簡(jiǎn)述內(nèi)部控制對(duì)集裝箱場(chǎng)站業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的優(yōu)化作用

摘 要：集裝箱場(chǎng)站指辦理集裝箱重箱或空箱裝卸，轉(zhuǎn)運(yùn)，保管，交接的場(chǎng)所。它是集裝箱運(yùn)輸關(guān)系方的重要組成，在集裝箱運(yùn)輸中起到重要作用。

近年來(lái)國(guó)際貿(mào)易的快速發(fā)展，世界各大集裝箱運(yùn)輸海運(yùn)公司的紛紛結(jié)盟，促使國(guó)際集裝箱運(yùn)輸向著進(jìn)一步縮短運(yùn)輸周期、降低運(yùn)輸成本、提高服務(wù)質(zhì)量的趨勢(shì)發(fā)展，因此對(duì)集裝箱運(yùn)輸信息系統(tǒng)提出了智能化、自動(dòng)化和協(xié)同化的發(fā)展要求。

關(guān)鍵字：內(nèi)部控制；集裝箱場(chǎng)站；信息系統(tǒng)；優(yōu)化作業(yè)；

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-09-00-01

引言：隨著行業(yè)內(nèi)管理水平的不斷提高，集裝箱船公司對(duì)與其有合作關(guān)系的集裝箱場(chǎng)站的服務(wù)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。集裝箱場(chǎng)站為了空箱箱源，按照集裝箱船公司的要求，不斷改進(jìn)自身的作業(yè)流程和作業(yè)管理信息系統(tǒng)。在此過(guò)程中，為了盡快適應(yīng)船公司的發(fā)展，場(chǎng)站往往會(huì)出現(xiàn)由于系統(tǒng)不穩(wěn)定帶來(lái)的內(nèi)部控制失控問(wèn)題，而這一問(wèn)題又反作用于信息系統(tǒng)。也就是說(shuō)，內(nèi)部控制的及時(shí)、有效嵌入對(duì)完善該類(lèi)公司信息系統(tǒng)的建立健全具有積極作用。

一、角色定義模塊規(guī)范操作員權(quán)限

集裝箱場(chǎng)站信息系統(tǒng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)人機(jī)互動(dòng)，將生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程在信息網(wǎng)絡(luò)中重述，并利用信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率和管理效率，進(jìn)而規(guī)范人員的操作，做到定崗定責(zé)，避免授權(quán)管理不當(dāng)以及信息泄露或損毀。

角色定義模塊的開(kāi)發(fā)可以很好的滿足以上要求。這一模塊通過(guò)命令集合的方式，將業(yè)務(wù)流程中各人機(jī)互動(dòng)節(jié)點(diǎn)的操作指令進(jìn)行組合，滿足節(jié)點(diǎn)中某類(lèi)人員的特定操作，用這種方式按照作業(yè)段進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化分工，從而做到不越權(quán)，不專(zhuān)權(quán)，各負(fù)其責(zé)。

二、審批審核模塊規(guī)范流程安全

按照內(nèi)部控制的要求，在作業(yè)流程的特定節(jié)點(diǎn)上，例如空箱進(jìn)場(chǎng)、貨物裝箱、裝車(chē)裝船、完船處理、業(yè)務(wù)檢算、計(jì)費(fèi)處理、結(jié)費(fèi)開(kāi)票等，都需要進(jìn)行正向及反向處理的審批與反審批，這就需要信息系統(tǒng)包含審批審核模塊。通過(guò)該模塊，在將上游工作進(jìn)行審核確認(rèn)，或者將下游工作逐步進(jìn)行反向修正，都能夠確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性，最終將業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確的反應(yīng)到財(cái)務(wù)核算中。

三、信息可追溯設(shè)計(jì)讓流程更具自律性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的一大優(yōu)勢(shì)，就是能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的所有操作都進(jìn)行記錄，優(yōu)化了內(nèi)部結(jié)構(gòu)，減少了不必要的環(huán)節(jié)，提高整體性能和反應(yīng)速度，并能提供全面的增值服務(wù)，還能形成日志文件，從而大大提高了工作效率。

在集裝箱場(chǎng)站為了提高監(jiān)控力度，日志文件起到了重要作用。

（一）在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，日志文件要包含操作員等必要的信息，從而做到監(jiān)控有效；

（二）要在明細(xì)查詢(xún)中，能夠顯示流程中各個(gè)作業(yè)段的操作人及審批（核）人信息，讓下游用戶(hù)能夠清楚上游信息的來(lái)源點(diǎn)，從而對(duì)上游進(jìn)行監(jiān)督。

四、外部系統(tǒng)對(duì)接讓信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加高效準(zhǔn)確

在集裝箱場(chǎng)站的日常作業(yè)中，與船公司、碼頭公司、代理公司、貨主等的信息溝通是不斷發(fā)生的。大部分場(chǎng)站的做法是將從以上公司取得的信息，如下貨紙、設(shè)備交接單等，手工錄入本公司生產(chǎn)信息系統(tǒng)，進(jìn)而開(kāi)展后續(xù)的操作，這在早期的場(chǎng)站中是普遍使用的處理方式。這種方式的缺點(diǎn)一是容易出錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致后續(xù)的一系列錯(cuò)誤；二是工作量增加，工作效率低下；三是對(duì)錄入人員的職業(yè)道德要求較高。

但是，如果能夠?qū)⑼獠啃畔⑴c內(nèi)部的信息系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，就能夠較好的解決以上問(wèn)題，在這里就體現(xiàn)出了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的重要性。與外部公司通過(guò)計(jì)算機(jī)報(bào)文傳遞信息，與其進(jìn)行信息交換，即能夠合理配置資源，節(jié)省信息維護(hù)成本，又能夠提高信息溝通效率，提升場(chǎng)站管理水平，特別是能夠大大降低錄入人員舞弊的可能性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制外部化。

五、自檢糾錯(cuò)功能的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)優(yōu)化了人機(jī)界面

在場(chǎng)站信息系統(tǒng)中，自檢預(yù)警和自檢糾錯(cuò)功能是滿足內(nèi)部控制要求的最直接體現(xiàn)。作為公共場(chǎng)站，因?yàn)橄鋵俟据^多，每周的航次也會(huì)很多，操作人員在維護(hù)業(yè)務(wù)信息時(shí)很容易在件重尺、提單號(hào)、船名航次、中轉(zhuǎn)港、箱型箱量等方面出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。這就要求集裝箱場(chǎng)站一方面在操作流程上設(shè)置必要的復(fù)核，另一方面要按照使用習(xí)慣在信息系統(tǒng)中加入必要的停止或警告觸發(fā)設(shè)置。

六、內(nèi)部控制管理要求加強(qiáng)車(chē)載系統(tǒng)的應(yīng)用

無(wú)論是為了加強(qiáng)管控，提高生產(chǎn)效率，還是為了降低運(yùn)行成本，集裝箱場(chǎng)站作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)裝卸機(jī)械的管理都為信息系統(tǒng)的改進(jìn)提出了新的要求。當(dāng)前無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成熟，使得車(chē)載系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用成為了可能。車(chē)載系統(tǒng)模塊的開(kāi)發(fā)為全流程信息化的實(shí)現(xiàn)提供了途徑和工具。通過(guò)這一系統(tǒng)，可以有效的將箱管、出口操作員、作業(yè)司機(jī)、箱邊理貨員等崗位作業(yè)信息進(jìn)行即時(shí)的溝通，在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí)，提高調(diào)度效率，降低機(jī)械運(yùn)行成本。

總之，內(nèi)部控制在確保集裝箱場(chǎng)站合法經(jīng)營(yíng)、提高資產(chǎn)安全的同時(shí)，對(duì)從事該類(lèi)業(yè)務(wù)的企業(yè)在生產(chǎn)管理信息化建設(shè)方面，在提高經(jīng)營(yíng)績(jī)效、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程方面也發(fā)揮了不可或缺的作用。

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