關于檔案管理信息化的思考

摘 要：電腦技術(shù)的飛速前進讓我們進入到信息化階段。伴隨著信息化的前進，以往的檔案管理形式已經(jīng)不能夠滿足數(shù)字化檔案管理的需求，在檔案管理作業(yè)中現(xiàn)已普遍使用電子檔案，在新階段檔案管理所追求的宗旨是檔案信息化。在信息化環(huán)境下怎樣增強檔案管理作業(yè)是檔案管理者所面對的新科目。

關鍵詞：檔案管理；信息化；思考；

文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-09-00-01

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。這是一個長期的發(fā)展過程，這一過程中，要不斷的采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提升檔案管理和使用的現(xiàn)代水平。

一、當前檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時，會體現(xiàn)和別的運用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災難；軟件：受到病毒侵入。

（二）標準化、法制化的挑戰(zhàn)

因為檔案本身的繁瑣性，國內(nèi)政府的檔案管理系統(tǒng)十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因為多處管理，各自有各自的規(guī)則，導致了管理規(guī)范化統(tǒng)一難。檔案方面依據(jù)的法律法規(guī)較少，乃至對達50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關的法律根據(jù)，導致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。

（三）技術(shù)支持不全面

一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

二、加強檔案信息化管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變管理模式

伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)的前進為現(xiàn)在檔案管理的前進供應了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進。現(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復、多平臺的使用，必須經(jīng)過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運用價值，可以為經(jīng)濟前進、科學技術(shù)前進等方面供應更加完整、更加便利、更加高效的服務；可以創(chuàng)建出更高的社會以及經(jīng)濟利益，促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰(zhàn)術(shù)能源。

（二）加強基礎設施建設

電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數(shù)據(jù)塊、精準度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質(zhì)簡介以及編寫內(nèi)目次，還能夠供應庫房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應服務和檔案計算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡措施的運用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創(chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡。使每一項作業(yè)都網(wǎng)絡化，增強檔案的使用。

（三）建立有效的信息系統(tǒng)

首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（四）提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學及檔案自動化管理等有關專業(yè)知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造及培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法建立復合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。

三、結(jié)束語

檔案是我們?nèi)祟愃?jīng)歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實性以及原始性為前提，是信息的重要構(gòu)成部分。增強檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準，充分施展檔案的信息能力。

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