繼續(xù)醫(yī)學教育護理電子檔案與紙質檔案的并存與研發(fā)

【摘要】目的：由繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的特殊性，探討繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案與紙質檔案的雙軌制，以及電子檔案的研發(fā)與利用。

【關鍵詞】繼續(xù)醫(yī)學教育；護理；檔案；研發(fā)

1、護理繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的特殊性

繼續(xù)醫(yī)學教育是指醫(yī)學學歷教育畢業(yè)后，以學習新理論、新知識、新技術、新方法為主的一種連續(xù)性、全員性和終身性的醫(yī)學教育，是衛(wèi)生技術人員晉級、年度考核、職稱聘任和醫(yī)生、護士執(zhí)業(yè)再注冊的必備條件，應運而生的檔案管理與檔案研發(fā)則顯得尤為重要。

1.1護理繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案有兩部分組成

第一部分 紙質檔案來自繼續(xù)醫(yī)學教育參與者的個體

吉林省繼續(xù)醫(yī)學教育護理檔案涵蓋全部參加繼續(xù)醫(yī)學教育人員，每人一份，獨立成卷，每卷獨立編號，人員調入調出檔案隨時增減。

各級衛(wèi)生管理機構每年十二月底開始收集當年繼續(xù)醫(yī)學教育參與者個體的紙質原件材料，逐一分類，將項目、人員、學分及時輸入每名繼續(xù)醫(yī)學教育參與者的電子檔案系統(tǒng)，輸入后將紙質原件材料整理裝訂，歸入個人檔案。

第二部分 紙質檔案來自電子系統(tǒng)將相關數(shù)據(jù)匯總后輸出的各類有效證件

電子數(shù)據(jù)分手工錄入和自動采集兩種

集體學習或培訓則通過“MBOX醫(yī)學寶”刷卡授分，并將活動數(shù)據(jù)接入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)上傳，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動化采集；其余部分不能刷卡授分的則手工錄入。

各類數(shù)據(jù)錄入后，電子軟件強大的統(tǒng)計功能將各類數(shù)據(jù)自動歸類、整合及時準確地歸類到每一名衛(wèi)生技術人員電子系統(tǒng)檔案之下，然后輸出學習明細、考核證書。對考核證書逐級審驗加蓋公章，歸入個人檔案，作為職稱晉升、執(zhí)業(yè)注冊、年度考核、單位聘任的依據(jù)。

1.2檔案的目的性

繼續(xù)醫(yī)學教育檔案目的性明確，為繼續(xù)醫(yī)學教育學習達標與否做佐證。每年繼續(xù)醫(yī)學教育學習達到上級規(guī)定的時數(shù)、等級電子系統(tǒng)自動生成達標。

1.3檔案的期限

按相關規(guī)定晉級、聘任提供前五年繼續(xù)醫(yī)學教育合格證明，注冊、考核提供當年的繼續(xù)醫(yī)學教育合格證明即各種證件有效期最長五年，五年后可自行處理。

1.4檔案的有效性

繼續(xù)醫(yī)學教育參與者的個體原始件只在當年有效。超過年度沒有及時錄入到電子系統(tǒng)，原始證件作廢。

1.5檔案的局限性

吉林省護理繼續(xù)醫(yī)學教育始于2007年，完善于2009年。相對應的繼續(xù)醫(yī)學教育檔案建立、健全更遲一些。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案只限于衛(wèi)生技術人員執(zhí)業(yè)晉級、注冊、聘任、考核，有別于其它檔案。

2、護理繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的雙軌制

繼續(xù)醫(yī)學教育檔案是繼續(xù)醫(yī)學教育開始后應運而生，而且很快在全國鋪開，特別是吉林省廳直單位的繼續(xù)醫(yī)學教育工作及繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理工作，走在繼續(xù)醫(yī)學教育管理的前沿，并摸索出一系列繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理的經驗，即繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理上的雙軌制，電子檔案與紙質檔案并存，使其互相制約，互相補充，確保繼續(xù)醫(yī)學教育檔案完整性、機密性與真實性。

吉林省目前統(tǒng)一使用的繼續(xù)醫(yī)學教育電子軟件為繼續(xù)醫(yī)學教育管理平臺，涵蓋政策信息發(fā)布、繼續(xù)醫(yī)學教育綜合管理、學員學習培訓三項功能。平臺采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，培訓對象各項信息統(tǒng)一管理，集中存儲，省內學員信息互通互聯(lián)，各自獨立，共享一個平臺，又有獨立的界面，獨立界面以用戶名，密碼分割。

電子與紙質并存，提高檔案的真實性與可靠性。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案最終可利用的，就是紙質的年度考核證書達標與未達標。達標意為完成本年度繼續(xù)醫(yī)學教育學習，未達標意為5年內不能晉級，本年度不能注冊、聘任。為保證晉級、注冊、考核、聘任時，考核證書的真實性，管理部門在使用時統(tǒng)一發(fā)放，并公開考核證書的達標與未達標情況。如有異議主管部門提供當年的原始證件。

3、護理繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案的再開發(fā)

3.1電子檔案的生命力不容置疑

電子檔案的前景不管遇到多少阻礙、質疑，廢置是不可能的，就像歷史不能倒置，發(fā)展的趨勢，只能是出現(xiàn)問題，解決問題，摸著石頭過河，實踐，再研發(fā)，再利用。

3.2研發(fā)與實用的一體性

吉林省繼續(xù)醫(yī)學教育電子系統(tǒng)的研發(fā)，是由華醫(yī)網(wǎng)絡研發(fā)部負責，技術人員有著再開發(fā)的技術優(yōu)勢與專長，但電子檔案的實用部門是各個獨立的檔案管理專業(yè)人員，為達到研發(fā)與利用的一體性，研發(fā)與使用必須密切配合。

研發(fā)源于使用，回歸使用，使用是基礎。

再研發(fā)的指導原則：為使用部門提供更科學、嚴密、簡便、易操作、便于管理的研發(fā)系統(tǒng)。

實用的個體提供電子檔案的發(fā)展前景，最終目的，存在的問題，再研發(fā)的空間，使用與研發(fā)互為聯(lián)系，互為促進，共同發(fā)展。

3.3研發(fā)利用的可持續(xù)性

隨著社會的發(fā)展，電子檔案的再研發(fā)、再完善是不可避免的。

繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案在檔案界屬新興事物，促于初始階段。2007-2010年為興起階段，是研發(fā)與使用的磨合期，存在問題較多。獨立個體的使用者對電子檔案生疏，對功能掌握不到位，開發(fā)部門受地域、人力資源困擾，培訓受限，從總體上講電子檔案功能的使用不足70%。又因繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案為首次研發(fā)，研發(fā)者缺少檔案管理專業(yè)知識和管理經驗，其依據(jù)只能是國家及省下發(fā)的《繼續(xù)醫(yī)學教育學分授予與管理辦法》，研發(fā)與實用脫節(jié)，問題突出，矛盾集中。

2010-2013年為調制整合階段。繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案管理是歷史發(fā)展的趨勢，也是歷史發(fā)展的必然。為調整研發(fā)與使用上的矛盾，2011年吉林省召集電子檔案使用專家與電子研發(fā)部門專家進行專門研究，研發(fā)者直面使用者，面對挑戰(zhàn)，研發(fā)部門選擇了挑戰(zhàn)。經過一段時間的研發(fā)-使用-再研發(fā)-再使用，一套讓獨立個體認可的電子系統(tǒng)在吉林省統(tǒng)一使用。

4、護理繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一

繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案與紙質檔案，將作為社會發(fā)展的一部分，記錄著繼續(xù)醫(yī)學教育工作的發(fā)生、發(fā)展的軌跡。

各個繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理部門承擔著使用電子檔案、管理紙質檔案的重任，二者同等重要，缺一不可，合理安排合理使用，規(guī)范管理，標準示范，顯得尤為重要。紙質檔案也將隨著電子檔案逐步發(fā)展得到相應的完善，實現(xiàn)方便歸檔、便于管理、易查找、免破損、拒丟失。

4.1電子檔案與紙質檔案并存

各種紙質檔案發(fā)展的歷史悠久，有著完善的管理辦法，管理標準，又因其原始性、穩(wěn)定性、不可更改性，更為世人看重、認可。電子檔案就是早晨的太陽，初升是歷史的必然，勢如破竹，勢不可擋。

作為檔案的管理者和使用者，取二者之長，避二者之短，合理、有效、有機地將二者聯(lián)系起來，互為佐證，互為補充，使繼續(xù)醫(yī)學教育檔案完整統(tǒng)一。

4.2繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案的外延性

繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案與其它檔案的巨大區(qū)別：電子檔案收集、錄入、修改、輸出的對象都是一個個獨立參加繼續(xù)醫(yī)學教育的個體，這種特性對電子檔案的錄入、管理要求更為嚴格。首先管理部門要保證個體錄入的完整性、準確性；其次是個體的保密性、可知性，外延時不可更改性。隨著科技的進步，對電子檔案的要求也隨之提高，對外開放，資源共享。每個個體不受時間、空間限制，任一地點，任意一部電腦都可隨時進入繼續(xù)醫(yī)學教育電子系統(tǒng)查詢個人相關信息及繼續(xù)醫(yī)學教育學習情況，這種外延性、開放性對系統(tǒng)的服務性、不可變更性提出了更高要求。

4.3繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案的優(yōu)勢

目前來看，電子檔案優(yōu)勢明顯，但劣勢也突出，紙質檔案，收集、歸檔需大量的時間、空間、人力資源。但因其特有的法律效力和不可替代性使紙質檔案占有一席之地。

紙質檔案的原始性、權威性。紙質檔案其字體、字跡、圖像、時間、內容、印章等清晰，內容真?zhèn)我子谂袆e，具有權威性。紙質檔案的表現(xiàn)和存儲形式原始、直接、簡單明了，其原始性和穩(wěn)定性是電子檔案所不具備的。

繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案和紙質檔案并存，是電子檔案發(fā)展中必然的過程。

隨著電子檔案的發(fā)展，科技的進步，繼續(xù)醫(yī)學教育檔案電子系統(tǒng)的再研發(fā)、再利用是社會發(fā)展的必然結果，檔案管理者要積極補充新知識，學習新理論，適應高科技，跟上電子時代的發(fā)展，接受更高的挑戰(zhàn)。