高校學籍檔案的數(shù)字化系統(tǒng)設計

【摘要】高校學籍檔案的保存與利用是高校檔案管理的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案給檔案工作人員帶來了極為不便，檔案的數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢。本文對學籍檔案的數(shù)字化系統(tǒng)必要性、組成部分、各部分重點功能、重要元素進行詳細介紹。通過建立數(shù)字化平臺，實現(xiàn)學籍檔案的數(shù)字化利用。

【關鍵詞】學籍檔案;檔案數(shù)字化;系統(tǒng)設計

學籍檔案是高校檔案管理的重要組成部分，是高校檔案館的館藏資源。隨著社會的進步，高校的不斷發(fā)展，學籍檔案不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和利用給高校檔案工作人員帶來了極大的不便，且紙質(zhì)檔案它具有平面性、易損壞性等缺點，造成了學籍檔案存儲時間較短。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為了高校學籍檔案存儲及利用的重要方式。

1.檔案數(shù)字化的優(yōu)點

1.1 高效性

學籍檔案的數(shù)字化是利用計算機相關技術(shù)，對學籍檔案進行電子版存儲，通過檢索姓名、學號或身份證獲得所需要的信息，將該信息通過計算機外圍設備以電子文檔的方式呈現(xiàn)給所需要的人。相比與傳統(tǒng)的查閱方法在時間上及空間上得到了極大的提升。

1.2 安全性

數(shù)字化檔案避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因經(jīng)常翻閱造成的物理損壞或因各種自然災害引起的檔案損壞。同時通過加密的https傳輸、認證、授權(quán)、防火墻等技術(shù)確保通信安全性及數(shù)據(jù)安全性。

1.3 完整性

通過存放多套數(shù)字化物理數(shù)據(jù)庫以及運行時數(shù)據(jù)庫的雙機熱備份等措施，確保學籍檔案的數(shù)據(jù)完整性。

2.學籍檔案數(shù)字化平臺的建立

隨著學籍檔案利用率的增加，不同用戶對學籍數(shù)據(jù)的需求也不一樣，因此，建立一個標準的學籍數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)尤為必要。用戶根據(jù)自己的需求及了解的信息對學籍數(shù)據(jù)庫進行檢索，以獲得自己所需要的信息。

以紙質(zhì)的學籍檔案為基礎，構(gòu)建基于網(wǎng)絡的學籍檔案數(shù)字化平臺。采用B/S模式、基于WEB的應用服務器的分布式提示結(jié)構(gòu)。

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由以下幾個部分組成：客戶層：提供給各種用戶操作，根據(jù)用戶的權(quán)限獲取相應的服務或?qū)?shù)據(jù)做管理等;安全系統(tǒng)層：通過各種措施確保數(shù)據(jù)安全性。服務層：系統(tǒng)的核心部件，負責存儲和管理數(shù)據(jù)。

2.1 存儲系統(tǒng)設計

存儲系統(tǒng)負責所有的用戶、檔案信息等存儲及查詢。我們列出一些重點的表及字段。

表2.1 教師信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學號

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

birth DateTimeField 出生年月

class CharField 64 班 級

name CharField 64 姓名

enrolment DateTimeField 入學時間

nativeplace CharField 32 籍 貫

2.1.1 用戶信息

用戶方面細分為系統(tǒng)管理員、教師、學生、教務管理等。系統(tǒng)管理員包含用戶名、密碼、權(quán)限配置等信息。教師信息包含用戶名、密碼、編號、院系等信息，如表2.1所示。學生信息包含用戶名、密碼、院系代碼、班級代碼、姓名、年齡、入學時間、籍貫等信息，如表2.2所示。

表2.2 學生信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

teacherid CharField 32 教師編碼

學生課程信息表包含課程名、課程編碼、教師名、教師編碼、開課時間、開課地點等信息，如表2.3所示。

學生成績信息表包含學號、姓名、課程名、課程編碼、成績、學期等信息，如表2.4所示。

表2.3 學生課程信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

coursename CharField 64 教師名

teacherid CharField 64 教師編碼

表2.4 學生成績信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學號

name CharField 64 姓名

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

grade CharField 16 成績

2.1.2 管理系統(tǒng)設計

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)使用人員的不同分為很多子類，如檔案錄入、檔案修改、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、綜合管理、系統(tǒng)維護等。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示：

圖1 檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

2.2 安全系統(tǒng)設計

由于系統(tǒng)中存有學校的所有學籍信息，一旦泄密或遭到損壞，檔案數(shù)學化工作將受到嚴重的損失。因此，基于檔案的安全性，我們采用以下幾項措施確保系統(tǒng)安全。

2.2.1 安全認證

采用https協(xié)議為Browser客戶端與服務器連接標準，服務端和客戶端之間的所有通訊都加密。防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)中途被竊取或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整等問題。

2.2.2 登錄授權(quán)

系統(tǒng)對使用到本系統(tǒng)的所有人員根據(jù)起權(quán)限分配好用戶名密碼等信息，對每種角色的的權(quán)限做很好的控制，具體控制到服務器訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限、具體的某一個表或文檔的訪問權(quán)限等。通過將權(quán)限控制精細化，通過管理員授權(quán)模式開關等，確保每種用戶不會越權(quán)操作破壞系統(tǒng)安全性。

2.2.3 數(shù)據(jù)安全

數(shù)據(jù)安全可以細分為使用安全性和存儲安全性。使用安全性方面：采用HTTPS加密傳輸、集群支持防止崩潰等策略。

存儲安全性方面：一是數(shù)據(jù)庫備份：每2小時邏輯備份、每天物理備份等策略確保數(shù)據(jù)有完好的備份;二是采用雙機熱備份方式保障線上數(shù)據(jù)完整性和連續(xù)性;三是完整日志記錄，可以檢測部分攻擊并能用于數(shù)據(jù)恢復等。

3.結(jié)語

學籍數(shù)字化是社會發(fā)展的趨勢，在一定程度上規(guī)范了學籍檔案的管理，節(jié)減了人力，但由于網(wǎng)絡病毒的增加，數(shù)字化學籍檔案也面臨病毒的攻擊，這就需要我們在進行數(shù)字化的進行數(shù)字化檔案的同時，也要加強計算機網(wǎng)絡安全的維護。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化的學籍檔案將逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案。

參考文獻

[1]劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J]. 長春大學學報，2011，（2）：121-123.

[2]張小亞，王文娟.高校歷史檔案數(shù)字化發(fā)展與實踐探討[J].陜西檔案，2008（4）：9-11.

[3]吳學珍.談信息網(wǎng)絡技術(shù)在學校檔案管理工作中的應用[J].遼寧師專學報，2001，（4）：120-121.