淺談檢驗機構的人事檔案管理

【摘要】人事檔案是人才信息的重要載體，如何提高人事檔案的管理事關如何利用人才，如何提高檢驗機構的水平。目前，全國的檢驗機構正面臨著各種改革，在這個重要時期更應該提升人事檔案管理水平，進而激活檢驗機構的人才管理，使檢驗機構在這場改革中越變越強。

【關鍵詞】檢驗機構；人事檔案；管理

人事檔案是人才信息的重要載體，完整地記錄了一個人的成長經(jīng)歷，反映了人員的品德和才能，主要包括干部檔案和工人檔案。做好人事檔案的管理，對選拔人才，開發(fā)人才資源顯得非常重要，直接關系到檢驗機構能力的提升。隨著我國檢驗機構改革力度的不斷加大，檢驗機構人事檔案管理日益重要，本文重點講述檢驗機構人事檔案的管理問題和建議。

1、檢驗機構人事檔案存在的問題

1.1領導重視程度不夠

在檢驗機構中，人事檔案的管理通常處于一個被領導遺忘的角落。原因主要有三點：

第一：人事檔案工作不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，反而要花費經(jīng)費的地方，也就是說在領導眼中是一個只有投入沒有產(chǎn)出的工作。

第二：人事檔案工作和檢驗機構的主線工作——檢驗基本沒有交集，不列入年度考核的指標中。

第三：人事檔案的使用率偏低，由于人事檔案的管理水平低，其中的材料未能完整真實地反映個人的品德和才能，造成使用率低的現(xiàn)狀。

1.2管理水平低下，信息化水平不高

目前，整個社會都是一個信息化的社會，檢驗機構的在很多方面都在信息化上投入了大量的人力提高自身信息化水平。特別是檢驗工作中，從實際檢驗到審核、審批檢驗結果乃至檢驗結果及時上傳很多都已實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化。但是，在人事檔案管理上絕大部分檢驗機構都沒有投入多少資源，基本上都停留在原始紙質(zhì)檔案基礎上，無紙化閱檔基本沒有實施，更未建立科學化的管理，甚至在檔案室都沒有配備計算機。正是這種低下的管理模式導致人事檔案沒有發(fā)揮到它應有的作用。

1.3人員配備不足，素質(zhì)不高

目前，絕大部分檢驗機構都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經(jīng)過檔案知識專業(yè)學習就匆匆上任管理人事檔案的情況時有發(fā)生。這種情況導致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。

1.4場地不足，設施缺乏

目前，檢驗機構普遍未設置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設立一個柜子和其他檢驗報告存放在一起，無法達到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設施仍普遍存在不足。

1.5人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范

由于目前社會上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當一些新進人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗機構時，往往導致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)較低，材料的制作往往達不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價值。

2、新時代的人事檔案工作的建議

2.1提高意識，加強管理

一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗機構中，只有領導重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項細水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗機構班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關的檢查制度，定期對該項工作進行檢查、指導、獎懲。具體經(jīng)辦人員應建立常態(tài)化的匯報渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報至檢驗機構領導層。

2.2加強人事檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展。因此，應加大人事檔案信息化建設的投入，提高科學管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計算機、照相機、錄像機等完整而真實地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實用性、時效性。

2.3 加強培訓、提高人員素質(zhì)

檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗機構中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強培訓還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗機構因建立相應的人員培訓和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗機構應加大這方面的培訓交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。

2.4加大檔案管理的基礎建設投入

再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎。人事干部應積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平

材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個檔案才真實可靠。對于檢驗機構來說，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗機構的技術水平要求越來越高，人員參加各種學歷和非學歷教育也相當普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗機構的人事檔案管理人員應特別留意收集這方面的材料，及時豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實反應個人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。

3、結束語

檢驗機構在現(xiàn)代社會中發(fā)揮著越來越重要的作用，人事檔案管理工作又在檢驗機構內(nèi)部管理中扮演者重要的角色。目前，很多針對檢驗機構的改革已經(jīng)啟動，檢驗機構改革勢在必行，這個改革既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境，為檢驗機構水平的提高添磚加瓦。

參考文獻

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