人事管理信息化的探討分析

摘 要：新時(shí)期人事管理應(yīng)做到信息規(guī)范化、便捷化，提高辦事效率，減輕冗余繁重的人事工作，本文闡述了人事管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)、重要性、系統(tǒng)的應(yīng)用等，對(duì)存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事管理；信息化；對(duì)策；

文章編號(hào)：1674-3520（2014）-09-00-01

一、人事管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)

（一）建立滿足日常工作需要的人事信息管理系統(tǒng)。人事管理基礎(chǔ)信息是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是建立健全所有人員的各類基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，即人事部門將大量的基本信息進(jìn)行整理、歸類，納入計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理。在人事管理的全過程，利用人事管理軟件處理日常人事工作，如人事檔案信息管理、人員的各項(xiàng)工資業(yè)務(wù)管理、人員年度考核管理、人才招聘管理、干部任免及教育培訓(xùn)，各類花名冊(cè)和登記表的制作、人事管理信息、人事政策法規(guī)信息的實(shí)時(shí)查詢等。在此基礎(chǔ)上，建立應(yīng)用報(bào)表系統(tǒng)、自動(dòng)預(yù)警系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和信息發(fā)布系統(tǒng)，滿足日常人事管理工作的需要，逐步向人事決策智能化、人才預(yù)測(cè)智能化、人才供求網(wǎng)絡(luò)化、人才素質(zhì)測(cè)評(píng)自動(dòng)化等方面發(fā)展。

（二）構(gòu)建人事管理信息網(wǎng)絡(luò)。建立一個(gè)統(tǒng)一、完整、多層次、智能型、安全保密的人事信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)人事信息的共享和自動(dòng)收集、整理、分析，為制定人事政策提供決策依據(jù)，為做好人才隊(duì)伍的預(yù)測(cè)和規(guī)劃等整體性人才資源開發(fā)工作提供服務(wù)。

二、人事管理信息化的重要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的人事管理提出了挑戰(zhàn)。加強(qiáng)人事工作信息化管理的改革，不僅可以減少資源浪費(fèi)，節(jié)約成本，更能提高工作效率，緊跟時(shí)代步伐，為企業(yè)的快速發(fā)展提供保障。就企業(yè)自身而言，準(zhǔn)確完整的人事信息是全面了解考察、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。就企業(yè)員工個(gè)人而言，反映了一個(gè)人的人生歷程，是個(gè)人能力和成績(jī)最具權(quán)威的信息材料，對(duì)關(guān)乎自身利益的諸多事務(wù)有重要作用。所以企業(yè)人事管理的信息化改革對(duì)單位和個(gè)人都有舉足輕重的作用。

人事管理的信息化是社會(huì)發(fā)展快步伐與時(shí)代發(fā)展高速度相結(jié)合的產(chǎn)物，必須要給于足夠的認(rèn)識(shí)。因此，正確認(rèn)識(shí)人事管理的改革就顯得十分重要，其信息化、規(guī)范化與企業(yè)發(fā)展建設(shè)的快速化之間的互惠互利的相互關(guān)系，必須得到足夠認(rèn)識(shí)，才能為企業(yè)發(fā)展帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、人事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）使用頻率很高的模塊，運(yùn)行很正常。例如人員信息模塊包括：人員基本信息子集，學(xué)歷及學(xué)位子集、行政（黨派）職務(wù)子集、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘用子集、工人技術(shù)等級(jí)子集；查詢輸出模塊以及花名冊(cè)登記表繪制模塊等等。這類模塊幾乎天天使用，雖然也存在一些問題和不足，但基本上能夠保證工作的正常進(jìn)行。

（二）不是經(jīng)常使用的模塊，但運(yùn)行比較正常。例如人員信息登記表模塊；臺(tái)帳/花名冊(cè)模塊等。當(dāng)這類模塊因?yàn)楣ぷ髟蛐枰褂脮r(shí)，首先就需要進(jìn)行相應(yīng)的加工整理和完善，然后結(jié)合手工核對(duì)的方式使用。這類模塊能解決工作中的一些特殊要求，是工作中不可或缺的部分。

（三）還有一些模塊自軟件運(yùn)行以來就很少使用。例如工資分析模塊；統(tǒng)計(jì)分析模塊等等。這類模塊占很大一部分，功能往往很強(qiáng)大，但很多處于閑置狀態(tài)，之所以不能很好的運(yùn)用，其原因多數(shù)是由于模塊中的功能不能很好的同政策相結(jié)合造成的。

四、人事信息管理系統(tǒng)存在的問題

（一）部分模塊的使用尚未普及?；谟^念、技術(shù)以及使用人員操作水平的限制，系統(tǒng)主要是為一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作服務(wù)，例如查詢單位人員的情況、工資普遍業(yè)務(wù)的應(yīng)用、生成花名冊(cè)、簡(jiǎn)單的人事報(bào)表等等。目前的一些工作，并沒有達(dá)到必須使用人事系統(tǒng)的地步，因此許多功能和模塊不能夠廣泛普及。

（二）軟件缺少必要的與政策的掛鉤和整合。一是與人事工作具體業(yè)務(wù)之間缺乏有效的整合和聯(lián)系。目前，該系統(tǒng)并未及時(shí)反映當(dāng)前最新的相關(guān)政策。例如，工資管理部分不能與最新的工資政策掛鉤，使用時(shí)容易出現(xiàn)疏忽和錯(cuò)誤。應(yīng)該把有關(guān)的工資政策加入到人員管理軟件中，并且做到適時(shí)更新。以便使用者在操作遇到問題時(shí)有政策可依據(jù)。二是信息共享問題。有些部門在思想上還存在“本位主義”，為了滿足本單位的需求，寧愿花幾百萬(wàn)找軟件開發(fā)公司來重新開發(fā)只適用于本單位業(yè)務(wù)需求的軟件，而不選擇使用現(xiàn)有的人事管理軟件，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)更新與維護(hù)來滿足自己的需求。

五、人事管理信息化對(duì)策建議

首先，樹立正確的對(duì)人事管理的信息化建設(shè)觀念。在充分認(rèn)識(shí)人事管理信息化改革建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，在國(guó)家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動(dòng)人事管理信息化改革建設(shè)的進(jìn)程。把人事管理信息化建設(shè)作為人事工作中的一個(gè)重要的組成部分來進(jìn)行建設(shè)，加大人力物力投資。企業(yè)人事管理的資料收集、歸檔要經(jīng)過安全整理，確保安全，不會(huì)丟失，確保資料的完整性，準(zhǔn)確性。電子檔文件要定期備份、多備份，分開貯存，儲(chǔ)存媒介要及時(shí)檢修，減少物理原因以及人為原因造成的損失。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，萬(wàn)無一失，機(jī)密資料不會(huì)丟失或者盜取，保障企業(yè)的權(quán)益不受侵害。

其次，在日常的人事管理應(yīng)用系統(tǒng)中，管理人員應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。目前我國(guó)的人事管理信息軟件在具體的業(yè)務(wù)工作方面沒有得到有效的聯(lián)系和整合，從而使工作人員在使用軟件時(shí)，經(jīng)常導(dǎo)致工作中有紕漏以及疏忽，影響了人事工作的正常流程。在人事信息的共享方面，也沒有對(duì)其進(jìn)行有效的整合，軟件的功能和信息資源都和本部門有著非常緊密的聯(lián)系，卻忽略了其他相關(guān)部門的需求，缺少對(duì)信息資源的整合力度，不能及時(shí)地進(jìn)行信息的更新和軟件的維護(hù)。因?yàn)槠髽I(yè)的人力資源信息是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，一年中其人力結(jié)構(gòu)一會(huì)有一些相應(yīng)的變化，在工資報(bào)酬獎(jiǎng)勵(lì)方面也會(huì)有所調(diào)動(dòng)等，所以人事管理的工作人員應(yīng)該及時(shí)更新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)

六、結(jié)束語(yǔ)

人事管理信息化建設(shè)一定要從自身出發(fā)，選擇符合自身發(fā)展的合適的軟件。每個(gè)企業(yè)都有著自身發(fā)展的特殊性，為了使人力資源管理信息化有效實(shí)施，便于操作和維護(hù)管理，企業(yè)一定要根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的人力資源系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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