優(yōu)化系部辦公室管理，提高工作效能

吳麗萍

摘 要 在高校中，系部辦公室是學校管理中不可忽視的重要組成部分，實現(xiàn)系部辦公室科學化管理，加強高校系部辦公室管理顯得更加緊迫和重要。結(jié)合筆者在系部辦公室的工作經(jīng)驗，就優(yōu)化系部辦公室管理，提高管理效能，提出了幾點建議。

關鍵詞 系部辦公室 管理 優(yōu)化 效能

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部辦公室是學校管理中不可忽視的重要組成部分，是高?；鶎訂挝还芾硐到y(tǒng)的中樞。系部辦公室人員在學校管理中擔當著教學、科研、后勤管理等具體的組織工作，是院系領導的得力助手，是聯(lián)系院系領導和師生的橋梁，是學?；鶎?、第一線的對外窗口，同時也是協(xié)調(diào)部門關系的紐帶，是學校各項工作正常運轉(zhuǎn)的重要保證。①面對新的教育模式，新的人才觀念，實現(xiàn)系部辦公室高效管理，加強高校系部辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)顯得更加緊迫和重要。以下結(jié)合筆者在系部辦公室的工作經(jīng)驗，就優(yōu)化系部辦公室管理，提高管理效能，談談幾點粗淺的意見。

1 建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，是做好系部辦公室高效管理的組織保證

系部辦公室是在系主任領導下負責本系的教學、科研、專業(yè)建設、師資培訓、實驗室建設及后勤安全等行政管理工作。要做好系部辦公室的高效管理，需要有完善組織結(jié)構(gòu)。建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，首先要做到辦公室內(nèi)部機構(gòu)設置合理，人員配備齊全，如系部辦公室主任、行政秘書、教學秘書、辦事員等，才能發(fā)揮出系部辦公室的整體效能。②

2 健全完善的規(guī)章制度，是系部辦公室高效管理的制度保障

高校系部辦公室的工作多而緊，內(nèi)容繁雜瑣碎，涉及面廣，而且臨時性的任務也很多，要做到雜而不亂，高效有序，就必須建立一套完善合理可行的規(guī)章制度，把系部辦公室各崗位的職責效能、辦事程序以條文的形式確定下來，使系部辦公室的各項工作都有章可循、銜接有序，從而保證系部辦公室的高效運轉(zhuǎn)。

（1）建立健全的崗位責任制。建立健全的崗位責任制，明確各崗位職責，使辦公室的每個人都能各司其職，各盡所能，可以有效地防止和克服相互推諉、辦事拖拉等現(xiàn)象，并且每個人都可以高效率高質(zhì)量完成各自承擔的工作，從而提高系部辦公室的工作效能。③（2）建立相應的監(jiān)督、獎懲制度。落實崗位責任制， 還必須建立相應的競爭激勵機制， 從而調(diào)動辦公室工作人員的積極性。

3 實現(xiàn)辦公室硬件建設自動化，是系部辦公室高效管理的物質(zhì)保證

實現(xiàn)辦公自動化，可以為系部辦公室公文、通知、公告的傳達，各項信息的收集與匯總，以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦公室工作效率，使辦公室日常辦公管理規(guī)范化、標準化、科學化。為此我們要加快辦公室自動化的步伐，做好計算機聯(lián)網(wǎng)的工作，也要由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的辦事管理模式轉(zhuǎn)變向現(xiàn)代的、科學的管理，實現(xiàn)辦公室管理自動化科學化。

（1）完善設備，實現(xiàn)系部辦公室自動化。辦公自動化設備，包括計算機、打印機、掃描儀、復印機、傳真機、網(wǎng)絡設備等設備。除完善相應的設備，我們還要建立一流的、數(shù)字化的校內(nèi)外網(wǎng)絡信息平臺。完善辦公自動化，為辦公室管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，也便于學校及系部對內(nèi)對外的宣傳。

（2）開發(fā)適用不同專業(yè)的教學管理信息系統(tǒng)。隨著高校教學管理工作日趨走向辦公無紙化。為了加強師生間的溝通、提高教學管理效率及管理水平，應該將信息技術(shù)與先進的管理思想有機融合，建立教學資源共享與交流的平臺，建立專業(yè)化的教學管理信息系統(tǒng)。并可以根據(jù)院系不同情況，開發(fā)適合不同系部不同專業(yè)使用的教育管理系統(tǒng)。

4 管理隊伍的素質(zhì)優(yōu)化，是系部辦公室高效管理的人員保證

（1）轉(zhuǎn)變思想觀念。系部辦公室的任務多、繁、雜、緊，系辦人員很容易產(chǎn)生煩惱、急躁、厭倦等情緒，影響工作效率。因此，系部辦公室人員需要具備較強的心理承受能力，以一顆平常心對待工作中的任何事情，不急不躁、高效地處理各種好各種事情。此外，辦公室每個人還要轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立高度的服務意識，熱情耐心為系部師生提供良好周到的服務，并能從大局出發(fā)，從整體利益出發(fā)，不能計較個人得失，互幫互助。

（2）樹立科學管理理念。系部辦公室人員是高校重要的教學、行政管理人員，承擔著系部教學、科研、后勤管理等大量繁雜的事務性和服務性工作。面對這樣的工作任務，辦公室人員必須積極探索管理工作中的改革創(chuàng)新，樹立科學的管理理念，強化規(guī)范管理的意識，結(jié)合現(xiàn)代教育理論，學會運用科學的方法去分析解決工作中所碰到的問題，并對傳統(tǒng)的辦公管理理念、模式、方法和手段進行客觀分析和取舍，提高科學化管理水平。endprint

（3）強化創(chuàng)新意識。隨著系部二級管理體制的實施，系部由一個單純的教學組織轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)利責任的綜合管理部門。因此，系辦人員要改變傳統(tǒng)的觀念，不能僅限于上傳下達這樣具體的事務性工作上，事事都要請示領導，處處只能被動應付。系辦工作人員要增強創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮個人才智，提高工作效率，建言獻策，推動工作創(chuàng)新，當好領導參謀。

（4）提高綜合素質(zhì)。實現(xiàn)系部高效管理，必須提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。提高辦公室人員的計算機運用能力，尤其是對辦公軟件、教務管理系統(tǒng)軟件的培訓學習是當務之急，這是實現(xiàn)辦公自動化科學化的基礎。此外，辦公室工作人員經(jīng)常接觸的是具有專業(yè)知識的高校教師和不同專業(yè)學生。因此，一名優(yōu)秀合格的高校系部辦公室不但要掌握一定的公關、文秘、辦公、檔案等方面的知識，還要熟悉系部的專業(yè)設置、學科建設、科研工作等情況。

（5）重視繼續(xù)教育。長期以來，系部辦公室人員忙于日常事務，很少有外出進修培訓的機會，導致系部辦公室的效能得不到很好的提高。要改變這種狀況，就要重視系部辦公室人員的在職繼續(xù)教育，將管理人員跟專職教師一起納入師資培訓范圍。通過校內(nèi)外培訓、企事業(yè)鍛煉及進修深造等多種形式，如院系經(jīng)常組織開展管理工作的經(jīng)驗交流活動，對管理中出現(xiàn)的典型案例進行研討，以提高管理水平;組織大家到其他院校參觀學習，取長補短，開闊視野，使辦公室人員的政治理論水平、業(yè)務素質(zhì)和工作能力不斷提高，培養(yǎng)出一支技術(shù)型、復合型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)教學管理人員隊伍，提高系部辦公室的工作效率和水平，實現(xiàn)信息時代教學管理的新模式。

5 結(jié)語

高校系部辦公室是高?；鶎訂挝还芾硐到y(tǒng)的中樞，學校聯(lián)系內(nèi)外的窗口。高校系部辦公室的效能高低，將會影響系部甚至學校的聲譽與發(fā)展。因此，高校應重視優(yōu)化高校系部辦公室的科學化管理，重視系部辦公室管理隊伍的建設，改革創(chuàng)新，促進系部辦公室的高效發(fā)展。

注釋

① 郭泉.高校系部辦公室人員工作特點及素質(zhì)培養(yǎng)[J].科技信息，2009（13）：153.

② 張藝兵.高校系辦公室工作的幾點思考[J].廣西師范大學學報，1998（1）：121-124.

③ 牛艷紅.辦公室工作科學化 不斷提高綜合管理水平[J].機械管理開發(fā)，2010.2 （25）：172-173.endprint