試論科技資料及科技檔案的管理

李麗

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在人們的生產(chǎn)和科技活動(dòng)中，將會(huì)產(chǎn)生為生產(chǎn)和科技活動(dòng)本身服務(wù)的科技檔案與科技資料，兩者都是為企事業(yè)單位提供科技情報(bào)信息和交流的重要工具。然而，在新形勢(shì)下，對(duì)于如何加強(qiáng)科技資料與科技檔案的管理仍然是一個(gè)國(guó)家和企事業(yè)單位所面臨的問(wèn)題，分析科技資料與科技檔案的管理，使科技資料與科技檔案在生產(chǎn)和科學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。本文對(duì)科技資料及科技檔案的管理進(jìn)行分析探討，希望對(duì)科技資料及科技檔案的管理起到積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：科技資料 科技檔案 管理

中圖分類號(hào)：s882 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）10（a）-0000-01

所謂科技資料，是指前人在生產(chǎn)和科學(xué)活動(dòng)中所記載的理論、實(shí)驗(yàn)方法、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，而科技檔案是指本單位中科技人員所記載的科學(xué)技術(shù)及勞動(dòng)成果等，其是一種特殊的科技資料，該兩者都具有能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力的共性，在一定條件下，其是可以相互轉(zhuǎn)化的。本文對(duì)科技資料及科技檔案的管理進(jìn)行分析探討。

1 科技檔案資料管理的作用分析

眾所周知，科技檔案資料是記載人類在改造和征服自然所獲得科學(xué)技術(shù)的勞動(dòng)成果，其具有存儲(chǔ)和歷史鑒證的功能。在現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)中，由于科技檔案資料是提供科技情報(bào)信息交流的重要工具，對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位的檔案資料管理部門來(lái)說(shuō)，其擁有大量的科技資料、文獻(xiàn)、科技檔案及產(chǎn)品樣本等資料，在這些科技檔案資料中，不僅可以反映出同行所用的先進(jìn)的科技成果，也可以成為企事業(yè)單位科技情報(bào)交流的重要源泉。因此，加強(qiáng)科技檔案資料的管理是非常重要的。提高科技檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)水平，在收集、整理和檢查上，應(yīng)提高科技檔案資料的管理手段，從而有針對(duì)性地整理出企事業(yè)單位生產(chǎn)和科技活動(dòng)所需要的情報(bào)信息[1]。

2 科技檔案和科技資料的管理

由于企事業(yè)單位擁有大量的科技資料和文獻(xiàn)等資料，在信息時(shí)代下，加強(qiáng)科技檔案和科技資料的管理具有十分重要的意義。因此，在科技資料及科技檔案管理中，應(yīng)從收集、整理、設(shè)備技術(shù)、規(guī)章制度和服務(wù)措施方面入手，下面對(duì)科技資料及科技檔案的管理措施進(jìn)行分析：

（一）科技資料管理

1、資料收集。在科技資料收集中，可以通過(guò)網(wǎng)上訂購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)收集、交換等方式，根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際情況收集相關(guān)資料，例如某檢驗(yàn)檢疫局通過(guò)建立基層單位資料室為本單位檢驗(yàn)檢疫工作服務(wù)，收集的科技資料主要包括科技圖書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及專業(yè)期刊等，其主要通過(guò)科技情報(bào)部門、書店及網(wǎng)絡(luò)查詢等途徑收集的。該檢驗(yàn)檢疫局每年通過(guò)實(shí)施專項(xiàng)資金進(jìn)行各種期刊雜志、圖書的購(gòu)買，并采用統(tǒng)一集中訂購(gòu)的方式，將收集的資料儲(chǔ)存于圖書資料室。

2、科技資料分類。根據(jù)科技資料的來(lái)源，可以將科技資料分為科技圖書、專利文獻(xiàn)、科研技術(shù)檔案、電子信息產(chǎn)品、科學(xué)報(bào)告、會(huì)議文獻(xiàn)及期刊等幾類。分析該檢驗(yàn)檢疫局的圖書資料室中各類圖書整理，據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，該圖書資料室有各類圖書3萬(wàn)余冊(cè)，其中，各類科技期刊就有100多種，中外文如英、俄、德等期刊有50多種，標(biāo)準(zhǔn)匯編有1萬(wàn)多冊(cè)。該檢驗(yàn)檢疫局為了充分發(fā)揮館藏文獻(xiàn)的作用，其將館藏資料分為了科技圖書、期刊、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)查詢下載資料等幾類，第一，科技圖書，以《中國(guó)圖書資料分類法》為依據(jù)，采用微型計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類、編目和排架；第二，期刊，分為專業(yè)期刊、檢索性期刊，將中外文期刊分開，過(guò)刊和現(xiàn)刊分開，對(duì)于過(guò)刊的處理，按年度裝訂成冊(cè)，并分類存放；第三，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用范圍分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；第四，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，圖書資料室配置用于圖書編目、資料檢索和網(wǎng)絡(luò)資料查詢的微型計(jì)算機(jī)。

3、規(guī)章制度和開展咨詢服務(wù)。為了保證圖書資料規(guī)范，建立了圖書室管理制度，同時(shí)也開展了咨詢服務(wù)和館際互借服務(wù)，幫助科技人員及時(shí)查找所需要的資料，通過(guò)辦理大型綜合圖書館和部分大專院校圖書館等單位的公用借書證，不僅方便了科技人員圖書資料的借閱，也彌補(bǔ)了本單位圖書資料的不足之處。

（二）科技檔案的管理

科技檔案是按照本單位歸檔制度，記錄真實(shí)歷史信息和勞動(dòng)成果，并集中保管的技術(shù)文件材料，具有真實(shí)性、專業(yè)性、保存性的特點(diǎn)?？萍紮n案具有現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值、歷史鑒證和長(zhǎng)期工作考察的作用，因此，在科技檔案管理中，應(yīng)注重資料收集、整理、保管和鑒定等方面的管理。分析科學(xué)技術(shù)研究文件材料檔案的立卷范圍，主要包括科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果登記和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及推廣應(yīng)用等五個(gè)階段，其中，在研究實(shí)驗(yàn)階段，主要包括原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編制、專利申請(qǐng)材料等內(nèi)容，在科技檔案管理中，只有確保了科技檔案的內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量，才能保證科技檔案管理到位。

因此，在科技檔案管理中，應(yīng)做好檔案資料質(zhì)量管理，在科研檔案立卷歸檔制度基礎(chǔ)上，第一，做好歸檔前控制，包括準(zhǔn)備建檔和進(jìn)檔的科技文件，當(dāng)科技人員申報(bào)科研指標(biāo)項(xiàng)目和填寫計(jì)劃任務(wù)書后，有科技管理部門對(duì)申報(bào)的文件進(jìn)行審查，注重重要材料的審查，安排專門人員負(fù)責(zé)科技文件收集、整理、保存等工作，以保證歸檔材料的正確性和完整性；第二，歸檔時(shí)控制，在資料檔案歸檔管理注重，一方面，采用集體審查的方式對(duì)科技文件材料進(jìn)行審查和鑒定；另一方面，做好科技文件材料的歸檔整理，尤其是科技材料的真?zhèn)舞b別、內(nèi)容質(zhì)量的鑒別和檢查書寫是否已符合檔案要求，安排專業(yè)的專家鑒定委員會(huì)對(duì)科技文件材料進(jìn)行審查和鑒別，由于科技檔案的專業(yè)比較廣泛，技術(shù)也較復(fù)雜，為了方便技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)鑒定委員會(huì)審查和評(píng)價(jià)，也可以采用科技成果查新檢索，以保證科技檔案的質(zhì)量；第三，反饋控制，檔案管理部門安排專業(yè)人員對(duì)科技文件檔案進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)，若發(fā)現(xiàn)科技檔案有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)糾正，使科技檔案更富有成效性。

結(jié)束語(yǔ)

隨著生產(chǎn)技術(shù)和科學(xué)工作的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了大量的科技成果，為了有效記載本單位科學(xué)技術(shù)的勞動(dòng)成果，做好科技資料和科技檔案的保存和管理是非常重要的，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)科技檔案與科技資料的管理，做好科技資料與科技檔案的收集、整理、保存和歸檔管理，使科技資料和科技檔案有效轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力。

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