新形勢下如何做好辦公室工作

于婷婷/新疆投資發(fā)展（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

新形勢下如何做好辦公室工作

于婷婷/新疆投資發(fā)展（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

在倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展的新形勢下，國有企業(yè)辦公室工作承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、銜接各方、督促檢查和服務(wù)保障等日益增多的綜合職能。辦公室人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感,良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),這樣才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平。我們應(yīng)該怎樣與時(shí)俱進(jìn)地正確認(rèn)識(shí)和看待如今的辦公室工作？國有企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)該具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？已經(jīng)成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。

國企；素質(zhì)；責(zé)任；辦公室工作

辦公室必不可少，它既是綜合部門，又是服務(wù)機(jī)關(guān)，縱向要做好上情下達(dá)、承前啟后，橫向要做好協(xié)調(diào)督辦、后勤服務(wù)，同時(shí)還負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、檔案管理、會(huì)議安排、業(yè)務(wù)接待、綜合管理等到其他各項(xiàng)職能，是聯(lián)系同一單位間各個(gè)部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手，所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情、敏感的政治嗅覺、較準(zhǔn)確的預(yù)見、從容的作風(fēng)。結(jié)合工作實(shí)際，本文就如何做好新時(shí)期的辦公室工作進(jìn)行一些思考。

一、辦公室工作的特點(diǎn)

1．從屬性。辦公室工作要始終遵循為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為員工服務(wù)的指導(dǎo)思想，不能背離為企業(yè)服務(wù)的根本原則自作主張另搞一套。

2．政策性。辦公室上傳下達(dá)許多涉及黨、國家和企業(yè)發(fā)展的方針、政策以及單位不同密級(jí)的文件，具有很強(qiáng)的政策性，處理稍有不慎就有可能給工作帶來重大的損失。

3．事務(wù)性。辦公室工作事務(wù)性強(qiáng)，草擬文件、理論調(diào)研、信息保密以及檔案管理等都是其工作的范疇。具體工作內(nèi)容包括電話、傳真、文件、會(huì)議、接待等，事務(wù)瑣碎而重要。

4．綜合性。辦公室工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且承擔(dān)著溝通上下聯(lián)系內(nèi) 外的樞紐任務(wù)。既有跑斷腿、磨破嘴的體力付出，也有深更半夜絞盡腦 汁“爬格子”的腦力勞動(dòng)。

5．被動(dòng)性。辦公室工作是體現(xiàn)、執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的工作，歸根到底就是要做好“服務(wù)”文章，而服務(wù)多屬在領(lǐng)導(dǎo)授意下去完成某事，這就難于避免處于被動(dòng)狀態(tài)。

6．臨時(shí)性。辦公室工作沒有規(guī)律，經(jīng)常會(huì)接到領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的緊急任務(wù)。

二、辦公室工作人員的角色定位

1.辦公室工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，對事業(yè)要有深刻的思考和獨(dú)到的見解。善于為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀劃策，在企業(yè)宏觀政策的制定過程中發(fā)揮重要作用，把準(zhǔn)工作脈絡(luò)，掌握工作規(guī)律，密切結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，找到落腳點(diǎn)，找出矛盾點(diǎn)，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，拓寬決策思路，充盈決策框架，預(yù)估決策風(fēng)險(xiǎn)。

2.辦公室工作人員是政策的執(zhí)行者，對工作要有清晰的計(jì)劃和明確的目的。對宏觀任務(wù)進(jìn)行分解，落實(shí)到人，從會(huì)議紀(jì)要、督查通報(bào)、文件印發(fā)到情況反饋、督察整改，總結(jié)陳詞，讓書面落實(shí)為人人有責(zé)，協(xié)調(diào)合作，責(zé)任明確。

3.辦公室工作人員是成功的幕后人，對成功要有理性的定位和良好的心態(tài)。樂于把企業(yè)的發(fā)展和壯大作為自己的奮斗動(dòng)力，甘于做英明領(lǐng)導(dǎo)背后的幕后團(tuán)隊(duì)。既要謙遜大度也要自尊自強(qiáng)，既不驕狂出位也不妄自菲薄。

三、辦公室人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

我認(rèn)為，要做好辦公室工作，工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)“一實(shí)”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“四心”。

“一實(shí)”、即求實(shí)。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，對癥下藥。就是工作人員作風(fēng)要踏實(shí)，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實(shí)事求是。

“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時(shí)間觀念不強(qiáng)，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時(shí)間觀念、效率觀念，增強(qiáng)只爭朝夕的緊迫感和責(zé)任感。切實(shí)做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

“一博”，即博學(xué)。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。要做到這一點(diǎn)，沒有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才。只有知識(shí)積累多了，知識(shí)面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。

“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。

“四心”，即耐心、專心、細(xì)心和熱心。辦公室的工作不能急于求成，要細(xì)心琢磨、反復(fù)推敲，主動(dòng)統(tǒng)籌兼顧，耐心，認(rèn)真做好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)；做工作時(shí)要專心，不能三心二意，要仔細(xì)研究，能夠深入進(jìn)去；平時(shí)工作中還要細(xì)心，多觀察，多思考，堅(jiān)持一絲不茍、縝密思考的工作態(tài)度，準(zhǔn)確高效地完成工作任務(wù)；服務(wù)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，做服務(wù)工作一定熱情周到，不擺架子，真誠、熱心地對待每一個(gè)人。

四、如何更好的做好辦公室工作

1.明確定位、主動(dòng)作為，打造一流辦公室

為了充分發(fā)揮辦公室的主動(dòng)能動(dòng)性，迫切需要持續(xù)提升辦公室人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，大力引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，加大內(nèi)培外送力度，強(qiáng)化到政府辦公廳等辦公系統(tǒng)先進(jìn)單位去調(diào)研學(xué)習(xí)，打造專業(yè)化、精英化的辦公室業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。

2.橫向協(xié)同、縱向貫通，推進(jìn)集團(tuán)化運(yùn)作

對于擁有眾多子公司、分公司的大型企業(yè)，各自為政、相對獨(dú)立的辦公室運(yùn)行模式將導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部各單位目標(biāo)方向偏差、信息溝通不暢運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下。通過行政辦公中樞上下聯(lián)動(dòng)、并駕齊驅(qū)來形成合力，帶動(dòng)兄弟單位間互通有無，形成良性互動(dòng)，推進(jìn)集團(tuán)化運(yùn)作好和資源共享，才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)質(zhì)量、效益的最大化。

3.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、完善制度、實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代企業(yè)走向規(guī)范化、精益化、高效化的必由之路。從辦公室辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)業(yè)務(wù)中提煉總結(jié)出內(nèi)在規(guī)律和方法，梳理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。完善管理制度做到辦公室每項(xiàng)業(yè)務(wù)“有章可循”，每個(gè)崗位都職責(zé)清晰，最大限度的提高工作效率。

4.固化流程、全程管控、推廣信息化應(yīng)用

以網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)應(yīng)用為標(biāo)志的信息化時(shí)代顛覆了傳統(tǒng)的管理和運(yùn)行模式，為各行業(yè)的提質(zhì)增效注入了新鮮的動(dòng)力。通過打造信息平臺(tái)，集成業(yè)務(wù)功能，固化工作流程，實(shí)現(xiàn)無紙化辦會(huì)、信息共享、全程管控和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為辦公室業(yè)務(wù)創(chuàng)新指明了新的方向。

五、結(jié)束語

總之，辦公室人員需要有服務(wù)意識(shí)、參謀意識(shí)，需要有創(chuàng)新精神、奉獻(xiàn)精神，需要處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部和外部的關(guān)系，要增強(qiáng)素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等創(chuàng)新管理手段，充分發(fā)揮辦公室的重要作用，助推企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

[1]張延浩.關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)國企辦公室工作的思考[J]辦公室業(yè)務(wù)2014.（01）.

[2]丁小玲.加強(qiáng)國企辦公室工作的措施探討[J]辦公室業(yè)務(wù)2015（04）.

[3]姚明.淺談辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)[J]CNKI.