關(guān)于高校學(xué)院辦公室工作的思考

胡雪黎+沐擇鳳

摘 要 當(dāng)前，我國高校改革發(fā)展正進(jìn)入深水區(qū)。高校學(xué)院辦公室的職能和人員的職能定位都發(fā)生著深刻的變化。緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，促進(jìn)學(xué)院工作更好更快地發(fā)展，是高校學(xué)院辦公室的根本任務(wù)。該文立足學(xué)院辦公室本職工作，針對學(xué)院辦公室工作目前存在的主要問題，分析其產(chǎn)生的主要原因，對如何提高學(xué)院辦公室的工作成效進(jìn)行了較為深入的探討。

關(guān)鍵詞 高校 學(xué)院 辦公室工作

中圖分類號：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Reflections on the Work of University School Office

HU Xueli[1]， Mu Zefeng[2]

（[1]Marxism Institute， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074;

[2]School of Economics and Management， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract At present， the reform and development of Chinese universities is entering deep water. Positioning functions and personnel functions of university school office are undergoing profound changes. Closely around the center of the school's work to promote college work better and faster development is the fundamental task of the office of college. In this paper， based on the college office own work， office work for college major problems currently exist， analyze its main causes， how to improve the effectiveness of the college office for a more in-depth discussion.

Key words college; school; office work

隨著我國高等教育體制改革的不斷推進(jìn)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大。很多高校把原有的以教學(xué)為主的系重組后成立學(xué)院，由系級管理升級到院級管理。學(xué)院設(shè)置專門的管理部門，負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)院的管理及服務(wù)工作。

1 當(dāng)前高校學(xué)院辦公室工作存在的主要問題

（1）沿襲傳統(tǒng)模式，工作缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)造性。相當(dāng)一部分高校實(shí)行學(xué)院制建設(shè)后，管理重心下移，學(xué)院成為擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管理實(shí)體，內(nèi)設(shè)的管理部門人員不多但機(jī)構(gòu)齊全。學(xué)院辦公室工作發(fā)生很大變化，從僅僅負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，收發(fā)信件報(bào)紙，領(lǐng)取發(fā)放酬金，安排考試等簡單機(jī)械的工作升級為管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、宣傳等有技術(shù)含量的工作，自身成為一個(gè)綜合的管理部門，學(xué)院辦公室人員肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)隨之加大。目前多數(shù)辦公室人員受傳統(tǒng)工作模式的影響，仍然停留在完成上級及領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，按部就班、得過且過的工作狀態(tài)。

（2）對上對下多頭，任務(wù)重、要求高。實(shí)行校院兩級管理后，學(xué)校職能部門很多工作下放，對學(xué)院的幾乎所有工作都要通過學(xué)院辦公室來開展。正所謂“上面千條線，底下一根針”。一方面，學(xué)院要對口數(shù)十個(gè)職能部門，教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、后勤等各方面工作都需要通過學(xué)院辦公室來傳達(dá)、組織、落實(shí)。另一方面，學(xué)院教師和學(xué)生是學(xué)院辦公室管理和服務(wù)的重要對象。

而與此矛盾的是，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作為學(xué)院管理的領(lǐng)導(dǎo)核心，大多都不是專職的管理干部，多由教師兼任，一方面要承擔(dān)自己的教學(xué)、科研工作，時(shí)間和精力難以保證;另一方面也缺乏足夠的行政管理經(jīng)驗(yàn)。學(xué)院辦公室作為學(xué)院管理的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，編制少，從辦公室主任到教學(xué)秘書、研究生秘書、科研秘書、人事秘書、事務(wù)秘書等，很多人兼任數(shù)職，管理精力分散。這種現(xiàn)狀直接導(dǎo)致了學(xué)院辦公室工作的效率低下。

（3）職責(zé)分工不明確，引發(fā)各種矛盾。學(xué)院工作不斷出現(xiàn)新業(yè)務(wù)，工作復(fù)雜繁瑣，時(shí)間性強(qiáng)，突發(fā)事件多。有的看似與學(xué)院辦公室管理無關(guān)，實(shí)質(zhì)上是學(xué)院辦公室工作的擴(kuò)展，有許多交叉環(huán)節(jié)需要管理者之間互相合作，共同解決，很容易責(zé)任分工不明確，出現(xiàn)“管事的人多，干事的人少”的現(xiàn)象。古典管理學(xué)派的法約爾曾經(jīng)說過：“責(zé)任是權(quán)力的伴生物，是權(quán)力的自然結(jié)果和必要補(bǔ)充。凡是行使權(quán)力的地方就要履行責(zé)任?！睂W(xué)院辦公室工作不能合理分配，責(zé)任義務(wù)不明確，嚴(yán)重影響了學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展。

2 高校學(xué)院辦公室工作存在問題的原因分析

（1）學(xué)院辦公室人員素質(zhì)不均衡。目前部分高校學(xué)院辦公室人員來源主要有三種：一是應(yīng)屆畢業(yè)生。只有較少工作人員學(xué)歷達(dá)到碩士甚至博士研究生;二是學(xué)校其他部門轉(zhuǎn)崗人員，包括從教師崗位上淘汰的教師或?qū)I(yè)技術(shù)人員;三是教職工親屬，包括教職工子女及引進(jìn)的高層次人才的家屬。盡管少部分辦公室工作人員具有研究生學(xué)歷，他們是辦公室工作人員中的骨干。但是，他們所學(xué)專業(yè)五花八門，相當(dāng)一部分屬于“半路出家”，缺乏現(xiàn)代管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的教育。從其他崗位淘汰過來的工作人員和引進(jìn)的高層次人才家屬，水平更是參差不齊。

（2）學(xué)院辦公室制度不健全。盡管很多高校在教學(xué)、科研、組織、人事等各方面都建立了較為完善的制度，但是，在高校學(xué)院辦公室工作方面，卻沒有建立起健全而規(guī)范的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度包括，學(xué)院工作規(guī)范、工作考評、財(cái)務(wù)規(guī)范、員工激勵(lì)等制度和措施。因此，在學(xué)院辦公室工作頭緒多、任務(wù)繁雜的情況下，很多工作往往無章可循，相當(dāng)一部分工作，人為因素多，制度規(guī)范少，這種現(xiàn)象成為辦公室工作效率低下和工作相互扯皮的重要因素。endprint

（3）高校學(xué)院辦公室工作沒有得到應(yīng)有的重視。眾所周知，各高校將工作重點(diǎn)主要集中在科研教學(xué)、學(xué)科建設(shè)等工作上，對人才的重視主要體現(xiàn)在對高層次科研人才、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、組織干部隊(duì)伍的建設(shè)上，高校學(xué)院辦公室管理及相應(yīng)的工作人員工作成為薄弱之處。學(xué)院辦公室工作就是服務(wù)師生，一定意義上，辦公室人員就成為“服務(wù)員”。對基層“服務(wù)員”的基本定位是，可有可無，素質(zhì)可高可低。在學(xué)校引進(jìn)打造高層次人才的同時(shí)，學(xué)院辦公室也就成了“家屬團(tuán)隊(duì)”，成了安置高層次人才家屬的后方基地。這些僅僅只是高校學(xué)院辦公室沒有得到重視的體現(xiàn)之一。

總體上，學(xué)院辦公室工作人員基本都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)和鍛煉， 綜合素質(zhì)不高，更談不上職業(yè)化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。這樣就很不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。

3 提高學(xué)院辦公室工作成效的對策思考

（1）樹立科學(xué)的管理理念，實(shí)現(xiàn)辦公室的人本管理?？茖W(xué)的管理是基礎(chǔ)。辦公室工作就是服務(wù)，所做的一切，歸根到底是服務(wù)于學(xué)院的學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)。樹立科學(xué)的管理理念就是要以服務(wù)為宗旨，以滿意為目標(biāo)，本著盡心服務(wù)的心態(tài)盡心辦事，讓服務(wù)對象滿意，讓自己滿意。因此辦公室應(yīng)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)造各種條件滿足廣大師生的需要，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)注重以人為本的理念，尊重辦公室人員的自主性，給予適當(dāng)?shù)臋?quán)力，以激發(fā)辦公室人員的主動(dòng)性與積極性。

（2）明確崗位職責(zé)，規(guī)范工作制度。制度化建設(shè)是提高工作質(zhì)量和效率的重要手段。辦公室工作要適應(yīng)新形勢的需要，必須結(jié)合本單位實(shí)際，根據(jù)崗位要求，逐項(xiàng)厘清，制定出切合辦公室及其成員實(shí)際的崗位職責(zé)。同時(shí)，加強(qiáng)制度化建設(shè)，根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)，從規(guī)范程序和行為入手，做好日常規(guī)劃與流程管理，建立和完善科學(xué)合理的規(guī)章制度，使學(xué)院各項(xiàng)工作有章可依，都能落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)由單憑經(jīng)驗(yàn)辦事、互相推諉向?qū)嵭锌茖W(xué)化、規(guī)范化管理的轉(zhuǎn)變。

（3）加強(qiáng)現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用，提高工作效率。隨著高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，學(xué)院軟硬件建設(shè)得到了極大加強(qiáng)。辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用徹底改變了傳統(tǒng)的管理工作模式，給辦公室工作人員帶來了極大的挑戰(zhàn)和契機(jī)。在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，許多事情需要召開現(xiàn)場會(huì)議來討論和解決，浪費(fèi)時(shí)間及人力、物力。網(wǎng)上交流工具的應(yīng)用，例如電子郵件、QQ、信息平臺、微信等工具的應(yīng)用打破了時(shí)間與地域的限制，使辦公室工作人員隨時(shí)隨地可以參加學(xué)院決議的討論;電子文件的使用充分實(shí)現(xiàn)了資源共享，用電子文件部分替代紙質(zhì)文件，極大提高了工作效率，減少了物資的消耗。學(xué)院辦公室需要快速改變傳統(tǒng)辦公方式，充分利用辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化管理。

在高等教育全面落實(shí)“十二五”發(fā)展規(guī)劃的新形勢下，高校學(xué)院辦公室工作也面臨著許多新情況、新特點(diǎn)、新問題。學(xué)院辦公室要牢固樹立服務(wù)意識，緊密圍繞學(xué)校和學(xué)院的中心工作，依照科學(xué)的管理理念，抓好制度建設(shè)，建立考評機(jī)制;辦公室人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過增強(qiáng)自身素質(zhì)，積極利用現(xiàn)代科技工具等各種措施提高工作成效，推動(dòng)學(xué)校和學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展。endprint