國家綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)研究

張敏+王順+梁晨

摘要：筆者在調(diào)研我國綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心和文獻(xiàn)研究的基礎(chǔ)上，探討了現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵，分析了我國綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)中存在的主要問題，并提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館檔案館建筑檔案利用服務(wù)中心

自2000年第十四屆國際檔案大會(huì)提出“檔案休閑利用觀”以后，我國檔案界越來越強(qiáng)調(diào)綜合檔案館的文化性和公共性，探討綜合檔案館如何轉(zhuǎn)型成為公共檔案館，成為像博物館和圖書館一樣受公眾歡迎的公共文化機(jī)構(gòu)。

而我國綜合檔案館絕大多數(shù)是在“保管”理念下建造的，工作重心聚焦在收集和保管政府部門產(chǎn)生的檔案，主要是文書檔案，對外提供查檔服務(wù)僅是其整體工作的一部分，而且主要是滿足政府和社會(huì)的剛性查檔需求。在這樣一種功能定位和工作理念下，辦公用房和保管庫房占據(jù)了綜合檔案館建筑的絕大部分面積，而查檔或利用服務(wù)中心因利用者人數(shù)有限，僅占據(jù)了整個(gè)建筑很少一部分面積，而且主要是提供基本的查檔和閱檔環(huán)境。顯然，綜合檔案館現(xiàn)有的服務(wù)條件很難達(dá)到面向整個(gè)社會(huì)提供文化服務(wù)的目標(biāo)，為了解決這個(gè)基本問題，部分省市率先提出規(guī)劃建設(shè)新型綜合檔案館，如廣東省檔案館和上海市檔案館。

這些新建的綜合檔案館是如何來構(gòu)建自己的檔案利用服務(wù)中心？其中存在哪些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？即將準(zhǔn)備建設(shè)的綜合檔案館在檔案利用服務(wù)中心的建設(shè)上，到底應(yīng)該遵循什么樣的理念，具體包含哪些內(nèi)容呢？基于這些問題，筆者進(jìn)行了較為深入的研究。

一、現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵

筆者認(rèn)為，要解決上述問題，首先要從理論上認(rèn)識清楚，綜合檔案館作為一個(gè)文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，在現(xiàn)有的社會(huì)環(huán)境下，其檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該如何來設(shè)計(jì)，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)該功能。結(jié)合文獻(xiàn)研究的結(jié)果，筆者認(rèn)為，作為公共文化機(jī)構(gòu)，綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該是開放、安全、舒適、多功能和智能化，充分體現(xiàn)了檔案館的文化氣息，徹底改變傳統(tǒng)檔案館在社會(huì)公眾心目中嚴(yán)肅呆板的形象。具體來說，包括如下三個(gè)方面：一是檔案館整體環(huán)境建設(shè)。包括檔案館館址選擇、與城市規(guī)劃相適應(yīng)的布局、整體環(huán)境綠化、內(nèi)部建筑的布局和藝術(shù)造型等。二是檔案館檔案利用服務(wù)空間的設(shè)計(jì)。包括根據(jù)社會(huì)不同類型用戶（包括潛在和現(xiàn)實(shí)用戶）的需要，設(shè)置不同用途的功能房間?；谌诵曰枨蠛娃k公、學(xué)習(xí)需求，配置必要的輔助設(shè)施，充分體現(xiàn)檔案利用服務(wù)中心的舒適性、休閑性和便利性。三是不能夠簡單地把綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心的功能局限在建筑和周圍設(shè)施上面，還應(yīng)該包括綜合檔案館提供的資源和服務(wù)，以及提供的一些文化活動(dòng)和娛樂項(xiàng)目。

二、目前我國綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)中存在問題分析

筆者走訪了幾個(gè)老式綜合檔案館，也調(diào)研了幾個(gè)具有典型意義的新建設(shè)的省市和區(qū)縣綜合檔案館。老式綜合檔案館距離檔案利用服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)相距比較遠(yuǎn)，但新建設(shè)的綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心也有美中不足之處，綜合來看，這些問題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）作為公共檔案館，有的建筑本身的公共性凸顯不足。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是交通不夠便利；二是建筑本身沒有檔案文化特色，有的新建檔案館就像一個(gè)偌大的空蕩蕩的辦公樓，缺乏公共文化機(jī)構(gòu)的美觀大氣和文化內(nèi)涵。

（二）在檔案利用服務(wù)中心的功能設(shè)計(jì)上，有的新建綜合檔案館只是把查檔窗口和查檔閱覽區(qū)區(qū)分開，分別設(shè)在兩個(gè)房間，并增大使用面積，而對于檔案利用服務(wù)中心的休閑功能和文化交流功能則基本沒有考慮，在配套設(shè)施的提供上，也不夠人性化。

（三）部分綜合檔案館把檔案利用服務(wù)中心等同于一座豪華的大廳，沒有提供相匹配的不同類型用戶需求的資源和服務(wù)。這就是為什么有些省市和區(qū)縣檔案館本身建設(shè)的五光十色，但仍然門可羅雀。利用者來到綜合檔案館，不僅僅為了欣賞這座建筑，而是為了來這里查閱信息和享受文化休閑。如果沒有需求的信息和相應(yīng)的文化服務(wù)，利用者很快就會(huì)選擇離開。

三、檔案利用服務(wù)中心建設(shè)解決對策

依據(jù)現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵，結(jié)合現(xiàn)存的一些問題，筆者提出采用綜合治理的辦法來解決該問題，同時(shí)注意建設(shè)的實(shí)效性，避免人財(cái)物的浪費(fèi)。

（一）利用者在進(jìn)入檔案利用服務(wù)中心之前首先接觸的是檔案館整個(gè)建筑，她留給利用者的第一印象如何，也會(huì)對利用者的利用需求產(chǎn)生影響。因此，綜合檔案館整體建筑本身是否充分彰顯公共性，就是一個(gè)先導(dǎo)條件。

所謂公共性，一是指交通便利，包括停車方便。二是建筑外圍本身就充分折射著一種開放和公共的精神，外圍環(huán)境一定是開闊和養(yǎng)眼的，給人一種放松和舒適的感覺，而不是一種要進(jìn)入某個(gè)辦公機(jī)構(gòu)那種緊張和壓迫的感覺。三是建筑進(jìn)入通道便利（包括對殘障人士），視覺寬敞美觀，環(huán)境標(biāo)引清晰準(zhǔn)確。

例如國家圖書館新館，建筑本身就像一本厚厚的書，具有典型的文化象征意義；臨近地鐵、公交車站，交通便利，并設(shè)有殘障人士入口。圖書館附近種有大片綠植，門口設(shè)有存包處，樓下設(shè)有停車場，樓旁設(shè)有自行車存放處。建筑對面有超市、吉野家、北京銀行等設(shè)施。整個(gè)外圍環(huán)境非常開闊，步入大廳，映入眼簾的是寬敞明亮的閱覽環(huán)境，能夠讓利用者心情立刻放松和安靜下來，對國圖的親近之感也會(huì)油然而生。

（二）既然是作為公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，它的檔案利用服務(wù)中心就要充分彰顯安全、舒適和便利的理念，包括對利用者的基本生理需求和辦公、學(xué)習(xí)需求的充分考慮和實(shí)現(xiàn)。國際檔案建筑學(xué)者米歇爾·迪香在其著作《檔案館建筑與設(shè)備》第八節(jié)“向公眾開放區(qū)”中，指出開放區(qū)的建設(shè)包括三個(gè)方面內(nèi)容[1]：

一是舒適和安全方面以及照明、取暖、空調(diào)、通訊、防噪音等方面的要求；出于保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全考慮，檔案庫房區(qū)和檔案利用服務(wù)區(qū)要分開，利用者一般情況下是不能夠進(jìn)入到庫房區(qū)的。另一方面，這種分區(qū)的設(shè)置還要便于工作人員調(diào)閱檔案。endprint

二是根據(jù)不同類型用戶的不同利用需求，設(shè)置相應(yīng)的功能區(qū)間，包括接待廳和咨詢室、閱覽區(qū)、展覽和文化教育活動(dòng)區(qū)、開會(huì)和討論區(qū)，以及提供閱讀設(shè)備等相關(guān)設(shè)施。例如上海市檔案館新館，五層是檔案文件資料查閱服務(wù)中心，設(shè)有利用接待處、檔案閱覽大廳、專題閱覽室和咨詢服務(wù)室，六層為電子閱覽廳，七層為多媒體視聽室和學(xué)生課堂，八層為檔案工作者之家和多功能廳，九層為會(huì)議室，十層為報(bào)告廳和觀光平臺(tái)。例如上海市檔案館新館的對外開放環(huán)境就提供了開展檔案展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢利用、市場服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等工作的基礎(chǔ)。

三是在不同功能區(qū)間和整個(gè)開放區(qū)間，提供滿足人的基本生理需求和工作學(xué)習(xí)休閑需求的相關(guān)設(shè)施。包括在每個(gè)開放樓層設(shè)置洗手間、飲水間，至少要在開放區(qū)間內(nèi)設(shè)有安靜溫馨、綠化很好的休閑和休息區(qū)、餐飲區(qū)、上網(wǎng)沖浪區(qū)、書店等，配置公共休息室、咖啡廳、電話間和衣帽間等相關(guān)設(shè)施。例如國家圖書館新館，提供隨處可用的互聯(lián)網(wǎng)，在一層設(shè)有咖啡廳、研討室、報(bào)告廳、少兒圖書館，在二層設(shè)有咨詢臺(tái)、辦證處以及多臺(tái)自助辦證機(jī)、休息大廳、熱水供應(yīng)處，以及ATM自動(dòng)取款機(jī)。在每個(gè)樓層設(shè)有衛(wèi)生間、飲水機(jī)（包括紙杯）。每個(gè)閱覽室里面設(shè)有多排書桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一組休息沙發(fā)；有自動(dòng)刷卡復(fù)印機(jī)，有專用檢索計(jì)算機(jī)和公共計(jì)算機(jī)。尤其是辦證等待區(qū)，設(shè)有舒適沙發(fā)，配以柔和的燈光，外圍是信息檢索區(qū)和數(shù)字瀏覽區(qū)，包括瀏覽政府公開信息、老照片、公益講座信息、電子化書籍、報(bào)紙等。那么，是否每個(gè)綜合檔案館都要建成像國家圖書館那么大的新館，這也不現(xiàn)實(shí)也沒有必要。一方面，取決于檔案館的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和館藏、利用人群數(shù)量，避免建成一味追求豪華的一座開放空城。另一方面，在具體建設(shè)上，要高瞻遠(yuǎn)矚，避免短期效益，把綜合性檔案館的檔案利用服務(wù)中心建成一個(gè)大面積的查檔中心，換湯不換藥。

（三）對于利用者來說，公共文化機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)中心，不僅僅包括建筑本身和相應(yīng)輔助設(shè)備，還包括其提供的資源和服務(wù)。建筑只是一個(gè)物理存在，只有與先進(jìn)理念、豐富資源和周到便捷服務(wù)結(jié)合在一起，才是一個(gè)有生命的存在，才能給利用者帶來真正的效益，才能真正走進(jìn)利用者的心里，最終獲得利用者的認(rèn)可和接納。

1.能夠提供豐富多樣化的資源

作為面向社會(huì)的公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，擁有的檔案信息資源必須是覆蓋和滿足整個(gè)社會(huì)的需求。因此，國家檔案局長楊冬權(quán)提出，建設(shè)覆蓋人民群眾的信息資源體系。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，一方面，擴(kuò)大開放范圍，合理解密降密。另一方面，通過多種途徑包括借助社交媒體調(diào)整和完善館藏結(jié)構(gòu)，使得館藏資源的主體不再僅僅是政府職能機(jī)構(gòu)的文書檔案，還包括反映社會(huì)公眾切身利益和提供民族身份感的檔案。例如國家圖書館新館四層的數(shù)字共享空間，科研區(qū)提供涉及各個(gè)學(xué)科、領(lǐng)域和專題的數(shù)據(jù)庫，包括外文數(shù)據(jù)庫。非科研區(qū)提供包括政府已公開信息、老照片、公益講座信息、電子書籍，以及各種主題的視頻音頻休閑，并且設(shè)有為盲人、殘疾人提供上網(wǎng)服務(wù)的區(qū)域。

2.主動(dòng)提供周到便捷的服務(wù)

作為公共文化機(jī)構(gòu)，不僅要提供利用者所需要的檔案信息，還要以合適和便利的方式來提供。為了體現(xiàn)綜合檔案館的休閑性，首先，檔案館開放時(shí)間要貼近公眾的休閑時(shí)間。從我國的國情來看，可以實(shí)行節(jié)假日開放制度及“周六服務(wù)”日，周末開放閱覽室和展覽廳，逐步改變綜合檔案館呆板的作息制度，還給公眾在節(jié)假日利用檔案的權(quán)利。其次，提供交互式網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和即時(shí)通訊工具等現(xiàn)代社交媒體，使得用戶能夠順利完成自助式查找服務(wù)，同時(shí)主動(dòng)幫助用戶解決利用過程中存在問題。

3.傾力打造文化休閑氛圍

賀冰在《英國綜合檔案館：公眾休閑的好去處》文章中提到：英國檔案館在“想方設(shè)法”吸引公眾上，可謂“用心良苦”，檔案館舉辦吸引各年齡層次公眾的檔案展覽，檔案館還利用面具、鬼臉和聲、光等技術(shù)手段，引起人們的興趣，舉辦各種活動(dòng)，如：新聞發(fā)布會(huì)、專題講座等[2]。

總之，綜合檔案館要步入公眾的視野，融入公眾的生活，無論是在硬環(huán)境還是軟環(huán)境上，都要采取一種開放和服務(wù)的姿態(tài)，傾力把自己打造成一座文化中心，而不僅僅是一個(gè)滿足剛性查檔需求的查檔中心。

*本文系北京市檔案局科研項(xiàng)目：國家綜合檔案館建設(shè)研究（項(xiàng)目號：2013-01）和北京市組織部人才資助項(xiàng)目：基于利用主體的檔案信息服務(wù)體系研究（項(xiàng)目號：2011D005）成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]米歇爾·迪香著，張克復(fù)、魏宏舉翻譯.檔案館建筑與設(shè)備（十）[J].檔案，1994（04）：39-44.

[2]賀冰.英國公共檔案館：公眾休閑的好去處[J].檔案，2001（01）：24-26.

作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院endprint