綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略

摘要：醫(yī)院科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定和信息分析決策具有重要的作用，但是目前綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作往往相對(duì)滯后，仍然存在一定的問(wèn)題。本文從科研檔案兼職管理員的角度分析了醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn)，歸納了科研檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，針對(duì)存在的問(wèn)題探討了應(yīng)對(duì)策略，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范科研檔案的收集、整理和加工具有積極的促進(jìn)意義，以進(jìn)一步發(fā)揮科研檔案的鑒定、咨詢(xún)與輔助決策等作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科研檔案；現(xiàn)狀分析；策略

醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院科技人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動(dòng)過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的科技文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄，是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要形式，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定具有重要的作用[1]。近年來(lái)，多數(shù)綜合性醫(yī)院已設(shè)立了獨(dú)立的綜合檔案科，配備了專(zhuān)職檔案管理人員，甚至在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理員進(jìn)行各專(zhuān)業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔及利用工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入規(guī)范化管理，但是目前綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作往往相對(duì)滯后[2]，仍然存在一定的問(wèn)題，基于此，本文探討了綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略，以進(jìn)一步推進(jìn)綜合性醫(yī)院科研檔案的規(guī)范、高效管理。

1醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的有力工具，是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的依據(jù)。因此，在科研檔案管理過(guò)程中，應(yīng)重視科研檔案管理工作的特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)精細(xì)進(jìn)行科研檔案材料收集、整理、編排、保存與利用的環(huán)節(jié)工作。

1.1形成周期較長(zhǎng)且連續(xù)性較強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目一般需要經(jīng)歷課題申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)以及成果推廣等過(guò)程，因此科研項(xiàng)目的檔案管理工作也是一個(gè)較長(zhǎng)的周期性過(guò)程，需要涉及的材料與內(nèi)容較多、時(shí)間跨度較大、覆蓋面廣泛。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理必須從立項(xiàng)開(kāi)始，即讓科研人員從一開(kāi)始就樹(shù)立科學(xué)規(guī)范的檔案管理意識(shí)，不僅可以啟迪科研思路，更能避免少走彎路。另外，由于醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期較長(zhǎng)，為保持其完整性，宜采用分階段歸檔的方法，并使其保持有機(jī)聯(lián)系，以盡量減少階段性科研活動(dòng)的影響。

1.2專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)且學(xué)科突出醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)學(xué)科專(zhuān)業(yè)設(shè)置分類(lèi)，如內(nèi)外婦兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科，科研檔案則參照各自的專(zhuān)業(yè)自然形成，而在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究中不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)的科研工作有著各自不同的特點(diǎn)，因此醫(yī)學(xué)科研檔案的分類(lèi)應(yīng)體現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)性的特征，依據(jù)專(zhuān)業(yè)分科管理檔案，并設(shè)置相應(yīng)的編碼以分類(lèi)存檔。

1.3學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，目前許多重大課題往往需要多個(gè)交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的協(xié)作參與，醫(yī)學(xué)科學(xué)研究一般是多學(xué)科的綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。因此，科研課題形成的載體形式多樣，數(shù)量較多，綜合性較強(qiáng)，這是由醫(yī)學(xué)科學(xué)研究本身的特點(diǎn)所決定的，因而醫(yī)學(xué)科研檔案也具有較強(qiáng)的學(xué)科綜合性，管理人員需要具備更高的素質(zhì)，在檔案分類(lèi)管理時(shí)既要保持各個(gè)學(xué)科的相對(duì)獨(dú)立性，又要保持研究專(zhuān)題的完整性。

2醫(yī)院科研檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1重視程度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)目前，多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級(jí)別與成果產(chǎn)量等[3]，科研管理人員往往也缺乏科研檔案的管理意識(shí)，在日?？蒲泄芾砉ぷ髦胁蛔⒅卦谘芯窟^(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)、文件資料的收集與積累，造成了原始記錄的不完整或丟失，因此容易導(dǎo)致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開(kāi)展困難，科研檔案質(zhì)量差、科研材料收集不齊全等情況，由此也影響了科研檔案管理工作的正常有效開(kāi)展。

2.2檔案管理制度不夠完善由于醫(yī)院及科研管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，致使醫(yī)院科研檔案管理缺乏完善的制度、切實(shí)可行的規(guī)章制度來(lái)保證科研檔案的完整性。在日?？蒲泄芾砉ぷ髦校瑢?duì)于哪些材料應(yīng)歸檔、何時(shí)收集整理等都尚未建立健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員缺乏積極主動(dòng)的精神和歸檔的責(zé)任感，不能很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研文件形成、積累、整理和歸檔工作，因而科研檔案管理多處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)，導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，影響了科研檔案的再利用工作。

2.3缺乏相應(yīng)的管理?xiàng)l件和設(shè)施由于普遍缺乏科研檔案管理的意識(shí)，導(dǎo)致目前多數(shù)醫(yī)院尚缺乏科研檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境，在一定程度上導(dǎo)致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表現(xiàn)在：科研檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，致使科研檔案難以從較高的層次進(jìn)行管理；另一方面，多數(shù)醫(yī)院也缺乏專(zhuān)用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)[4]。

2.4檔案管理人員知識(shí)水平不高專(zhuān)職檔案管理人員多不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，多由其他專(zhuān)業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)[5]，或僅僅經(jīng)過(guò)零散的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，一般存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理學(xué)歷普遍偏低、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏、外語(yǔ)水平不高的特點(diǎn)，對(duì)科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學(xué)管理的知識(shí)，因而在一定程度上影響了科研檔案的規(guī)范科學(xué)化管理。

2.5科研檔案歸檔率低，現(xiàn)存材料不完整目前，綜合性醫(yī)院科研檔案管理存在的主要問(wèn)題可能在于資料歸檔不完整，且歸檔率比較低。具體表現(xiàn)為科研過(guò)程歸檔意識(shí)不強(qiáng)，科研管理部門(mén)在制訂科研計(jì)劃時(shí)，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)文件、成果形式、獲獎(jiǎng)材料等[6]。同時(shí)部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能因?yàn)槎喾N因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，因此導(dǎo)致歸檔資料的不完整以及歸檔率低下。其次，由于職稱(chēng)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目組成員，現(xiàn)實(shí)存在的情況下，借閱出的科研檔案甚至難以歸還或部分丟失、破損，在一定程度上也影響了科研檔案管理工作的效果和效率。

2.6醫(yī)院科研檔案開(kāi)發(fā)利用率低下醫(yī)學(xué)科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有積極的借鑒和指導(dǎo)作用。由于科研檔案歸檔不規(guī)范及質(zhì)量不高，目前科研檔案管理方面普遍存在著忽視開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)象[7]。檔案室管理職責(zé)也多停留在傳統(tǒng)的管理和查閱上，尚未開(kāi)設(shè)方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用也就無(wú)法顯現(xiàn)出來(lái)。

3綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的對(duì)策

3.1加強(qiáng)宣傳力度，提高科技人員檔案管理意識(shí)為進(jìn)一步提高科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，單純依靠檔案室專(zhuān)職管理人員、科研處兼職檔案管理員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其主體應(yīng)該在于廣大的科技工作者。因此需要加大對(duì)科研檔案管理工作的宣傳力度，增強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及科技人員檔案規(guī)范管理的意識(shí)，以取得科技人員的理解、支持、配合，在科研項(xiàng)目的初始管理階段，即注意收集、保存相關(guān)的原始研究數(shù)據(jù)、圖表、視頻等具有科研檔案存檔價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化科研人員將科研材料歸檔管理的職責(zé)和義務(wù)。

3.2建立完善的健全制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及醫(yī)院工作實(shí)際，首先建立健全醫(yī)院科研檔案管理的規(guī)章制度，構(gòu)建由院長(zhǎng)-檔案管理委員會(huì)-檔案管理機(jī)構(gòu)-科研處兼職檔案管理員-各學(xué)科兼職科研秘書(shū)組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成自上而下的檔案管理機(jī)制，運(yùn)用行政手段和方法對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化集中式的管理體制；明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，并對(duì)科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，明確醫(yī)院科研管理部門(mén)及檔案管理部門(mén)在檔案管理中的責(zé)任，增強(qiáng)工作責(zé)任心，對(duì)應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，完善存檔措施，規(guī)范借閱制度，填寫(xiě)\"科研檔案移交清單\"，做好科研檔案的移交工作，重視重要技術(shù)資料的連續(xù)性與完整性，把科研檔案工作與科研活動(dòng)實(shí)行同步管理，對(duì)于文件材料形成情況要實(shí)行全程跟蹤管理。

3.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)盡量選用檔案管理專(zhuān)業(yè)且熱愛(ài)檔案管理工作者擔(dān)任專(zhuān)職檔案管理員，兼職科研檔案員也應(yīng)兼顧專(zhuān)業(yè)、責(zé)任心等。醫(yī)院可通過(guò)多形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期的組織進(jìn)修學(xué)習(xí)，努力提高專(zhuān)職與兼職的科研檔案管理人員的知識(shí)體系，掌握科研檔案資料分類(lèi)、管理等理論知識(shí)；檔案管理人員、兼職科研秘書(shū)也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡量掌握多學(xué)科的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.4建立科研檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制對(duì)于科研課題，建議在管理費(fèi)中分配一定比例的經(jīng)費(fèi)用于科研檔案歸集的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項(xiàng)目給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。若未能按期整理、歸集與報(bào)送科研檔案，則可以暫時(shí)扣發(fā)該部分經(jīng)費(fèi)，以此加大科研管理部門(mén)對(duì)課題組上交歸檔材料的控制力度，增強(qiáng)課題組的歸檔意識(shí)和緊迫感。

3.5創(chuàng)新管理理念，提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理水平創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂，也是各項(xiàng)事業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的可靠保證[8]。在科研檔案管理工作中，應(yīng)進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)科研檔案管理現(xiàn)代化的管理理念與意識(shí)，樹(shù)立科研檔案開(kāi)發(fā)與利用的創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案作用，努力實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值與附加值，做好科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、編研工作，為廣大科技人員開(kāi)展醫(yī)學(xué)研究提供所需的科研信息資料，通過(guò)對(duì)科研檔案的綜合和歸納分析，為醫(yī)院的科研工作提供決策依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實(shí)施必要的傾斜和扶持時(shí)做出合理與正確的決斷。

3.6優(yōu)化檔案管理手段，提高服務(wù)效率與效果醫(yī)院科研檔案管理工作的目的不僅在于對(duì)科研資料的整理歸集，更主要的是滿(mǎn)足科技人員對(duì)檔案利用的需要。目前，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)科研檔案管理的需要，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、多媒體等電子信息技術(shù)和設(shè)備已經(jīng)正在運(yùn)用到科研檔案的收集、整理和加工中。同時(shí)，應(yīng)綜合運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索、遠(yuǎn)程處理、云存儲(chǔ)等新興技術(shù)進(jìn)一步改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，進(jìn)一步發(fā)揮科研檔案的作用，提高其服務(wù)臨床科研工作的效率和效果。

參考文獻(xiàn):

[1]徐水珠，姚登福，倪啟超，等.醫(yī)院科研檔案管理[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2008，15(4):345.

[2]陳珍，袁軍，李曉玲，等.對(duì)高?？蒲袡n案管理的體會(huì)[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2010，23(2):135-136.

[3]陳洋華.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].臨床合理用藥雜志，2010，3(15):127-128.

[4]周琰，吳蔚，周康寧，等.醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2008，15(11):1099-1100.

[5]楊郁素.醫(yī)學(xué)科研檔案案卷質(zhì)量管理問(wèn)題的探析[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2009，16(16):143-144.

[6]韓秀明，劉艷君，張兵.科研檔案在科研管理中的地位和作用[J].預(yù)防醫(yī)學(xué)情報(bào)雜志，2008，24(8):642-643.

[7]王淑華，劉燕，董恒，等.運(yùn)用科學(xué)的方法提高醫(yī)院科研檔案管理質(zhì)量[J].醫(yī)學(xué)信息，2009，22(11):235-236.

[8]虞愛(ài)麗.新時(shí)期醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)及管理創(chuàng)新[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2011，24(1):58-60.

編輯/申磊