立了一整套檔案管理制度。它開創(chuàng)了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現(xiàn)代機關檔案室的基本雛形。傳統(tǒng)檔案管理歷經兩千多年。

（二）傳統(tǒng)檔案管理的方式

傳統(tǒng)檔案管理的流程：檔案的產生（點收、立案、編目、整理、保管、清理和應用）-檔案分類（分類、編案）-檔案編目-檔案排序（來源、全宗和原始順序原則）-檔案描述層級。

二、檔案管理信息化

（一）什么是檔案管理信息化

檔案管理信息化始于計算機的普及和應用基礎上。中國開始于上個世紀八十年代。檔案的生成方式變成了在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案必須以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案有很大差異。這需要檔案工作者把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來，使機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，從而為用戶提供更為完善的服務。依托新型檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質檔案的網(wǎng)絡化管理。建立數(shù)據(jù)分階段處理機制，研發(fā)自動生成功能。建立紙質檔案相關電子數(shù)據(jù)的導入接口和上傳功能。建立檔案網(wǎng)絡查詢功能，創(chuàng)新檔案利用手段。計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

（二）檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案信息化，可遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。

1.檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

2.檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。

3.提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

4.有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

三、結束語

檔案管理隨著人類文明起源，必然隨著人類進步產生更有效更科學的管理方式，并真實記錄人類的發(fā)展足跡。