論財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目的溝通管理

【摘要】溝通管理是項(xiàng)目管理中重要的管理之一。以本人主持的財(cái)務(wù)公司系統(tǒng)項(xiàng)目為實(shí)例，討論了信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目中溝通管理的重要性，通過項(xiàng)目最終得出項(xiàng)目中要保持暢通有效的溝通，只有保證有效地共同才能保證項(xiàng)目的整體進(jìn)度的結(jié)論。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)；項(xiàng)目管理

任何一個(gè)項(xiàng)目，在實(shí)施過程中都在不停的保持溝通，大到整體計(jì)劃的制定，項(xiàng)目整體把控，小到項(xiàng)目使用的材料的類型都需要不斷的溝通。溝通會(huì)帶來很多不同的效果，通暢、高效的溝通會(huì)提高項(xiàng)目的質(zhì)量、加快項(xiàng)目進(jìn)度和節(jié)約項(xiàng)目成本。不合理的溝通會(huì)拖延項(xiàng)目的整體進(jìn)度，帶來項(xiàng)目的返工，增大項(xiàng)目的成本，使用戶滿意度下降，無法達(dá)到項(xiàng)目原有預(yù)期的目標(biāo)?？傊疁贤ㄔ陧?xiàng)目管理中占有極其重要地位，溝通管理要嚴(yán)格落實(shí)。

從2008年本人來到公司以來，參加了大大小小多個(gè)項(xiàng)目，從項(xiàng)目的整體規(guī)劃，到設(shè)備的選型，技術(shù)規(guī)范的制定到最終上線切換都全程參加，但是被任命為財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理后，還是感覺到這是個(gè)大挑戰(zhàn)，因?yàn)樵擁?xiàng)目是本人到公司后獨(dú)立負(fù)責(zé)的集團(tuán)級(jí)的第一個(gè)大項(xiàng)目，雖然與廠商、業(yè)務(wù)部門人際關(guān)系很成熟，但這次系統(tǒng)升級(jí)面臨著時(shí)間短，任務(wù)重、且牽扯業(yè)務(wù)面廣等諸多不利因素。所以業(yè)務(wù)部門需要達(dá)到一個(gè)什么樣的效果，廠商、集成商等諸多方面都需要本人去協(xié)調(diào)與溝通，本人應(yīng)該如何與業(yè)務(wù)部門，集成商，廠商之見溝通，用什么方式交流及集成商提供的技術(shù)人員水平如何都是一個(gè)未知數(shù)。所以在制定整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，如何與相關(guān)人員的溝通本人列為了主要的工作重點(diǎn)，制定了詳細(xì)的溝通計(jì)劃，按照項(xiàng)目溝通管理理論，結(jié)合自己參與以往的項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有條不紊地完成了財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目。具體來說，本人是按照以下基本的管理過程進(jìn)行溝通管理。

一、制定整體項(xiàng)目的溝通計(jì)劃

首先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目中，本人與業(yè)務(wù)部門、廠商、集成商取得聯(lián)系，確定對(duì)應(yīng)接口的在項(xiàng)目中的負(fù)責(zé)人，與其建立溝通關(guān)系，確定業(yè)務(wù)部門需求，以及在什么時(shí)候以何種方式分發(fā)給哪些人都有明確規(guī)劃。

項(xiàng)目干系人：

通過對(duì)項(xiàng)目溝通、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、明確項(xiàng)目范圍，運(yùn)用項(xiàng)目干系人分析、溝通需求分析和溝通技術(shù)等工具和方法，制定出項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃。

在本人管理的財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目中進(jìn)行溝通技術(shù)制定時(shí)，首先查看客戶服務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目前期做的項(xiàng)目管理章程，項(xiàng)目范圍說明書等文檔，并找出項(xiàng)目干系人需求。

二、信息分發(fā)

信息分發(fā)就是把所需的信息提供給相關(guān)項(xiàng)目干系人。如何把信息發(fā)放給項(xiàng)目干系人需要根據(jù)溝通管理計(jì)劃中規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行，信息分發(fā)分正式溝通和非正式溝通兩類。

信息重要的就需要使用正式方式進(jìn)行溝通，進(jìn)行例會(huì)，會(huì)前通知相關(guān)項(xiàng)目干系人，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、在會(huì)議過程中做好會(huì)議記錄，使得溝通高效化。

信息非重要就可以與項(xiàng)目干系人進(jìn)行面對(duì)面甚至于電話溝通等多種方式，了解項(xiàng)目過程中為什么出現(xiàn)這樣的情況，了解原因后進(jìn)行改進(jìn)，這種溝通輕松，愉快。

在本人管理的財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行，本人根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)召開了例會(huì)，尤其是關(guān)于項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)項(xiàng)目干系人所負(fù)責(zé)的范圍進(jìn)行了明確和分工，對(duì)項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的問題以及危險(xiǎn)性進(jìn)行初步預(yù)知與掌控，系統(tǒng)切換過程進(jìn)行了多次的模擬和演習(xí)。在實(shí)施過程中嚴(yán)格按照方案進(jìn)行操作，避免了很多問題。

三、績效報(bào)告

績效報(bào)告是收集并分發(fā)相關(guān)項(xiàng)目績效信息給項(xiàng)目干系人，包括進(jìn)度報(bào)告，會(huì)議批審報(bào)告等。

在財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)過程中，本人們根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，編寫了項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目的實(shí)施方案和回退方案，分階段生成對(duì)應(yīng)的實(shí)施文檔和報(bào)告，并每天發(fā)送當(dāng)日實(shí)施進(jìn)度給相關(guān)項(xiàng)目干系人，保證所有項(xiàng)目干系人能夠在第一時(shí)間了解項(xiàng)目的進(jìn)展和所面臨的問題。

四、項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目干系人管理是滿足信息需要者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問題。

在財(cái)務(wù)公司項(xiàng)目過程中，本人作為項(xiàng)目經(jīng)理，要合理的把握項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系，采取必要的措施來預(yù)防和解決項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于不同的項(xiàng)目干系人應(yīng)采取不同的方式進(jìn)行溝通。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目中本人采取如下溝通方式：

與業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，本人事先了解到領(lǐng)導(dǎo)的行事風(fēng)格，尤其是業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)比較嚴(yán)謹(jǐn)，所以在與業(yè)務(wù)部門溝通時(shí)本人事先準(zhǔn)備好對(duì)應(yīng)的方案與文檔，在做匯報(bào)時(shí)，盡量讓領(lǐng)導(dǎo)在有限時(shí)間內(nèi)得到項(xiàng)目的最新和最全面的情況，這樣領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于本人的工作是大力支持。

在與集成商和廠商溝通時(shí)，嚴(yán)格按照項(xiàng)目所需設(shè)備型號(hào)和參數(shù)要求進(jìn)行溝通，尤其是實(shí)施進(jìn)度等方面進(jìn)行了十次以上的方案往返確定，大到設(shè)備到貨時(shí)間、工程師到場時(shí)間，小到設(shè)備上架后線纜的走向等進(jìn)行詳細(xì)的確定，并根據(jù)實(shí)施工程師的個(gè)人情況詳細(xì)的安排他們之間的工作關(guān)系，保證每一個(gè)工程師在自己職責(zé)范圍內(nèi)做好自己的工作，嚴(yán)格按照方案實(shí)施，保證項(xiàng)目的質(zhì)量.

在進(jìn)行溝通時(shí)掌握幾個(gè)原則：

溝通內(nèi)外有別，要根據(jù)不同的情況進(jìn)行不同方式的溝通。

非正式的溝通有利于組成員關(guān)系的融洽，在私下的場合進(jìn)行交流，更能促進(jìn)關(guān)系的融洽。

采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格，以對(duì)方喜歡的方式交流，就能達(dá)到意想不到的效果。

溝通的升級(jí)原則：掃清溝通的障礙，要進(jìn)行良好的溝通管理，逐步掃清障礙。

總結(jié)

運(yùn)用上面的溝通管理知識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目進(jìn)行管理，達(dá)到了很好的效果，及時(shí)解決和避免了各種溝通引起的風(fēng)險(xiǎn)，順利完成了項(xiàng)目，受到了財(cái)務(wù)資產(chǎn)部和公司領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，同時(shí)也促進(jìn)了本人與業(yè)務(wù)部門和廠家技術(shù)人員、集成商工程師之間的關(guān)系，為以后的項(xiàng)目打下基礎(chǔ)。取得成績的同時(shí)，還存在很多的問題的不足，比如在項(xiàng)目計(jì)劃方面，原有計(jì)劃實(shí)施的周期與實(shí)際實(shí)施過程中有所出入。

因此，在今后的類似工作中團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)管和人員協(xié)調(diào)，保證項(xiàng)目實(shí)施過程中的時(shí)間合理利用性。此外，團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作程度還不高，沒能最大限度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。這些都有待于我們進(jìn)一步研究、探索、實(shí)踐和總結(jié)。我也期待著在實(shí)踐中能不斷提高自己的技術(shù)與管理水平。