高校檔案用戶的需求特點與利用規(guī)律研究

張瑞菊

(四川建筑職業(yè)技術學院 檔案館，四川 德陽618000)

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，具有真實性、憑證性、查考性和備忘性等特征，是維護歷史真實面貌、服務現(xiàn)實發(fā)展需要的重要信息資源。開展面向高校檔案用戶的需求特點與利用規(guī)律研究，有助于高校檔案館基于用戶需求更加有針對性的進行檔案資源建設，更加有效的提供檔案資源服務。

1 高校檔案的利用情況分析

1.1 利用情況統(tǒng)計

筆者通過對所在單位近五年來檔案利用的情況進行統(tǒng)計，歸納總結出檔案用戶的類型主要有:①在校學生。②管理人員。③專職教師。④社會人員，這4 類人員共計1 348 人，利用檔案1 526 次，借閱檔案5 237 件。詳細的利用統(tǒng)計結果如表1。

表1 近五年檔案利用情況統(tǒng)計表

1.2 利用目的分析

在校學生:主要利用目的有①轉學，利用檔案的內(nèi)容為該生的高考錄取名冊。②免修學分，利用檔案的內(nèi)容為該生的學籍成績課程認定表，即曾經(jīng)學習過該門課程的成績記錄及教務處的認定文件。

管理人員:這一類型的檔案用戶利用目的較為分散，利用的檔案一般為全局性、綜合性的信息，各部門、各單位均有對檔案的利用需求，如質(zhì)量控制辦公室查閱《關于規(guī)范學院獎勵工作的決定》以編制教學工作質(zhì)量優(yōu)秀獎金。

專職教師:主要利用目的有①職稱評定，利用的內(nèi)容為該位教師發(fā)表的科研論文檔案、參與過的科研項目檔案、曾獲表彰的文件及取得上一級任職資格的文件。②課題研究，主要查閱與項目有關的其他課題或者其他參加人員所做課題的檔案資料。

社會人員:重點指的是學校的往屆畢業(yè)生。對于利用檔案的內(nèi)容類別比較明確，主要利用目的有①補辦學歷證明。②報考職業(yè)資格，如建造師、建筑師等。利用檔案的內(nèi)容包括該生的錄取明冊、學生名冊、成績單、畢業(yè)證書編號/畢業(yè)證存根、派遣證存根等。極個別的其他社會人員，如查閱我校設計所曾為其所在小區(qū)設計的平面圖紙進行水電管道改造;曾在我校工作過的勞務人員查閱當年的工資發(fā)放憑證以辦理退休、社會保險等。

其他:主要是指個別教師利用休假時間出國游玩，需要學校的組織機構代碼證、法人證書。

2 當前高校檔案用戶利用需求特點

當前，隨著現(xiàn)代計算機技術與信息技術的全面普及與快速發(fā)展，高校檔案管理工作也逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)手工向現(xiàn)代化技術的跨越式發(fā)展。對于高校檔案用戶來說，查找快速、利用快捷、內(nèi)容準確是他們查閱檔案時的基本要求和目標。

1)查找快速?，F(xiàn)在社會發(fā)展的節(jié)奏在逐漸加快，高校檔案用戶在利用檔案時最希望節(jié)省的就是時間成本，即無論何時提出查閱需求時，檔案館都應及時將檔案查找出來。這也是檔案用戶最普遍的一個利用心理。在實際工作中，也會經(jīng)常遇到這樣的問題:檔案用戶來自異地，為了緊急的原因而即刻需要獲取檔案，如果檔案館遲遲找不到該份檔案，那么不僅耽誤用戶利用檔案的最佳時機，使高校檔案館遭受負面評價的影響，最主要的是阻礙了檔案價值的發(fā)揮，降低了保存檔案的必要性和重要性。

2)利用便捷。建立方便用戶的檔案利用體系是當前高校檔案館工作的主要目標之一，因此，借助于網(wǎng)絡技術為人類帶來巨大的便捷性，高校檔案館已基本實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、電子化管理。在利用檔案的過程中，所有檔案用戶為了節(jié)省時間、簡化辦事手續(xù)，都希望可以方便快捷的利用檔案。比如異地用戶，希望通過電話查詢、網(wǎng)上借閱等靈活多樣的形式利用檔案，而不必限制在只能到館查詢的方式。對于高校檔案館來說，這樣做，既可以提升服務水平，又塑造出了良好的服務形象，達到了提高用戶滿意度的效果。

3)內(nèi)容準確。高校檔案用戶，不管是否能夠表達出明確的查詢條件，均希望獲得直接的富有針對性的檔案信息，并希望查到的檔案信息準確滿足自己的需求。比如學生查詢高考錄取信息、財務處查詢記賬憑證信息，要求必須對文件進行準確定位，哪怕是相關的信息也無法滿足查詢要求。

3 當前高校檔案用戶的利用規(guī)律

3.1 利用時間的分散性與集中性

分散性是指日常零散的檔案查閱工作，在利用時間上沒有明顯的傾向性。

集中性與分散性相對應，是指在某一特殊的時間段，到館查詢某一類檔案的用戶驟然增多，檔案的查閱率也隨之提高，他們查詢的內(nèi)容類型相同，只是責任者不同。比如每年的4月，是建筑師、建造師等諸多職業(yè)資格考試的報名時間，網(wǎng)上報名時需提供畢業(yè)證書編號，那些畢業(yè)證遺失的往屆畢業(yè)生就需要到原就讀院校查詢當年的畢業(yè)證編號，這是我校檔案館最常遇到的用戶類型;再如每年的職稱申報時間，能夠參評的教師也都會集中到檔案館借閱其科研檔案，包括發(fā)表的論文與參加的科研項目檔案。

3.2 利用內(nèi)容的重復性與單一性

重復性指的是在查閱的檔案內(nèi)容中，用戶往往對某一類內(nèi)容的檔案需求度非常高，檔案館的工作人員需要重復調(diào)取該類檔案。上述統(tǒng)計已經(jīng)看出，在筆者所在單位，社會人員(主要是學校往屆的畢業(yè)生)為了補辦學歷證明查閱檔案的次數(shù)位居檔案借閱次數(shù)之首，他們利用檔案的內(nèi)容較為單一，就是學籍檔案類，具體內(nèi)容不外乎錄取名冊、成績單、畢業(yè)證信息等。因此，這類檔案重復查閱的最為頻繁。在四川大學，在調(diào)查中得知，學生由于出國而到檔案館利用經(jīng)過翻譯的個人成績檔案，是檔案館的一個龐大用戶群，這項翻譯成績檔案工作的重復度也很高。

單一性與重復性相對應，針對的是那些利用率較低的檔案內(nèi)容，用戶利用的時間不集中，利用的內(nèi)容也沒有規(guī)律可循，非常零散。

3.3 利用表述的清晰性與模糊性

清晰性是指高校檔案館用戶能夠清晰、準確、完整的表述出所需查詢檔案的時間、題名、作者等方面的特征，檔案服務人員在接收到這些訊息后，能夠準確快速的通過手工或者計算機的查找方式為用戶找到相關的檔案。比如黨委辦公室查找“《關于印發(fā)〈關于推行“服務承諾制、首問負責制、限時辦結制和責任追究制”的意見〉的通知》”，這是完整的文件標題，在檔案管理系統(tǒng)中，按“題名”的途徑進行檢索即可找到該份文件。

模糊性與準確性相對應，指的是檔案用戶事先未能詳細了解所需檔案的各種特征，無法準確表達出有關檔案的各種信息，只能憑借大概的印象進行查找，這種表述對檔案服務人員來說是無法有效領會的，也是查找難度最大的，比如:查閱有關“績效”的文件，文件的發(fā)文單位不清楚、所屬的年度不知道、詳細的名稱不記得，屬于“三不”文件。

4 結語

綜上所述，高校檔案館開展檔案利用服務的過程中，應該注意把握檔案用戶的需求特點與利用規(guī)律，并以此為基礎，不斷加強和改進檔案服務工作，推動高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

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