計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)早已進(jìn)入了千家萬戶，并且在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、經(jīng)濟(jì)、國防等各個(gè)領(lǐng)域和人們生活中得到了廣泛的應(yīng)用。而與此同時(shí)，我國絕大部門的檔案管理還處于初級(jí)階段——人工管理階段，總體狀況是：綜合性檔案室大多是室藏內(nèi)容較復(fù)雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的、以案卷不丟失、不損毀為原則，加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案及不同類別檔案的歸檔整理方法要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面，檔案的電子信息化完全得不到發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：檔案；計(jì)算機(jī)；管理

中圖分類號(hào)：G270.7

怎樣才能將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字現(xiàn)代化管理呢？

檔案管理中，計(jì)算機(jī)相對(duì)于手工具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，例如：成本低廉、壽命長、保密性強(qiáng)、存儲(chǔ)量大、可靠性高、查詢方便、檢索方面等等諸多優(yōu)點(diǎn)，計(jì)算機(jī)的這些優(yōu)勢(shì)大大提高了檔案管理的效率，為檔案部門和世界接軌、正規(guī)化管理和科學(xué)化的重要條件。此外，運(yùn)用計(jì)算機(jī)鑒定、分類、編目、組卷，運(yùn)行各種分析和統(tǒng)計(jì)等。這些工作，如果用人工操作是非常繁瑣的，計(jì)算機(jī)就能把這些繁瑣的工作進(jìn)行信息化的處理，提高了管理水平、工作進(jìn)度，加快了工作質(zhì)量和效率。應(yīng)用計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案的檢索、編目、查詢管理和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，提高了檔案工作整體水平的另一個(gè)重要方面。它的突出優(yōu)點(diǎn)除信息量大、準(zhǔn)確行高、速度快知網(wǎng)，就是一場(chǎng)輸入和多次輸入，實(shí)現(xiàn)重復(fù)利用和互聯(lián)網(wǎng)共享及檢索。從而滿足檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求，促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合，同時(shí)，也順應(yīng)了社會(huì)信息化發(fā)展的客觀要求

1 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用

1.1 檢索方便。與傳統(tǒng)的手工檢索檔案相比，計(jì)算機(jī)的檢索不僅速度快、質(zhì)量高，檢索途徑也及其豐富。并且檢索結(jié)果的顯示也是非常的多樣性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)驚喜檔案檢索，能具體檢索到每一個(gè)文件，還根據(jù)不同的檢索途徑隨意組合，因而檢索的結(jié)果都能精準(zhǔn)的找到所要的文件。

1.2 查找方便。由于各個(gè)檔案室的條件不一樣，有的用檔案柜裝放檔案，有的用密集架，但都存在一個(gè)問題，那就是當(dāng)要查某一份文件時(shí)，每次都要花費(fèi)不少時(shí)間，不能快速的查找。但如果我們將每一份文件所在的位置一一記錄在某一檔案應(yīng)用軟件中，只要我們輸入文件名稱或文號(hào)就可以快速的查找到文件所在的位置。如果條件允許還可以將檔案分頁進(jìn)行掃描，并與檔案名稱鏈接，這樣只要輸出文件名稱或文號(hào)就可以快速的實(shí)現(xiàn)檔案的查找，既方便快捷又減少了對(duì)檔案原件的損毀。

1.3 整理編目。整理編目是檔案管理中的基礎(chǔ)，也是編目整理的必經(jīng)步驟。計(jì)算機(jī)以其強(qiáng)大的功能功實(shí)用性極強(qiáng)的軟件，在整理檔案信息方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，計(jì)算機(jī)能編制出合格的目錄用于檔案使用和管理。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案之前，需要做好著錄和標(biāo)引，處理輸入系統(tǒng)之內(nèi)的信息是計(jì)算機(jī)的工作，但是查詢的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，是計(jì)算機(jī)無法判定的，由此可以看出著錄和標(biāo)引工作非常的重要。其工作做的好好不好，會(huì)對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生影響。著錄和標(biāo)引的工作，對(duì)技術(shù)和耐心要求其高，工作量大，及其繁瑣復(fù)雜，并且標(biāo)引和著錄的時(shí)候還要全面并準(zhǔn)確無誤。雖然計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力非常大，但是著錄和標(biāo)引是基礎(chǔ)工作，只有準(zhǔn)確無誤的把這些信息輸入，才能確保以后用計(jì)算機(jī)查詢的時(shí)候快捷而又準(zhǔn)確。

1.4 檔案統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)在整個(gè)檔案管理中占據(jù)舉足輕重的地位。檔案統(tǒng)計(jì)是指在數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，用數(shù)字將檔案管理的規(guī)律表達(dá)出來的活動(dòng)。在檔案統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化的發(fā)展中，計(jì)算機(jī)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力展現(xiàn)出極大的優(yōu)勢(shì)。計(jì)算機(jī)在檔案統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用有2個(gè)方面的表現(xiàn)。1.統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量，比如某個(gè)類別、某個(gè)作者統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況，比如某年某月某日某時(shí)某刻檔案的查詢次數(shù)，并以此數(shù)據(jù)得到年報(bào)月報(bào)日?qǐng)?bào)。方便檔案工作者對(duì)檔案利用率的詳細(xì)了解，并為以后的檔案管理中提供數(shù)據(jù)支撐。

1.5 檔案的修補(bǔ)、復(fù)制?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與傳統(tǒng)檔案管理有很大區(qū)別，如果用傳統(tǒng)辦法對(duì)檔案修補(bǔ)非常繁瑣，而計(jì)算機(jī)軟件就能輕松進(jìn)行糾錯(cuò)，只需運(yùn)用軟件重新修改、編輯和錄入，使檔案的修補(bǔ)復(fù)制工作變動(dòng)輕松而有效。

1.6 電子音像檔案。電子音像檔案包括影像視頻、音像、照片、底片和圖片等資料，我們可以對(duì)照片和圖片進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子圖像，圖像較傳統(tǒng)方法更清晰；對(duì)視頻和音像資料用視頻采集卡和相卡進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，使之成為電子資料，這些轉(zhuǎn)化的電子資料我們可以任意復(fù)制而不至于破壞，比傳統(tǒng)方法高效快捷，最為重要的是存儲(chǔ)時(shí)間長，避免電子音像檔案的丟失和損傷。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在的問題

2.1 網(wǎng)絡(luò)安全問題。伴隨著網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，檔案資料的網(wǎng)上管理的安全性和可靠性面臨挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)的不安全因素增加，也限制了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。一般的規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶迅猛增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的安全性、危險(xiǎn)性和效益都以幾何數(shù)字增加。當(dāng)前對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全帶來挑戰(zhàn)的主要有：不法黑客使用各種手段的入侵、針對(duì)各種系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)病毒的侵入以及來自外部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，一些黑客高手能輕松突破現(xiàn)有的防火墻，造成檔案信息的泄露，我們應(yīng)該對(duì)重要的檔案信息采用內(nèi)網(wǎng)。

2.2 電子文件的原始性和易被破壞問題。電子文件檔案雖然管理方便，但是電子檔案的原始性容易遭到破壞，這是世界難題，原因是電子文件容易被修改，并且按照現(xiàn)有技術(shù)很難識(shí)別真假。信息化和網(wǎng)絡(luò)化的到來，電子文檔的安全問題日益突出，如今世界各地基本上都能聯(lián)網(wǎng)，面對(duì)數(shù)以萬計(jì)的網(wǎng)絡(luò)接入，網(wǎng)絡(luò)黑客可能來至世界各地，電子文檔的安全性面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2.3 檔案工作人員知識(shí)水平較低。在檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，人是最重要的因素，檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化管理離不開人，各種技術(shù)及軟硬件都必須通過檔案工作人員才能發(fā)揮作用，檔案館的數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案員提出了更高的要求—不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。而目前我國檔案隊(duì)伍素質(zhì)仍比較低，檔案室內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，還不能適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)高速發(fā)展的需要。

3 解決的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化檔案保管措施。為了強(qiáng)化檔案保管我們應(yīng)該添置新的技術(shù)裝備，例如防磁柜的運(yùn)用、自動(dòng)溫度控制系統(tǒng)的運(yùn)用、多磁盤備份系統(tǒng)的運(yùn)用、硬件防火墻系統(tǒng)的運(yùn)用等等，通過添置新設(shè)備來保證電子檔案的安全。此外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，新的技術(shù)設(shè)備和原件可能與原有的裝備相沖突，對(duì)于這種情況，我們要對(duì)硬件磁盤等進(jìn)行備份，確保電子檔案的完整。

3.2 解決好電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題。對(duì)現(xiàn)有的電子文件特性進(jìn)行深入研究，從生成歸檔等一系列的環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管分析，對(duì)重要的原始文件資料，進(jìn)行手工保存，確保原始、安全、真實(shí)。檔案管理自動(dòng)化過程中，有些是跨行業(yè)、跨部門的，我們制定標(biāo)準(zhǔn)化，并且嚴(yán)格執(zhí)行。

3.3 加大檔案人員培訓(xùn)力度。目前，檔案管理工作人員，大都是身兼多職，對(duì)新技術(shù)缺乏了解，我們要加大信息技術(shù)的培訓(xùn)，培養(yǎng)和儲(chǔ)備檔案管理人才。檔案管理部門要制定培訓(xùn)計(jì)劃，加大資金投入，定期對(duì)各部門、各組織，有計(jì)劃分批次的培訓(xùn)，從而確保檔案管理信息化進(jìn)程。

3.4 缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案管理行業(yè)的細(xì)分化趨勢(shì)，當(dāng)前現(xiàn)有的制度標(biāo)準(zhǔn)和模式存在諸多差異，因而造成了標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，當(dāng)前各個(gè)部門和單位之間，要加強(qiáng)交流、加強(qiáng)溝通、加強(qiáng)合作，各部門各單位之間統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作，就變得當(dāng)務(wù)之急。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新非常迅猛，還有各個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)水平也不同，所以在技術(shù)上很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，這就給檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化帶來困難。

4 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，還應(yīng)做好以下幾方面的工作

4.1 重點(diǎn)優(yōu)先，逐步推進(jìn)。檔案管理的作用就是為社會(huì)所用，而計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用大大提高了利用效率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理中，要有主次之分，根據(jù)檔案資料的價(jià)值、重要性、利用率、是否開放等等，對(duì)檔案資料進(jìn)行排隊(duì)處理，可以將利用率較高的和開放的檔案資料優(yōu)先整理，逐步進(jìn)行推進(jìn)，注意輕重緩急，最后全面完成。這樣不但能讓檔案管理計(jì)算機(jī)化加快，，還能將檔案變成更可被社會(huì)有效利用的資源。

4.2 配置到位，加大投入。為了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，我們要對(duì)檔案管理進(jìn)行全面的投入，首先是資金投入，購置安裝新的設(shè)備，開發(fā)適應(yīng)時(shí)代的軟件，硬件技術(shù)更新、維護(hù)、升級(jí)，對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行更換。其次是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。計(jì)算機(jī)是先進(jìn)的工具，是現(xiàn)代化檔案管理手段不可缺少的，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案資料，方便、及時(shí)、省時(shí)、省力，提高了工作效率的同時(shí)也減少了人力和財(cái)力的浪費(fèi)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)需要占用單位大量的空間，利用計(jì)算機(jī)管理就可以減少檔案的空間占用，保存信息更加方便簡單，也增加了保密程度。計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量很大，由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、題目等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)對(duì)外查閱檔案資料，都能做到高效、快捷、準(zhǔn)確。

4.3 重視創(chuàng)新，提升管理。要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，必須有具備現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。檔案工作人員在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要具備豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，更好懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)。檔案管理工作不僅需要?jiǎng)?chuàng)新，更要會(huì)創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷完善，在創(chuàng)新中得到一步一步的提升。

5 結(jié)束語

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)是我們生活和工作必不可少的一部分，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)發(fā)展，全球化趨勢(shì)更為明顯，我們檔案管理工作也要跟得上時(shí)代的步伐，趕上世界的腳步。檔案管理目前有幾個(gè)緊迫的任務(wù)要做：（1）制定行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于管理。（2）開發(fā)功能更為完善的處理軟件。（3）檔案管理細(xì)分化，對(duì)電子文件和電子文檔歸類細(xì)分，保證檔案資料的齊全和有效。（4）創(chuàng)建全國檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。這些都是當(dāng)今面臨的任務(wù)，檔案信息化才是以后檔案管理的必然。

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作者簡介：劉洪月，女，河北廊坊人，助理工程師，本科，研究方向：計(jì)算機(jī)在檔案方面的利用。

作者單位：廊坊市廣陽區(qū)檔案局，河北廊坊 065000