人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人事檔案管理作為企業(yè)人力資源的關(guān)鍵組成部分，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中，起到重要的促進(jìn)作用。尤其是人事檔案中的信息資料更是企業(yè)的寶貴資源。本文從人事檔案管理與人力資源管理入手，重點(diǎn)分析了人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用，以及人事檔案管理不足對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的負(fù)面影響。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；人力資源管理；企業(yè)發(fā)展

企業(yè)人事檔案具有極高的保存和參考價(jià)值，同時(shí)也是企業(yè)今后發(fā)展的一項(xiàng)重要參考依據(jù)。企業(yè)人事檔案主要是記錄企業(yè)中每一人的成長(zhǎng)經(jīng)歷（業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)等），是一個(gè)以企業(yè)員工為基礎(chǔ)保存起來(lái)的文字、圖像等形式的記錄。人力資源通過(guò)開(kāi)發(fā)企業(yè)員工的潛能，來(lái)提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案管理在人力資源管理中起到信息載體作用，在人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，同時(shí)人事檔案中的信息也是人力資源管理過(guò)程中能夠有效識(shí)別、選拔人才的關(guān)鍵依據(jù)。兩者是緊密聯(lián)系在一起的，即互相影響，又相互促進(jìn)。

一、人事檔案管理與人力資源管理

（一）人事檔案管理

所謂人事檔案是指在企業(yè)的人事活動(dòng)過(guò)程中逐漸形成的，通過(guò)記錄企業(yè)員工的個(gè)人、家庭等信息以及工作信息等內(nèi)容，來(lái)反映企業(yè)員工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、品德以及工作表現(xiàn)等，并以個(gè)人為單位進(jìn)行保存，以方便后續(xù)的查詢。人事檔案管理的主要作用是管理、開(kāi)發(fā)和利用人事檔案中包含的信息和內(nèi)容。

（二）人力資源管理

所謂的人力資源管理是通過(guò)科學(xué)的手段，在企業(yè)戰(zhàn)略引導(dǎo)下，在人力資源戰(zhàn)略和職位分析的基礎(chǔ)上，獲取相應(yīng)的人力資源，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)人力資源進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)、配置、考核和激勵(lì)等，最終的目的是通過(guò)企業(yè)員工來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速健康發(fā)展。企業(yè)人力資源管理的過(guò)程主要包括的內(nèi)容有：勞動(dòng)關(guān)系管理；薪酬與福利管理；績(jī)效管理；招聘與配置等。

（三）人事檔案管理與人力資源管理之間的聯(lián)系

人力資源管理工作包含人事檔案資源管理，人事檔案資源管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起著積極的促進(jìn)作用。企業(yè)可以通過(guò)人事檔案來(lái)了解企業(yè)員工，并在此基礎(chǔ)上對(duì)員工進(jìn)行綜合分析，而且企業(yè)中，通常利用人事檔案資料對(duì)企業(yè)的員工進(jìn)行績(jī)效考核，以及選拔優(yōu)秀的人才。正是由于人事檔案記錄了員工較為詳細(xì)的資料和信息，因此，是員工發(fā)展情況的關(guān)鍵信息載體。而且，和人力資源管理相關(guān)的活動(dòng)（例如，晉升、調(diào)動(dòng)以及工資變動(dòng)等）也是人事檔案內(nèi)容的主要信息來(lái)源?？傊耸聶n案管理和人力資源管理不僅僅相互依賴，同時(shí)也是相互促進(jìn)的。

二、人事檔案管理有利于人力資源管理的穩(wěn)步前進(jìn)

人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）人事檔案管理有利于企業(yè)人力資源的需求按照科學(xué)化和規(guī)范化的模式進(jìn)行

企業(yè)內(nèi)部因素是影響企業(yè)人力資源需求的主要原因。因此，利用科學(xué)有效的人事檔案管理可以保證企業(yè)發(fā)展和改革的順利進(jìn)行，同時(shí)也有利于企業(yè)和員工之間的互相理解。而且，在制定了行之有效的人力資源管理制度或是計(jì)劃后，可以使人力資源管理的工作方向變得更為明確，避免了在工作出現(xiàn)盲目性，減少了企業(yè)中優(yōu)秀員工的流失。這樣人事檔案管理就對(duì)人力資源的管理起到了科學(xué)和規(guī)范化作用。

（二）人事檔案管理能夠科學(xué)合理的配置人力資源

若要詳細(xì)了解員工的信息和歷史，熟悉人事檔案管理中的信息則是必要的，也只有這樣才能在人力資源管理中，對(duì)企業(yè)人才進(jìn)行合理配置，科學(xué)管理，并發(fā)揮出員工的最大潛能。在每一次企業(yè)的人事變動(dòng)之前，企業(yè)可以在人事檔案的基礎(chǔ)上，并結(jié)合員工自身的專業(yè)特點(diǎn)和能力情況等，配置最佳的人員到適合的崗位進(jìn)行工作。企業(yè)通過(guò)人事檔案管理工作，可以充分發(fā)揮出人才的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而在員工工作中可以激發(fā)出最大的潛能，促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

（三）人事檔案管理有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的科學(xué)性和有效性

企業(yè)在選擇人才、提拔人才的時(shí)候，通常會(huì)以人事檔案中的基本信息作為重要的參考依據(jù)。因?yàn)樵谌耸聶n案中不僅可以了解到人才的專業(yè)特長(zhǎng)等基本內(nèi)容，同時(shí)還可以對(duì)人才進(jìn)行綜合性的評(píng)估。對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理可以使企業(yè)充分了解人才，同時(shí)也有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才。讓企業(yè)員工在工作崗位上發(fā)揮出最大的潛能，有效的提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

三、人事檔案管理不足對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的負(fù)面影響

（一）管理方法落后，阻礙人力資源的開(kāi)發(fā)利用

目前，企業(yè)對(duì)人事檔案的要求越來(lái)越高，科學(xué)化的人力資源管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展顯得尤為重要。人事檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)影響到了檔案的可靠性，因此，當(dāng)前的人事檔案管理工作尤其需要注重科學(xué)化和現(xiàn)代化，不斷的建立和完善合理的人事檔案管理制度，以滿足人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

（二）信息缺乏和信息復(fù)制情況降低了事檔案的價(jià)值

當(dāng)前，很多企業(yè)在人事檔案管理中，大都還是使用以往傳統(tǒng)的模式。以記錄員工的年齡和學(xué)歷等基本信息，而且編寫內(nèi)容也相對(duì)單一。實(shí)際上，人事檔案應(yīng)該是詳細(xì)記錄一個(gè)人工作經(jīng)歷的真實(shí)寫照。而且，正是由于檔案并沒(méi)有突出企業(yè)員工的個(gè)人特性，使得人事檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值，這嚴(yán)重影響了企業(yè)人力資源管理，阻礙了企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（三）檔案的失真不利于企業(yè)人力資源的合理分配

檔案的基本特征是具有真實(shí)性和可靠性，如果檔案失去其最基本的特征，就沒(méi)有了利用價(jià)值。檔案的失真降低了其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。而且，很多企業(yè)在人事檔案中出現(xiàn)了學(xué)歷和年齡等隨意填寫和修改的現(xiàn)象。這些情況的出現(xiàn)不利于人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使得人力資源管理部門不能合理的分配人力資源，進(jìn)而嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。

四、人事檔案管理改進(jìn)意見(jiàn)

（一）增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的投入，不斷提升管理的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理中人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)聘用具有專業(yè)能力的管理人才，增加對(duì)人事檔案的資金和設(shè)備投入。

（二）在企業(yè)中不斷完善檔案管理制度

行之有效的制度對(duì)于企業(yè)人事檔案的管理是必要的，只有建立了完善的制度，人事檔案才具有參考價(jià)值。而且，在目前的人事檔案管理中，還應(yīng)該借鑒傳統(tǒng)人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，摒棄其缺點(diǎn)，借鑒國(guó)外優(yōu)秀的管理手段，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的人事檔案制度，保證人事檔案的真實(shí)性。