企業(yè)檔案工作服務于生產(chǎn)經(jīng)營的探索和思考

淮北礦業(yè)集團公司檔案館 安徽淮北 235006

摘要：企業(yè)檔案工作是企業(yè)技術創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、安全管理、節(jié)能環(huán)保等活動的基礎性工作，也是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分。企業(yè)對檔案工作規(guī)范管理、不斷創(chuàng)新，可以提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息資源；規(guī)范管理

淮北礦業(yè)集團有限責任公司是以生產(chǎn)煤炭和煤化工產(chǎn)品為主，多種經(jīng)營、綜合發(fā)展的大型企業(yè)集團。前身為淮北礦務局，始建于1958年5月，1998年3月改制為淮北礦業(yè)集團有限責任公司。礦區(qū)保有煤炭儲量80多億噸，是國家“十二五”重點建設的14個大型煤炭生產(chǎn)基地之一。公司名列2013年中國企業(yè)500強第212位、煤炭企業(yè)100強第18位。曾榮獲全國“五一”勞動獎狀、中華環(huán)境友好能源企業(yè)、國家首批礦產(chǎn)資源綜合利用示范基地、安徽省循環(huán)經(jīng)濟示范企業(yè)等多項榮譽稱號。

淮北礦業(yè)集團公司檔案管理工作始終圍繞中心，做好服務領導、服務機關、服務基層三個層面工作。在企業(yè)快速發(fā)展的同時，檔案管理工作成效顯著。淮北礦業(yè)集團公司檔案館于1991年晉升為國家一級檔案管理單位；多次被評為全國煤炭檔案工作先進單位；2003年被評為全國檔案工作優(yōu)秀集體。

1堅持檔案工作為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務

企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動真實的歷史記錄，是企業(yè)的重要信息資源。企業(yè)檔案工作是企業(yè)技術創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、安全管理、節(jié)能環(huán)保等活動的基礎性工作。因此檔案工作也是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程。企業(yè)對檔案工作規(guī)范管理、不斷創(chuàng)新，可以提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務。

近年來，淮北礦業(yè)集團公司緊緊圍繞企業(yè)做大做強、快速發(fā)展這一中心工作，以工程項目檔案為抓手，堅持“絕不因項目檔案驗收不合格而貽誤整個項目驗收”的理念，采取了一系列積極有效的措施。2010年以來，先后圓滿完成了楊柳、青東、袁二、袁一等新建礦井項目檔案驗收，得分全部在90分以上，其中袁一礦取得安徽省基本建設檔案驗收最高分96分，作為國家檔案局項目建設試點單位，得到國家檔案局有關領導的高度評價。

1.1 提升管理理念，強化制度建設

管理上水平，理念是保證，制度是根本。在這一思想指導下，淮北礦業(yè)集團公司加大對新項目檔案管理標準化建設的力度，培養(yǎng)并樹立“有檔必歸，確保檔案資料齊全、完整、準確”的理念。隨著項目檔案工作的不斷推進，項目檔案的規(guī)范整理及驗收工作已走上正規(guī)。

根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，制訂下發(fā)了《淮北礦業(yè)集團公司檔案工作評估標準》《淮北礦業(yè)集團公司（工程）籌備期間檔案工作指導意見》《淮北礦業(yè)集團公司招投標檔案管理辦法》等專門性管理文件，從制度上加以規(guī)范管理，在落實上采取過硬措施，理順了銜接環(huán)節(jié)，明確了控制節(jié)點，消滅了檔案管理盲區(qū)，促進了集團公司檔案管理工作水平的不斷提升。

1.2搭建管理平臺，狠抓責任主體

一是抓領導管理協(xié)調(diào)責任主體。在工作中，檔案工作納入了領導的議事日程，納入了企業(yè)的規(guī)章制度，納入了企業(yè)的工作流程。分管領導注重宏觀把控，檔案管理部門注重與各職能部門協(xié)調(diào)，取得各職能部室的支持，促使管理規(guī)范化、精細化，使責任主體更加明確、責任更加具體，從而規(guī)范推進各項工作。

二是抓職能單位收集歸檔責任主體。堅持把檔案工作責任分解到施工方、監(jiān)理方、礦方各個層面，實行分口包保和逐級負責制，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。實行檔案管理風險抵押制度，保證竣工資料按期移交。同時，集團公司檔案館與建設發(fā)展部及時溝通信息，掌握工程進展情況，總體部署重大項目檔案管理工作，嚴格落實“三同步”制度。

三是抓檔案管理部門督導檢查責任主體。為確保項目檔案的齊全、完整、真實、準確，集團公司檔案館采取了多種形式加強工作的引領和督導。采取聽取匯報、現(xiàn)場詢問、實地查看等方式進行，了解掌握檔案管理的真實情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見。

1.3加大培訓力度，提升隊伍素質(zhì)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，工作人員的頻繁調(diào)動，檔案人員素質(zhì)的提升迫在眉睫。為此，淮北礦業(yè)集團公司重點做了以下工作：

一是定期組織業(yè)務知識培訓。圍繞《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學技術案卷構成的一般要求》和其它相關規(guī)定，對集團公司所屬二級單位的檔案專、兼職人員進行檔案管理培訓，取得了很好的學習效果。

二是注重實踐操作能力培訓。針對基層檔案人員無工作經(jīng)驗、業(yè)務能力不強的特點，組織其到集團公司檔案館接受專業(yè)的、面對面的實踐操作培訓，對在檔案的審查、收集、整理等過程中存在的問題及時予以糾正，使檔案員逐步熟悉項目檔案收集、整理和保管的操作流程和規(guī)范，提高實踐操作水平。

2不斷提升企業(yè)檔案工作管理水平

2.1發(fā)出聲音，提高檔案工作的重視程度

定期召開檔案工作座談會，由各部處室一把手和一名兼職檔案網(wǎng)員參加。重點介紹檔案工作的流程、業(yè)務職能，宣傳檔案工作成績，同時發(fā)放評分表讓各業(yè)務處室也對檔案館的工作給予評價。各部門對座談會反響很好，很多領導固有的看法有了改變，不再認為檔案館是個清閑單位、檔案工作無足輕重。

2.2提高標準，推進檔案數(shù)字化

早在2005年，淮北礦業(yè)集團公司就已經(jīng)安裝使用“東方飛揚”檔案管理系統(tǒng)，技術檔案達到目錄數(shù)字化，文書檔案90%達到全文數(shù)字化。近兩年主要解決了特殊載體檔案的數(shù)字化問題，淮北礦業(yè)集團公司是個有50多年歷史的企業(yè)，每年都有大量的特殊載體檔案產(chǎn)生，特別是獎牌、證書、照片的數(shù)量已經(jīng)非?？捎^，如果不數(shù)字化，利用起來非常不方便，有時候為了找一個獎牌需要花費很大的體力翻找，企業(yè)從2012年開始對這些特殊檔案進行數(shù)字化，目前，特殊載體檔案已經(jīng)全部數(shù)字化。

3注重檔案信息開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務

3.1為企業(yè)擴大生產(chǎn)提供準確資料

科技檔案對企業(yè)生產(chǎn)、建設和發(fā)展，具有舉足輕重的作用，如在技術改造設計中特別是老系統(tǒng)設計改造中，通過科技檔案的查閱，提高了設計工作的效率，減少了工程設計工作量，縮短了設計時間?；幢钡V業(yè)集團公司朱莊煤礦隨著資源枯竭、采場萎縮、老采區(qū)的報廢、采掘活動的減少，礦井通風系統(tǒng)必須進行優(yōu)化、改造，提高通風能力，改善通風狀況，才能滿足安全生產(chǎn)與產(chǎn)量的需要。通過查閱相關采區(qū)方案設計報告，技術部門參照區(qū)段設計圖紙、測定掌握了各類巷道的基本通風參數(shù)。制定了多種方案，立項完成了《朱莊煤礦礦井通風系統(tǒng)優(yōu)化研究》。檔案館及時提供圖紙112張，為設計部門順利地完成設計改造任務，發(fā)揮了很大的作用。該項目為企業(yè)的改革和發(fā)展產(chǎn)生了直接的經(jīng)濟效益、安全效益和社會效益。為淮北礦區(qū)及全國其它衰老礦井的通風系統(tǒng)優(yōu)化改造提供了資料參考。

3.2推動企業(yè)文化建設

企業(yè)檔案具有豐富的文化內(nèi)涵，是企業(yè)文化發(fā)展的真實記錄，是企業(yè)文化得以保存的重要依據(jù)。為了慶祝集團公司成立30周年、50周年，先后編寫了《淮北礦務局志》和《淮北礦業(yè)志》，共計400多萬字，為確保編寫內(nèi)容的真實有效，從檔案館查閱了2000多卷檔案。由于檔案館提供檔案及時、齊全，使得該志書史實地記載了淮北礦業(yè)集團50年的風雨路，忠實地記錄了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、職工生活的方方面面，是集團公司的資料總匯、信息總庫、輿情總覽和百科全書，更是企業(yè)文化建設的一個重要成果。

3.3化解糾紛，維護企業(yè)利益

經(jīng)濟合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟工作中的重要作用日顯突出。企業(yè)利用經(jīng)濟合同檔案，可以化解糾紛挽回經(jīng)濟損失。岱河煤礦在征用地中，村民因塌陷補償問題與征遷部門發(fā)生了糾紛。由于塌陷地屬于二次復墾，早在2005年已對村民進行過補償，企業(yè)通過利用查找征遷土地補償協(xié)議、合同等有關文件及相關圖紙，拿出了證據(jù)，化解了矛盾，平息了糾紛。為礦上挽回了32萬多元的經(jīng)濟損失，體現(xiàn)了檔案工作的經(jīng)濟價值。