檔案管理工作現(xiàn)狀與不足及加強(qiáng)措施

摘 要：檔案管理工作在事業(yè)單位或企業(yè)中有著重要的意義，不僅與人才的招聘有關(guān)，也關(guān)系到員工在工作中作出的貢獻(xiàn)與經(jīng)歷。雖然檔案管理工作的重要人人皆知，但在實(shí)際工作中卻仍存在一些不足。筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的加強(qiáng)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；不足；措施；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-09-00-01

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足

（一）檔案管理受到的重視不足。檔案具有重要意義，但檔案管理工作卻一直默默無(wú)聞，檔案管理工作的政績(jī)性質(zhì)不高，對(duì)此一些部門(mén)對(duì)于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡(jiǎn)單的認(rèn)為只要將檔案保管好，能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查、翻閱即可，相關(guān)人員在認(rèn)識(shí)出現(xiàn)誤區(qū)是忽視檔案管理工作的主要原因之一。雖然在口頭上對(duì)檔案管理的重要性重復(fù)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，但在思想意識(shí)上卻不能得到重視。

（二）投入力度不足。在許多單位部門(mén)中往往存在檔案庫(kù)房陳舊，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，更談不上現(xiàn)代化的紅外線監(jiān)控、濕溫度管控等現(xiàn)代化設(shè)備。并且在一些部門(mén)中只愿意對(duì)其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設(shè)備新員工，以致檔案庫(kù)房的設(shè)備老化、工作陳腐甚至出現(xiàn)了報(bào)廢的情況。而在一些單位部門(mén)中甚至未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理職務(wù)或?qū)n案庫(kù)房直接設(shè)置在倉(cāng)庫(kù)中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失、變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無(wú)法彌補(bǔ)的巨大損失，因此應(yīng)加大檔案管理的硬件設(shè)施的投入以及其他方面的投入等。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力較差。在許多單位部門(mén)中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員，相關(guān)管理人員未參加過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)考核就進(jìn)行上崗，由于檔案管理工作大多有其他崗位人員兼職，因此崗位具有較大的流動(dòng)性，而管理人員對(duì)于檔案管理的要求、措施及重要性缺少認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行檔案材料管理、收集、入檔等業(yè)務(wù)操作不夠熟練，進(jìn)而無(wú)法適應(yīng)檔案管理的工作，使單位的檔案管理水平下降。在日常的檔案管理工作中，存在管理檔案措施不合理，如在進(jìn)行檔案借閱時(shí)大多采取手工翻閱的方式，這樣長(zhǎng)期的使用將導(dǎo)致檔案原本材料出現(xiàn)破損。

（四）缺乏有效的管理。就當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)看，多數(shù)部門(mén)在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實(shí)際操作中易受到局限。特別是散材料歸檔收集等方面，若缺乏健全的檔案收集體系，將使檔案管理工作人員出現(xiàn)工作散漫，缺乏責(zé)任心，檔案材料收集與歸檔工作較為被動(dòng)。在收集歸檔時(shí)，相關(guān)材料便出現(xiàn)不全面或一些材料間內(nèi)容與形式重復(fù)，不能有效的對(duì)職員的真實(shí)信息及情況進(jìn)行反映，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失，在后期材料查閱時(shí)缺少資料。

（五）檔案管理缺乏信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，信息化技術(shù)早已融入人們的生活與工作中。而在檔案管理工作上，卻沒(méi)有相應(yīng)的信息化技術(shù)的有效運(yùn)用，以致檔案管理沒(méi)有受到信息化管理帶來(lái)的高效性與科學(xué)性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴(yán)重造成了人力與物力的浪費(fèi)，信息化技術(shù)融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問(wèn)題。

二、提高檔案管理工作的措施分析

（一）加大投入力度，扎實(shí)工作基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行高度重視，并將其劃入日常工作議程。并構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期的進(jìn)行檔案的檢查、指導(dǎo)等，及時(shí)處理其中不足。且單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，深刻了解到檔案工作是各級(jí)黨委義不容辭的義務(wù)與責(zé)任。

有關(guān)部門(mén)應(yīng)從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設(shè)等方面，建立檔案專(zhuān)用的資金，根據(jù)高標(biāo)準(zhǔn)、高要求構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的檔案庫(kù)，選購(gòu)合適單位規(guī)格的檔案柜，并對(duì)防火、防潮、防蛀、防盜、防光以及防高溫等事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)防，并將檔案室、閱檔室及辦公室進(jìn)行合理分開(kāi)。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員在很大程度上影響了檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格律己，并不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì)教養(yǎng)，提高自身政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任心。這樣才能在繁瑣枯燥的檔案管理工作中，時(shí)刻保證責(zé)任心，降低工作中的失誤。注重自身業(yè)務(wù)能力的提高，主要可采取自學(xué)及參與培訓(xùn)等方法，在日常工作中累積經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)與工作要求充分熟悉，特別是在材料信息鑒別、歸類(lèi)，更要保證清楚明白。對(duì)于其他先進(jìn)科學(xué)的管理方法及原則進(jìn)行掌握，并提高工作效率，保證檔案質(zhì)量。

（三）建立符合實(shí)際情況的有效制度。中國(guó)古語(yǔ)有云：“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。此話之中所蘊(yùn)含的道理同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關(guān)完善的管理制度，就很難真正做好檔案管理工作。建立健全科學(xué)合理、規(guī)范性強(qiáng)、符合現(xiàn)代檔案管理工作的一系列制度是確保檔案管理工作有序科學(xué)進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。要建立真正科學(xué)合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應(yīng)當(dāng)吸取他人已有經(jīng)驗(yàn)成果的同時(shí)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，綜合形成適合自己?jiǎn)挝坏臋n案收集整理歸檔等一整套的管理制度。同時(shí)在制度完成之后的執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)出現(xiàn)漏洞的情況及時(shí)檢查并整改相應(yīng)制度。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作在單位中的意義不容忽視。只有構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理體制，加強(qiáng)科學(xué)化的管理水平。不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術(shù)。加大對(duì)檔案管理工作的投入，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理檔案，建立數(shù)字化現(xiàn)代檔案，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人才信息的收集反饋等。今后檔案管理工作必將煥發(fā)出新的活力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有力保障。

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