辦公自動化的設備及其維護研究

【摘要】現(xiàn)代社會的發(fā)展，科學技術的進步，逐步改變了人們的生活狀態(tài)及工作方式。辦公設備的不斷研發(fā)，大大提高了辦公人員的工作效率，逐步成為了現(xiàn)代辦公室必要工具。各項辦公設備的功能也在不斷完善，使用方法也趨于簡單化，但是在使用的過程中也需要對設備進行相應的維護，使之能夠更好的發(fā)揮出其作用及功能，并延長其使用壽命，降低辦公成本。本文簡單分析了幾種主要的辦公自動化設備及其維護措施，包括打印機維護、復印機維護、傳真機維護、以及掃描儀、一體機等，為辦公室設備管理人員維護自動化設備提供一定的參考與借鑒。

【關鍵詞】辦公自動化；設備；復印機；打印機；掃描儀；維護措施；分析

前言

科學技術的不斷更新使得辦公自動化設備越來越多，逐步改變了辦公人員的工作方式，使得其工作效率更高，工作質(zhì)量得到了較大的提升，且大幅度的降低了辦公人員的工作強度。該轉變也使得辦公人員從耗費大量時間的瑣碎事務中解脫出來，更好的開展管理工作及決策事務，辦公室的運轉更加靈活，質(zhì)量更高，且管理成果也會更加顯著。上述轉變也是辦公自動化設備功能機作用的集中表現(xiàn)。由于該類設備一般是高科技的硬件構成的，需要進行合理的維護與保養(yǎng)，才能保障其長期的正常使用，減少辦公的設備成本消耗，因此對該方面進行深入的研究是十分有必要的。

1.辦公自動化的主要設備

1.1復印機 復印機在現(xiàn)代辦公室中的使用非常廣泛，其主要功能是復印各種類型的文件、書刊等，還能夠進行其他特殊工作，包括大幅面工程圖紙的復印、顯微膠片的放大復印等。新型的數(shù)碼使得復印機的功能更加全面，且一般的復印機是獨立操作的脫機型設備，數(shù)碼復印機則是發(fā)展為聯(lián)機型辦公設備，其能夠與其他的設備進行聯(lián)機，使之功能更加全面，拓展了使用范圍，且使用更加方便[1]。

1.2打印機 打印機一般與計算機配套使用，其屬于計算機的主要輸出設備，主要是將計算機處理結果打印于相應的介質(zhì)上。其也是現(xiàn)代辦公室較為普通的設備之一?？茖W技術的發(fā)展，使得該項設備也有了較大的進步，網(wǎng)絡打印機即是集中體現(xiàn)。

1.3傳真機 傳真機屬于傳遞信息普通工具之一，其主要功能為復印、發(fā)信、收信等，其特點在于信息傳遞極為方便、快捷，準確性高，且通訊費用較低，是現(xiàn)代辦公自動化的必備通訊工具。

2.各項設備的維護措施

2.1復印機的維護 復印機使用環(huán)境中的灰塵、本身的漏粉等，會直接影響到其光路、電機等復印機的關鍵部分，需要對其進行正確的保養(yǎng)與維護，具體措施如下：①定期對充電部件進行清潔，保障其能夠正常運行；②原稿臺玻璃也需要及時進行徹底的清理，清除雜物、灰塵等，使得其復印效果更好；③機內(nèi)會附著較多灰塵等，也需要對其進行相應的清理工作。一般復印機極易出現(xiàn)卡紙的問題，如果出現(xiàn)的次數(shù)較少，屬于正常現(xiàn)象；如果出現(xiàn)的頻率較高，則需要進行深入的檢查，找出卡紙的原因，并及時修理。由于復印機的內(nèi)部結構較為復雜，涉及到許多零部件，且具有一定的危險，因此修理時禁止擅自拆卸設備，而需要請廠家技術人員或者專業(yè)人員進行修理。復印機在運行的過程中，設備的內(nèi)部會產(chǎn)生高壓，因此應保障其機門及后蓋處于關閉狀態(tài)，避免產(chǎn)生安全隱患，另外其在運轉時，還會形成大量的臭氧，對人體的呼吸道及咽喉有一定的刺激，因此需要工作環(huán)境保持通風透氣[2]。

2.2打印機的維護措施 根據(jù)打印機的打印方式不同，可以將其分為各個不同的類型，包括噴墨打印機、針式打印機、激光打印機等，其維護方式也有較大的區(qū)別，具體措施如下：①噴墨打印機 由于噴墨打印機的墨水消耗量較大，成本較高，適用于一般打印量較小的家庭使用。其最為重要的部件是噴頭，墨水需要以每秒近萬次的頻率，由噴嘴中噴至打印介質(zhì)上，因此噴頭出現(xiàn)堵塞也是十分頻繁的。首先應保持噴墨打印機的工作環(huán)境良好，灰塵較少，且應經(jīng)常使用。墨水的質(zhì)量也會影響到打印機的使用，打印機使用的墨水應不會損傷噴頭，不會在噴頭位置結塊，防水性能良好，不會在紙張表面產(chǎn)生擴散及滲透現(xiàn)象，且屬于無毒、環(huán)保且不影響紙張的再利用，最好是使用給廠家指定型號的墨水。如果已經(jīng)出現(xiàn)了噴頭堵塞問題，應使用打印機的清潔功能處理，而避免擅自使用紙巾、棉簽等進行清潔。②針式打印機 影響針式打印機正常使用的關鍵因素在于打印針的質(zhì)量。其一般是可以更換打印針，出現(xiàn)問題后可以直接更換，配件價格較低，且色帶更換也是十分方便；③激光打印機 激光打印機是現(xiàn)代較為新型的辦公自動化設備，其主要的故障表現(xiàn)為卡紙，可以先將機蓋打開，將卡住的紙張根據(jù)進紙的方向緩緩取出。如果卡紙較為頻繁，則需要認真檢查各個部件，包括進紙通道、取紙輥磨損程度、彈簧的松緊、盛紙盤安裝情況及紙張的質(zhì)量等。如果出現(xiàn)打印字跡較淡，或者出現(xiàn)豎立白條紋或單側變黑等現(xiàn)場，一般是由于墨粉盒墨粉少或者失效造成的，需要先將墨粉盒取下，在晃動墨粉盒，使粉末的分布更加均勻，如果無法徹底解決上述問題，在而需要直接更換墨盒。如果打印效果不佳，出現(xiàn)臟跡的現(xiàn)場，一般是軋輥存在臟污或者受到損壞，需要進行檢查，并及時進行清洗[3]。激光打印機的構成較為復雜，結構十分精密，出現(xiàn)較為復雜的問題后，應請專業(yè)的人員進行修理，禁止擅自拆裝設備。

2.3傳真機的維護 傳真機的質(zhì)量越來越高，一般不會出現(xiàn)故障，但是在使用過程中也需要注意許多問題，如保持環(huán)境良好，避免使其在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的條件下使用，避免影響打印效果，傳真機溫度的變化，會造成其內(nèi)部元件加速老化，減少其使用壽命，因此在使用的過程中應避免頻繁開機關機。在天氣惡劣時盡量避免使用傳真機，如雷雨天氣等，需要關掉電源或者直接拔掉插頭，避免雷電等對傳真機的電路及細小元件造成影響。由于傳真機的原裝電源線有接地線，因此一般不宜更換電源線。另外，記錄紙應保持在陰涼，且紫外線較弱的環(huán)境中保存，避免其退色后影響打印效果[4]。

3.總結

科學技術的發(fā)展使得現(xiàn)代的辦公自動化設備越來越先進，其不僅在一定程度上提高了辦公的效率，且在逐步改變?nèi)藗兊墓ぷ髁晳T和工作方式，使得辦公事務更加簡單，且具有使用簡單、功能全面、效率高等特點。該類設備的使用的過程中也需要進行必要的維護與保養(yǎng)，以實現(xiàn)長期保持穩(wěn)定的性能及正常的使用。本文僅從一般的角度分析了辦公室主要的幾種自動化設備的保養(yǎng)措施，而現(xiàn)代辦公設備的類型較多，各個辦公室使用的設備型號也有所區(qū)別，在進行設備保養(yǎng)時，需要使用者全面掌握其性能及特點，正確使用，科學維護，保障其正常運行，降低辦公成本。