小型連鎖超市審批系統(tǒng)的開發(fā)

摘 要：本系統(tǒng)適用于小型連鎖超市，主要是從總體上對審批進(jìn)行管理。本系統(tǒng)具有我的桌面、審批申請、審批跟蹤、審批事項、手寫簽批、查詢、流程管理、歸檔管理、交流中心和系統(tǒng)管理等功能。本系統(tǒng)界面友好、直觀，操作簡便，系統(tǒng)中的多級權(quán)限管理等也可以保證數(shù)據(jù)的安全可靠。

關(guān)鍵詞：連鎖超市；審批；管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：F721.7

小型連鎖超市管理的對象眾多，環(huán)節(jié)也眾多，面對這眾多的對象和環(huán)節(jié)，要搞好管理，就必須采用分層管理，并層層把關(guān)。而審批便是實現(xiàn)分層管理，層層把關(guān)最基本的體現(xiàn)。

1 系統(tǒng)分析

小型連鎖超市各類門店眾多，且分布在不同地區(qū)。在這種情況下，會使管理變得層次較多，環(huán)節(jié)也比較多。為了使管理更加到位，審批就必不可少。這種審批，不僅是多層次的需要，也是不同環(huán)節(jié)的需要。對直接面向終端銷售的小型連鎖超市而言，增加中間的審批環(huán)節(jié)，可以減少差錯，同時，也可以強化責(zé)任心。

對小型連鎖超市而言，需要審批的環(huán)節(jié)很多，比如，采購審批、合同審批、財務(wù)審批、價格審批、促銷審批等等。審批不是相關(guān)流程的全部，但卻是其中重要的、不可或缺的一個環(huán)節(jié)。

審批的核心是流程和權(quán)限。流程是指審批的具體流程，包括那些需要審批，如何申請，需要幾個審批環(huán)節(jié)等。這些流程可以是通用的，也可以是自定義的。權(quán)限是指誰有資格提出申請，誰可以審批，包括中間審批人和最終審批人。流程我們可以建一批通用的，但也應(yīng)提供自定義流程的功能，審批人完全可以通過對用戶權(quán)限的設(shè)定來解決。

審批是可以在具體系統(tǒng)中實現(xiàn)的，但對于一個有多項審批權(quán)限的人而言，這樣就會變得比較麻煩。所以，借鑒協(xié)同辦公的理念，把審批集中起來，而相應(yīng)的審批提示會在其辦公平臺中出現(xiàn)，這樣的話，會提高效率的。

結(jié)合具體情況，小型連鎖超市審批系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：

（1）可以自行定義審批流程。包括不同的環(huán)節(jié)和單據(jù)，可以定義審批級數(shù)，指定相應(yīng)的審批人，還可以根據(jù)金額進(jìn)行額度控制。

（2）可以進(jìn)行權(quán)限控制。

（3）可以對審批進(jìn)行跟蹤，并以待辦事項的方式進(jìn)行提醒。

（4）審批完成后應(yīng)可以進(jìn)行正常的歸檔操作。

（5）還應(yīng)有一些擴展的功能，例如手寫的簽批，無線功能等。

（6）支持單據(jù)的多級審批，可以實現(xiàn)完整的電子審批流程。也可集中審批各種單據(jù)，以提高工作效率。

2 系統(tǒng)功能

小型連鎖超市審批系統(tǒng)具有我的桌面、審批申請、審批跟蹤審批事項、手寫簽批、查詢、流程管理、歸檔管理、交流中心和系統(tǒng)管理等功能。

小型連鎖超市審批系統(tǒng)的具體功能如圖1所示。

2.1 我的桌面

我的桌面主要包括個人資料、公告、通知管理等。用于對個人資料進(jìn)行修改和獲得通知及公告等。

2.2 審批申請

審批申請是個人提出申請的地方，包括了與個人申請相關(guān)的審批申請、我的記錄，以及未完成的申請――暫存記錄等。對于不合格的、或未批準(zhǔn)的申請都放在了退件重辦了。如果申請是文件形式的話，還需要上傳附件。另外，緊急的申請可以申請加急。

2.3 審批跟蹤

審批跟蹤是對已提請的審批進(jìn)行監(jiān)控，看一下目前流程走到了那一步，也可以在此對提請的事項進(jìn)行催辦。

2.4 審批事項

此處是對申請進(jìn)行審批的地方。它包括了待審申請和審批記錄等功能。在這里，可以集中批量對申請進(jìn)行審批，也可以單獨審批。審批完成后，記錄將從待審申請中轉(zhuǎn)到審批記錄中，同時，進(jìn)行反饋。

2.5 手寫簽批

此功能屬于擴展功能，主要是考慮目前手寫屏（含電腦和手機）的應(yīng)用越來越廣，在審批中是可以進(jìn)行手寫操作的。

2.6 查詢

這是管理系統(tǒng)常見的功能，可以我們需要的各種查詢，例如審批記錄查詢、審批流程查詢等等，也可以逐步演化為審批專家。

2.7 流程管理

主要用于創(chuàng)建工作流程，如加班補助、年假等。我們把審批流程中共性的東西抽取出來，可以發(fā)現(xiàn)，一個流程是可以細(xì)化為申請表、流程和動作幾個部分。因此，在流程管理下面又可以劃分出申請表類別、申請表設(shè)計、流程類別、流程設(shè)計、動作類別和動作設(shè)計幾個功能。動作是指可選擇的操作，如審批時，可選擇同意和不同意，不同意又可以再分為退回重辦和直接否定等動作。

2.8 歸檔管理

歸檔管事類似于檔案管理，包括了歸檔分類、審批歸檔，以及歸檔檢索等功能。通過它，可以把審批后的材料歸檔保存。

2.9 交流中心

交流中心主要用于交流。在此不再多說。

2.10 系統(tǒng)管理

此功能包括人員管理、角色管理、部門管理、崗位管理、數(shù)據(jù)字典以及密碼修改等。其中，人員管理、角色管理、部門管理、崗位管理都是服務(wù)于權(quán)限控制的。

3 相關(guān)問題

3.1 與其他系統(tǒng)的關(guān)系

本系統(tǒng)更像是一個辦公系統(tǒng)，把審批的內(nèi)容集中起來，以方便審批都進(jìn)行集中審批。在其它系統(tǒng)中也存在審批環(huán)節(jié)或者功能，它們更多地是作為一窗口，跳轉(zhuǎn)到此系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的處理。處理的結(jié)果可以反饋到各系統(tǒng)中。

3.2 權(quán)限控制

在審批管理中，權(quán)限控制是非常重要的。什么人可以審批什么，可以批多少錢，這些都需要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并且不能出現(xiàn)差錯。在本系統(tǒng)中，我們通過角色、部門和崗位等多重控制來實現(xiàn)對權(quán)限的控制，雖然會顯得的麻煩一些，但效果會好一些。

3.3 記錄跟蹤

審批由于涉及到權(quán)力和責(zé)任，所以，必須進(jìn)行詳盡的記錄。在手工操作中，這個問題很好解決，但在計算機管理中，這個問題可能會稍顯復(fù)雜。在做跟蹤記錄時，必須做到時間、地點和人員的統(tǒng)一。時間可以取系統(tǒng)的當(dāng)前日期和時間，地點是針對計算機的，可以用IP地址代替，而人員則是取系統(tǒng)的當(dāng)前用戶。這樣的話，對小型連鎖超市審批系統(tǒng)來說，必須保證系統(tǒng)時間的準(zhǔn)確，每臺機器是固定的IP，并且，進(jìn)入系統(tǒng)的第一個界面就是登錄。只有登錄通過后，才能進(jìn)入到后面相應(yīng)的界面。

小型連鎖超市審批系統(tǒng)主要是對超市的各式各樣的審批進(jìn)行管理的，相信它的使用，會使小型連鎖超市的銷售更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：

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[2]潘剛，王安志，徐寶磊.工作流網(wǎng)上行政審批系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].四川文理學(xué)院學(xué)報，2012（02）：71-73.

作者簡介：趙泉（1964-），男，山西平定人，教授，研究方向：信息檢索、數(shù)據(jù)分析處理。

作者單位：遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，遼寧大連 116052