科研項(xiàng)目管理信息組織與集成策略研究

【摘要】本文在結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，針對全生命周期的科研項(xiàng)目管理，基于流程優(yōu)化策略對科研活動(dòng)過程中所涉及的信息及其流轉(zhuǎn)方式進(jìn)行討論，并提出一種數(shù)據(jù)模型方案，進(jìn)而完成針對科研項(xiàng)目信息組織與集成策略的初步探討。

【關(guān)鍵詞】科研管理；信息化；數(shù)據(jù)模型

引言

在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的大背景下，科技研發(fā)作為提升企業(yè)技術(shù)實(shí)力和競爭力的重要手段，已越發(fā)受到重視。然而，對于海量、動(dòng)態(tài)的信息而言，以往以人工為主要手段的粗放、靜態(tài)的管理模式，已難以滿足項(xiàng)目精細(xì)化管理乃至創(chuàng)新知識管理的要求。雖然我國企業(yè)的信息化水平近年來已經(jīng)全面提高，但通過大量調(diào)研顯示，多數(shù)企業(yè)目前尚處于信息化應(yīng)用的初級階段，尤其是在科研生產(chǎn)信息化管理方面尚未有信息化系統(tǒng)進(jìn)行有效的支持[1]。如何通過合理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和組織策略，盡可能的實(shí)現(xiàn)此類知識的積累、共享、使用和傳承，已成為企業(yè)在發(fā)展過程中必需考慮和解決的問題。

1、科研項(xiàng)目管理流程設(shè)計(jì)及優(yōu)化策略

科研項(xiàng)目管理是指課題從項(xiàng)目申請、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入卷的全程管理[2]，是保證企業(yè)科研項(xiàng)目按預(yù)定目標(biāo)順利完成的重要手段?？蒲许?xiàng)目管理就是要對這些科研課題按照科學(xué)研究的規(guī)律和課題的特點(diǎn)，及時(shí)掌握科研項(xiàng)目研究過程中的動(dòng)態(tài)信息，通過計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等活動(dòng)，合理安排人力、財(cái)力、物力，力求以科學(xué)勞動(dòng)的最佳結(jié)構(gòu)與最高效率實(shí)現(xiàn)課題目標(biāo)[3]。通過制定清晰、合理的管理流程，有利于保證科研項(xiàng)目在整個(gè)生命周期內(nèi)的順暢執(zhí)行，并能夠?yàn)榛诠ぷ髁鞯墓芾順I(yè)務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)。作者結(jié)合本單位科研管理工作實(shí)踐，以科研項(xiàng)目管理過程中的主要步驟和環(huán)節(jié)為線索，對科研項(xiàng)目的全周期管理過程按照項(xiàng)目策劃、申報(bào)立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收和后評價(jià)等五個(gè)階段進(jìn)行劃分。其中，為保證流程設(shè)計(jì)滿足業(yè)務(wù)可執(zhí)行，信息化可實(shí)現(xiàn)的要求，在流程設(shè)置過程中需注意以下原則：（1）工作節(jié)點(diǎn)設(shè)置明確，工作任務(wù)內(nèi)容及責(zé)任主體清晰，即每個(gè)工作環(huán)節(jié)應(yīng)指定明確的任務(wù)內(nèi)容和執(zhí)行該任務(wù)的角色；（2）節(jié)點(diǎn)輸入和輸出清晰，每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)明確所需要“材料”和形成的“產(chǎn)品”；（3）流程環(huán)節(jié)的設(shè)置應(yīng)圍繞科研管理的現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)需求，活動(dòng)需簡單明了。對于不能夠?qū)崿F(xiàn)價(jià)值增值的節(jié)點(diǎn)應(yīng)作為冗余活動(dòng)在流程中剔除。

2、科研項(xiàng)目管理流程中的信息及其流轉(zhuǎn)

通過對全周期業(yè)務(wù)流程的梳理，可以明確科研項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的處理過程。以此為基礎(chǔ)，還需要對其中所涉及的數(shù)據(jù)及其流轉(zhuǎn)方式進(jìn)行深入的分析，即數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中是如何產(chǎn)生、傳輸、使用、加工和存儲(chǔ)的過程。對于科研項(xiàng)目管理而言，則主要是指與科研項(xiàng)目相關(guān)的人、財(cái)、物、知識和成果等信息，在整個(gè)科研項(xiàng)目管理周期中是如何流轉(zhuǎn)和增值的過程。這些信息散落在科研項(xiàng)目執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，即能夠作為輸入，在項(xiàng)目申報(bào)、評審和研究開發(fā)過程中為相應(yīng)的活動(dòng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，又會(huì)在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中不斷積累和豐富。

以某一研究領(lǐng)域的科研項(xiàng)目為例，可以對企業(yè)內(nèi)部在該領(lǐng)域已有的科研項(xiàng)目的關(guān)鍵信息進(jìn)行提取和記錄，并形成數(shù)據(jù)庫。這些關(guān)鍵的信息可以包括：項(xiàng)目名稱、研究領(lǐng)域、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要研究人員、內(nèi)容摘要、成果目錄、應(yīng)用情況及評價(jià)等，并與相應(yīng)的技術(shù)人才庫、成果庫等進(jìn)行關(guān)聯(lián)。一方面，以此為基礎(chǔ)，科研管理人員就能夠依據(jù)既往的研發(fā)項(xiàng)目信息結(jié)合公司科戰(zhàn)略需求，有針對性提出研發(fā)規(guī)劃和計(jì)劃，同時(shí)也可以對各類不同渠道所提出項(xiàng)目研發(fā)需求進(jìn)行初步的篩選，從而提升研發(fā)前端管理的能力和效率；另一方面，項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行過程中所形成的研究成果、人員業(yè)績、財(cái)務(wù)信息又可以進(jìn)一步豐富相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，從而形成閉式循環(huán)，實(shí)現(xiàn)研發(fā)知識的積累。

3、科研項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)模型框架

數(shù)據(jù)模型是表示客觀事物以及客觀事物之間聯(lián)系的數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，是數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)的全局描述，是幫助人們將現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能處理的數(shù)據(jù)的有力工具。數(shù)據(jù)模型按不同的視圖分成三個(gè)層次，分別是概念數(shù)據(jù)模型、邏輯數(shù)據(jù)模型、物理數(shù)據(jù)模型[4]。本文所討論的數(shù)據(jù)集成策略與方法，主要集中在分析現(xiàn)實(shí)世界數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，因此將重點(diǎn)依托概念數(shù)據(jù)模型進(jìn)行討論。

概念數(shù)據(jù)模型是面向用戶的現(xiàn)實(shí)世界的模型，主要用來描述信息系統(tǒng)要處理的現(xiàn)實(shí)世界的概念化結(jié)構(gòu)。E-R模型（實(shí)體-聯(lián)系模型）作為目前最常用的概念數(shù)據(jù)模型之一，主要是通過對實(shí)體、屬性和聯(lián)系三個(gè)要素的抽象，來描述其所代表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一種方法。

參考科研項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)流程，選取相關(guān)管理周期中的重要對象作為實(shí)體。實(shí)體的選擇主要考慮兩方面因素：一是有利于對與之相關(guān)的屬性進(jìn)行歸納，二是有利于實(shí)體之間理出較為清晰的關(guān)系。實(shí)體與數(shù)據(jù)流程并不一定具備嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，但表征實(shí)體屬性與相互關(guān)系的信息應(yīng)當(dāng)完全的涵蓋數(shù)據(jù)流程中所包含的信息。根據(jù)這一原則，選取包括研發(fā)需求、科研項(xiàng)目、技術(shù)人員、資產(chǎn)、經(jīng)費(fèi)等在內(nèi)的實(shí)體并梳理形成概念數(shù)據(jù)模型如圖1所示。

當(dāng)一個(gè)研發(fā)需求出現(xiàn)，它有可能來自于現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)需要，也可能來自于戰(zhàn)略性的前沿開發(fā)要求，針對這一需求開展的研發(fā)活動(dòng)便形成具體的科研項(xiàng)目?？蒲许?xiàng)目可能來自于某個(gè)研發(fā)需求，也可能來自于某一類研發(fā)需求，因此需求與具體項(xiàng)目之間就形成了多對多的關(guān)系。依此類推，不同實(shí)體之間的聯(lián)系可以是一對一，也可以是一對多或多對多。最終將使科研項(xiàng)目相關(guān)的信息相互關(guān)聯(lián)，并形成一整套完整的數(shù)據(jù)模型結(jié)構(gòu)。

4、數(shù)據(jù)模型與管理流程的融合

基于數(shù)據(jù)模型可以實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理相關(guān)信息的組織，以此為基礎(chǔ)還需要在日常管理過程中充分應(yīng)用，才能夠發(fā)揮出信息組織與集成的優(yōu)勢，這就需要考慮數(shù)據(jù)模型與管理流程的融合問題。

這里有兩個(gè)關(guān)鍵的問題，一是在如何及時(shí)獲取相關(guān)的信息，實(shí)時(shí)更新信息庫，二是如何有效利用已有信息和數(shù)據(jù)，并服務(wù)于科研項(xiàng)目的決策和管理。

通過合理的設(shè)計(jì)，利用統(tǒng)一的信息化平臺實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的電子化、集成化管理，即借助信息化平臺把全周期的科研項(xiàng)目管理的貫穿起來，一方面可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集和更新，另一方面也能夠?yàn)轫?xiàng)目負(fù)責(zé)人、管理人員準(zhǔn)確高效的獲取所需信息提供基礎(chǔ)。所需要的，只是在完整的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，在工作流程的適當(dāng)環(huán)節(jié)為需要的角色提供適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，并為使用者提供適合的接口。

5、小結(jié)

本文以科研項(xiàng)目管理流程及其優(yōu)化策略為基礎(chǔ)，通過知識梳理和信息的組織優(yōu)化，構(gòu)建知識表達(dá)和關(guān)聯(lián)策略，進(jìn)而提出了一種基于關(guān)鍵信息的科研項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)，并對數(shù)據(jù)模型與管理流程的融合進(jìn)行了初步探討，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理信息組織與集成建立信息化應(yīng)用的框架和基礎(chǔ)。