品管圈活動提高中層干部OA公告閱讀率

摘要：目的提高中層干部OA公告每周閱讀率。方法QC小組活動。結(jié)果中層干部OA公告每周閱讀率由活動前的24.33%提高到56.51%，達(dá)到了活動目標(biāo)。結(jié)論本次活動有效提高中層干部OA公告每周閱讀率，提升了中層干部執(zhí)行力，提高了醫(yī)院信息化程度。

關(guān)鍵詞：品管圈；中層干部；OA；閱讀率；提高

QCC Improve Middle-level Cadres OA Bulletin Read Rate

TANG Shihui，DING ningning，OU Zhi-sheng

(The First People's Hospital of Yulin City，Yulin 537000，Guangxi，China)

Abstract：ObjectiveTo Improve the middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate. Methods QC group activeties. ResultsThe middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate increased from 24.33% to 56.51% before the event.ConclusionThis activity can effectively improve the middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate， improve the executive ability of middle level cadres， improve the hospital informationization.

Key words：QCC ;Middle-level cadres; OA;Read rate; Improve

1選題理由

我院OA系統(tǒng)上線已2年，醫(yī)院內(nèi)部搭建起了高效的信息互聯(lián)體系，無紙化辦公正逐漸改變著干部職工的工作方式。但由于沒有相應(yīng)的管理手段，在OA上發(fā)布的公告通知有效閱讀率并不高。有的職能部門甚至擔(dān)心臨床科室不按時查閱OA上的通知，而打算印發(fā)紙質(zhì)通知。如何改變這一現(xiàn)狀，創(chuàng)新管理，充分地利用信息化手段讓政令上傳下達(dá)更有效、更便捷是我們迫切需要解決的問題[1]。

中層干部是醫(yī)院各項(xiàng)管理決策的主要執(zhí)行者，是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略執(zhí)行和完成部署工作的中堅(jiān)力量。要提升醫(yī)院執(zhí)行力，先從中層干部執(zhí)行力著手，以中層干部OA公告閱讀率這一可量化的指標(biāo)為著力點(diǎn)，打造高效能團(tuán)隊(duì)[2]。因此，玉林市第一人民醫(yī)院于2013年3月成立了QC小組，以\"提高中層干部OA公告閱讀率\"為課題開展了活動[3]。

2小組概況

小組概況，見表1、表2。

3現(xiàn)狀調(diào)查

首先定義OA公告每周閱讀率：在OA上發(fā)布的每一條全院性公告通知在發(fā)布72 h內(nèi)，全院169名中層干部有效閱讀率的每周平均值。在閱讀公告通知后輸入密碼視為有效閱讀，閱讀人數(shù)從OA系統(tǒng)提??；考慮到通知的時效性及醫(yī)務(wù)人員工作的特殊性，將閱讀時間定為72 h，特殊時限要求的通知及節(jié)假日除外。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2012年10月8日~2013年3月1日，我院在全院范圍內(nèi)發(fā)布的公告通知共有185個，每個通知發(fā)布3 d內(nèi)中層干部有效閱讀人數(shù)從31~55人不等，僅占中層干部總?cè)藬?shù)的20.12%~28.10%。中層干部OA公告平均每周閱讀率僅為24.33%。

4目標(biāo)設(shè)定

為了了解全院中層干部使用OA系統(tǒng)的行為習(xí)慣、造成操作偏差的原因及希望改進(jìn)方向，我們進(jìn)行了匿名問卷調(diào)查。從問卷調(diào)查結(jié)果，見圖1，可以看出，\"工作忙沒時間\"、\"有電話或短信通知再看\"這2個原因是導(dǎo)致3d以上沒有登錄OA的主要原因。從問卷調(diào)查結(jié)果Ⅱ，見圖2，可以看出， 醫(yī)院中層干部希望醫(yī)院從OA系統(tǒng)的操作界面、操作方式及加大力度推進(jìn)無紙化3方面進(jìn)行改善。

圖1 問卷調(diào)查結(jié)果Ⅰ

圖2 問卷調(diào)查結(jié)果Ⅱ

根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果繪制柏拉圖，根據(jù)80/20法則將改善重點(diǎn)定在所占比率為73.25%的4個原因：系統(tǒng)速度慢、通知后再看、系統(tǒng)操作不方便、操作不明顯，見圖3。

圖3 開展品管圈活動前柏拉圖

經(jīng)小組全體成員討論：圈能力值為22.2%。經(jīng)計(jì)算：現(xiàn)況值（未閱讀率）=（100%-閱讀率24.33%）=75.67%。目標(biāo)值（未閱讀率） =現(xiàn)況值-改善值=現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×改善重點(diǎn)×圈能力）=75.67%-（75.67%×73.25%×22.2%）=64.37%。

即目標(biāo)值（閱讀率）=100% -未閱讀率目標(biāo)值64.37% =35.63%。

即通過日閱圈的活動，要將我院中層干部OA公告每周閱讀率提升到35.63%，改善幅度為46.4%。

5原因分析

中層干部OA公告閱讀率低的原因分析，見圖4。

圖4 中層干部OA公告閱讀率低的原因

6要因確認(rèn)

要因確認(rèn)，見表3。

7制定對策

雖然品管圈成員確認(rèn)了多個要因，但由于我院開展品管圈活動的時間是每年3~9月，所以根據(jù)對各對策的可行性、經(jīng)濟(jì)性、重要性及圈能力評分情況，在規(guī)定時間內(nèi)只對綜合得分最高的4個對策進(jìn)行了實(shí)施，其余的對策在活動結(jié)束后持續(xù)開展。故本文僅列舉了活動期間的對策實(shí)施。

這4個對策分別是：①由目前的需要輸入密碼改為按扭確認(rèn)，②排名并定期公布，③公告分欄顯示：置頂-今天-昨天-更早，④制定OA系統(tǒng)使用制度，見表4。

8對策實(shí)施

8.1實(shí)施一：減少操作步驟 2013年7月15日將需要輸入密碼進(jìn)行閱讀確認(rèn)改為點(diǎn)擊\"確認(rèn)鍵\"確認(rèn)。對7月15日~8月2日閱讀率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，中層干部每周閱讀率由未開展活動前的22.43%上升至33.37%，目標(biāo)達(dá)成率=[（33.37%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=80%。因此確認(rèn)該對策為有效對策。

8.2實(shí)施二：增加收藏夾功能 本著實(shí)現(xiàn)日閱圈長遠(yuǎn)目標(biāo)的目的以及從經(jīng)濟(jì)角度考慮，決定抓住OA系統(tǒng)功能上免費(fèi)修改的機(jī)會，將評分排名第5的對策提前實(shí)施。因此將第2條實(shí)施對策更改為\"增加收藏功能\"。

2013年8月3日給OA系統(tǒng)公告通知欄目增加了收藏夾功能。對8月3日~8月18日閱讀率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，中層干部每周閱讀率上升至34.14%，目標(biāo)達(dá)成率=[（34.14%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=86.8%。因此確認(rèn)該對策為有效對策。

由于實(shí)施的對策是對OA系統(tǒng)的功能進(jìn)行修改，不能回復(fù)原狀后再進(jìn)行下一個對策，每一個對策均與上一個的作用產(chǎn)生疊加效應(yīng)，因此每一個對策的改善后數(shù)值是與上一個對策實(shí)施的改善后數(shù)值進(jìn)行比較。

8.3實(shí)施三：公告列表分欄顯示 2013年8月19日OA系統(tǒng)公告列表分欄顯示。對8月19日~9月6日閱讀率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，中層干部每周閱讀率為31.7%，較上一對策略有下降。目標(biāo)達(dá)成率=[（31.7%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=65.2%。因此確認(rèn)該對策為無效對策。

全體圈員對此進(jìn)行了分析討論，認(rèn)為單純優(yōu)化信息系統(tǒng)不能根本解決問題，制度化管理可以發(fā)揮規(guī)范和引領(lǐng)的作用[4]，應(yīng)盡快實(shí)施通報(bào)、擬定制度等措施。

8.4實(shí)施四：定期通報(bào)中層干部公告閱讀率 2013年9月13日在OA系統(tǒng)通報(bào)了2013年7~8月中層干部公告閱讀率，并在此后每周公布上1 w閱讀率。對9月13日~9月27日閱讀率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，中層干部每周閱讀率上升至56.51%，目標(biāo)達(dá)成率=[（56.51%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=284.7%。因此確認(rèn)該對策為有效對策[5]。

9效果驗(yàn)證

小組成員于2013年9月參照活動前問卷內(nèi)容，再次對全體中層干部進(jìn)行匿名問卷調(diào)查，并根據(jù)結(jié)果繪制了柏拉圖，改善重點(diǎn)前3位要因在實(shí)施對策后比率較前降低，見圖5。由此說明中層干部認(rèn)為此次品管圈活動是有效的。

圖5開展品管圈活動后柏拉圖

通過實(shí)施4個對策，中層干部OA公告每周閱讀率明顯提高，從活動前的24.33%提升為56.51%，見圖6，達(dá)到了活動目的。

圖6 活動前后閱讀率比較

本次品管圈活動，就日閱圈圈員而言，提高了解決問題、分析問題的能力，增進(jìn)了團(tuán)隊(duì)合作與溝通，加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)凝聚力；就醫(yī)院而言，以提高OA公告閱讀率為契機(jī)，使醫(yī)院政令及時地、有效地傳達(dá)，提升了中層干部執(zhí)行力，進(jìn)一步強(qiáng)化了醫(yī)院干部職工的無紙化觀念，提高了醫(yī)院信息化程度，提高了工作效 率[6]。

10鞏固措施

10.1將OA系統(tǒng)使用方法制度化 制定我院《OA系統(tǒng)使用制度》。

10.2 以獎促治 用日閱圈活動經(jīng)費(fèi)訂制一批印有日閱圈logo及\"你今天OA了嗎\"字樣的鼠標(biāo)墊，在品管圈成果發(fā)布會上獎勵閱讀率高的中層干部。以此鼓舞大家向先進(jìn)者學(xué)習(xí)，鼓勵執(zhí)行力高的中層干部鞏固和提高工作熱情及積極性。

10.3定期公布閱讀率常規(guī)化 每周公布中層干部上周OA公告閱讀情況，有下降趨勢則分析原因并持續(xù)改進(jìn)。

11總結(jié)與改進(jìn)

活動總結(jié)與改進(jìn)，見表5。

參考文獻(xiàn)：

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[6]鐘建新．如何加強(qiáng)醫(yī)院中層干部的管理[J].醫(yī)學(xué)信息，2013，26（4）:58.

編輯/張燕