基于高校基建檔案管理的進(jìn)一步思考

章志勇

摘 要 作為高校檔案組成的重要部分之一，同高校的長(zhǎng)期生存與發(fā)展有著密切聯(lián)系，不僅真實(shí)地記錄著高校從建校之初到現(xiàn)今的所有發(fā)展成就與眾多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，還涉及到高校日常管理、教學(xué)與科研等眾多方面，記錄著高校發(fā)展的奮斗史，是高校精神的一種表達(dá)與傳承。而現(xiàn)階段，面臨數(shù)字化信息時(shí)代的發(fā)展，為高?；n案管理工作也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。文章闡述高?；n案的內(nèi)容和意義，并對(duì)其在高校發(fā)展過(guò)程中的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，如何采用各種措施以做好高?；n案管理工作展開初步探討，以提高高?；n案管理水平。

關(guān)鍵詞 高校 基建檔案管理 現(xiàn)狀 措施

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Further Reflection on University Infrastructure File Management

ZHANG Zhiyong

（Asset and Logistics Management Department， Changshu Institute o Technology， Changshu， Jiangsu 215500）

Abstract As an important part of the composition of University Archives， with the long-term survival and development of universities are closely linked， not only a true record of the college from its early years to the development of today's all valuable experience with many achievements， but also to the daily management of universities many other aspects， teaching and research， a record of the history of struggle university development， is an expression of the spirit and heritage of the university. But at this stage， facing the development of the digital information age， file management for university infrastructure work has also brought some challenges. This article describes the content and meaning of the university infrastructure files， and analyze the current situation of universities in the development process， how to adopt various measures to do file management expand university infrastructure preliminary study in order to improve the level of university records management infrastructure.

Key words college; infrastructure file management; status; measures

1 高?；n案的內(nèi)容和意義

高?；n案是指高等院校在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接而形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像載體等材料，包含基建文件檔案材料、施工文件檔案材料以及竣工圖紙檔案材料。①

基建檔案在高校建設(shè)過(guò)程中占據(jù)著十分重要意義。首先，可以在高校建設(shè)中多次反復(fù)利用，因?yàn)榛n案都是在工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用和維護(hù)過(guò)程中逐漸形成的。②而高校的各種建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理、舊房改造以及新校區(qū)開發(fā)等都與基建檔案密不可分。一份完整的參考檔案，能夠有效地為高校在各種擴(kuò)建中指引明確的方向，而基建檔案經(jīng)過(guò)了施工的考驗(yàn)以及實(shí)踐的檢驗(yàn)，可以重復(fù)利用，不但可以加快工程的進(jìn)度，還可以提高經(jīng)濟(jì)效益和效率。其次，可以作為一種歷史憑證。因?yàn)楦咝；n案是在建校開始的文件、圖表、函件和記錄過(guò)程收集和整理而形成的。大部分的依據(jù)性文件能夠客觀記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況?；n案作為歷史憑證，對(duì)維護(hù)學(xué)校的權(quán)益和建設(shè)方面都顯得尤為重要。最后，具有增值的作用。對(duì)于基建檔案的有效利用，能夠在生產(chǎn)實(shí)踐過(guò)程中以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接或者間接地起到增值的作用，因此，在工程的擴(kuò)建、改造以及破壞恢復(fù)中科學(xué)合理地利用基建檔案，使其發(fā)生增值，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 高校基建檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 基建檔案管理規(guī)定和制度不完善

高?；?xiàng)目一般情況下要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等，在各種文件材料的形成時(shí)間長(zhǎng)，再加上一些較為專業(yè)技術(shù)方面的材料，加大了基建檔案收集整理工作的難度。一方面，有些高校由于人員和經(jīng)費(fèi)的原因，沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專職的基建檔案管理人員，導(dǎo)致基建檔案的質(zhì)量和安全得不到保障。③另一方面，有些高校在基建檔案管理中沒有制定嚴(yán)格的制度，導(dǎo)致檔案工作不實(shí)，管理人員只是敷衍了事，各種歸檔不齊全等都會(huì)對(duì)以后的基建檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性造成一定的影響。

2.2 基建檔案管理信息化程度不高

目前，大多數(shù)的高?；n案管理一直沿用著傳統(tǒng)的檔案管理手段，主要是采取紙質(zhì)、膠片、音像等常規(guī)的載體進(jìn)行歸檔，其工作的重點(diǎn)往往只是接收和保管。而落后的檔案管理方式，再加上高校對(duì)檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)的硬、軟件設(shè)備的投入過(guò)少，而現(xiàn)有的設(shè)施不完善、不配套等嚴(yán)重制約著檔案信息化的有效開展。然而基建檔案的建立是為了能夠有效進(jìn)行各種檢索和查閱，但是大部分的高?；n案所提供的服務(wù)只是通過(guò)檢索查找出相對(duì)應(yīng)的檔案原件，為使用者提供現(xiàn)場(chǎng)查閱和外借的復(fù)印。④可是，這種利用方式也存在一定的不足，比如原件外借如果發(fā)生遺失，是無(wú)法彌補(bǔ)的，因此，不能夠保證檔案的安全性，再者是如果頻繁地外借和使用原件，很容易導(dǎo)致原件的破損和污染以及褪色等，所以說(shuō)傳統(tǒng)的管理方法已不能適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要，如何加強(qiáng)基建檔案信息化的管理引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，同時(shí)也是適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。endprint

2.3 基建檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，歸檔不規(guī)范

目前，部分高?；ú块T以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度不高，再加上“重質(zhì)量、輕檔案”的思想，出現(xiàn)少配或不配備的基建管理人員，部分人員流動(dòng)過(guò)于頻繁，甚至出現(xiàn)基建管理人員“在崗不負(fù)責(zé)，換崗不交接，人在資料在，人走資料滅”的現(xiàn)象。⑤嚴(yán)重影響到日常的歸檔工作。然而在實(shí)際的工作中，常常會(huì)出現(xiàn)部分工程項(xiàng)目資料的丟失，圖物不相符合，還有些資料往往會(huì)分散在監(jiān)理人和業(yè)主技術(shù)人員的手中，導(dǎo)致歸檔文件的內(nèi)容質(zhì)量不高;其次，有些歸檔的文件，由于紙張大小不統(tǒng)一，紙質(zhì)褪色嚴(yán)重，再加上過(guò)于頻繁的涂改，導(dǎo)致字跡模糊，影響了歸檔資料的質(zhì)量。

3 加強(qiáng)高?；n案管理措施

3.1 創(chuàng)新高?；n案管理機(jī)制

機(jī)制的創(chuàng)新是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新的關(guān)鍵所在，而檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新又是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的關(guān)鍵與核心，因此，高?；n案管理工作要想跟上現(xiàn)代化的管理步伐，就必須對(duì)其檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，具體內(nèi)容則是擴(kuò)大高?；n案工作的范圍;深化基建檔案管理工作的內(nèi)涵，即改變傳統(tǒng)單一檔案管理工作方式，并逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓惺降臋n案管理。⑥加之基建檔案工作本身所具有的管理復(fù)雜性與服務(wù)性的特點(diǎn)，使其必須建立起一套完善的工作機(jī)制，從而為其實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理提供必要的保證。為此，高等院校必須構(gòu)建出一套與之相適應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)制度，如用人機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制與分配機(jī)制等，在日常的管理中，將個(gè)人創(chuàng)新內(nèi)容納入到員工績(jī)效考核體系中，并將之同勞動(dòng)報(bào)酬與晉職掛鉤，積極營(yíng)造出一種鼓勵(lì)員工創(chuàng)新發(fā)展的氛圍與環(huán)境，最終從整體上推動(dòng)高?；n案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展循環(huán)。同時(shí)，還必須采取各種有效措施以不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育與在職培訓(xùn)工作，在保證檔案管理人員素質(zhì)與能力提高的同時(shí)，從整體上提高基建檔案管理工作效率與質(zhì)量，最終促使高校檔案管理朝著更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向發(fā)展。

3.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)以提升基建檔案管理的綜合水平

如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，幾乎所有的信息都能借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速傳播，因此，新時(shí)期，高?；n案管理工作的開展也須緊隨時(shí)代發(fā)展腳步，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，更新管理設(shè)備以逐步提升技術(shù)水平。當(dāng)前，眾多高校在各項(xiàng)工作中都基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，為此，其基建檔案管理也須與之相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的改造，加之高校校園網(wǎng)的建成，更是為基建檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供了有利條件。所以在實(shí)際工作中，檔案管理員可通過(guò)借助各項(xiàng)多媒體技術(shù)來(lái)對(duì)基建檔案材料中的相關(guān)文字、圖表、聲像載體材料等信息實(shí)施數(shù)字化的處理，并生成電子檔案存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源存儲(chǔ)電子化與搜索的網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，依照“存量數(shù)字化”理念實(shí)現(xiàn)基建檔案的數(shù)字化發(fā)展，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體，并對(duì)其實(shí)施數(shù)字化處理，進(jìn)而將其納入到社會(huì)信息化系統(tǒng)中以充分發(fā)揮出檔案的真實(shí)作用，并遵循“增量電子化”的工作思路來(lái)做好檔案歸檔工作，進(jìn)而對(duì)其規(guī)范化的管理，以確?；n案的完整性。

3.3 注重培養(yǎng)基建檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)

只有培養(yǎng)出一支具有高素質(zhì)的高校基建檔案管理工作隊(duì)伍，以充分發(fā)揮出其人才資源優(yōu)勢(shì)，才能為高校檔案管理工作提供必要的動(dòng)力與活力，最終實(shí)現(xiàn)高校的的長(zhǎng)期發(fā)展。首先，積極構(gòu)建吸引與穩(wěn)定人才的環(huán)境與保障機(jī)制。一支隊(duì)伍的建設(shè)前提條件就是人員的思想。因此，高校必須積極采取各種行之有效的措施與途徑以逐步改善基建檔案管理工作人員的辦公環(huán)境，從而為檔案管理人員提供一個(gè)良好的工作與學(xué)習(xí)的環(huán)境;而在晉職晉級(jí)與提撥人才方面，盡可能對(duì)檔案管理人員予以優(yōu)先考慮，并為其個(gè)體的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，從而使高校的其他干部領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到基建檔案工作的重要性。其次，推進(jìn)檔案人員知識(shí)的更新與業(yè)務(wù)的拓展。伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新科技、新知識(shí)在檔案學(xué)領(lǐng)域中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛了，而這時(shí)基建檔案人員知識(shí)與業(yè)務(wù)的更新與拓展就顯得很有必要了。因此，新時(shí)期，基建檔案人員在學(xué)習(xí)一些基本的檔案理論與業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還需主動(dòng)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理、外語(yǔ)與文學(xué)等相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，并切實(shí)地掌握網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代化的管理知識(shí)，提高自身的綜合素質(zhì)。最后，重視兼職檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)。在高?；n案工作中，兼職檔案隊(duì)伍作為主力軍，對(duì)落實(shí)各項(xiàng)檔案法規(guī)與具體的檔案管理工作有著重要的作用。⑦然而，由于有些部門對(duì)兼職檔案人員工作不重視，整個(gè)人員的流動(dòng)性較大，從而使得檔案工作陷入了難收集、難保管、難歸檔的泥潭中，故要想提高高?；n案工作效率，就必須加大對(duì)兼職檔案人員的教育與培養(yǎng)工作，逐步完善崗位責(zé)任機(jī)制，引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，以穩(wěn)定兼職檔案人員的責(zé)任性，從整體上提高檔案管理工作的水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校基建檔案管理的信息化建設(shè)工作只有不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能促使檔案工作更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并服務(wù)于社會(huì)，緊隨時(shí)代的發(fā)展腳步，以滿足社會(huì)主義市場(chǎng)體制的發(fā)展需求。同時(shí)，高校基建檔案管理部門，不論是在業(yè)務(wù)方面，還是管理方面，都需做到不斷地創(chuàng)新，做到“人有我優(yōu)，人優(yōu)我新”，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

注釋

① 許碧瑜.淺析如何加強(qiáng)高校基建檔案管理[J].職業(yè)技術(shù)，2014（4）：98-98，99.

② 秦紅梅.加強(qiáng)高校基建檔案管理[J].檔案管理，2011（5）：83-84.

③ 秦紅梅.如何加強(qiáng)高?；n案管理[J].檔案管理，2011（4）：93-94.

④ 朱麗榮.對(duì)高?；n案管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：106.

⑤ 王浩.新形勢(shì)下高?；n案管理的思考[J].中華民居，2014（21）：167-167，168.

⑥ 秦奕.試論如何加強(qiáng)高?；n案管理[J].城建檔案，2013（1）：73-74.

⑦ 徐榮靖.高?；n案管理存在的問(wèn)題分析與對(duì)策建議[J].蘭臺(tái)世界，2013（29）：73-74.endprint