吉林省高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制研究

高 福

（吉林省高等級公路建設(shè)局，吉林 長春130033）

高速公路竣工文件檔案是工程建設(shè)過程中形成的文字資料、聲像圖表等，這些內(nèi)容龐雜、數(shù)量巨大的檔案資料包括各種原始記錄、試驗(yàn)、檢測報(bào)告等。貫穿工程建設(shè)始終的這些資料數(shù)據(jù)，對于確保工程質(zhì)量具有重要的意義。為此，吉林省高速公路建設(shè)在總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，在工程開工時(shí)，就對整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工文件檔案編制工作進(jìn)行規(guī)劃部署，制定改進(jìn)竣工文件編制辦法。通過施工單位、監(jiān)理單位對項(xiàng)目進(jìn)行單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程的合理劃分，不僅為以后的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)，而且對施工單位確保工程質(zhì)量也起到了積極的促進(jìn)作用。

技術(shù)檔案承載著工程建設(shè)的歷史，更關(guān)乎高速公路未來的正常運(yùn)營，關(guān)乎“長治久安”的百年大計(jì)，可以說技術(shù)檔案的質(zhì)量直接影響今后運(yùn)營使用高速公路的“質(zhì)量”，對已建設(shè)完成的高速公路后評估和在建高速公路建設(shè)都具有重要的借鑒作用。以下結(jié)合筆者多年檔案工作的實(shí)踐，就如何建立科學(xué)的檔案體系進(jìn)行探討。

1 吉林省高速公路檔案管理簡介

1.1 吉林省高速公路檔案管理現(xiàn)狀

吉林省高速公路建設(shè)起步比較晚，且地理環(huán)境多半是丘陵地帶和山區(qū)或半山區(qū)，施工條件困難，技術(shù)復(fù)雜，受東北地區(qū)氣候的影響，有效工期比較短。在工程建設(shè)過程中，外業(yè)質(zhì)量管理、安全管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理，往往要優(yōu)先于內(nèi)業(yè)資料工作的管理。施工單位缺少檔案管理專業(yè)人員，對竣工文件工作的理解能力各不相同，想要按照統(tǒng)一的規(guī)范、科學(xué)的模式編制竣工文件很不容易，這就要求檔案體系建設(shè)和檔號編制必須易于理解，可操作性強(qiáng)。

1.2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的自身特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案涵蓋了工程建設(shè)的全過程，不同于其他科技檔案項(xiàng)目的單一性，高速公路建設(shè)包括了路基、路面、橋梁、隧道和交通工程及附屬設(shè)施，涉及多個(gè)領(lǐng)域，不同專業(yè)。公路建設(shè)的特點(diǎn)就是實(shí)際工作中，專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)性很強(qiáng)，對其他工作都不是很了解。如何從總體上把握竣工文件檔案的總體結(jié)構(gòu)、脈落層次是擺在檔案編制人員的一個(gè)首要問題，科技檔案有別于文書檔案，有其自身的工程建設(shè)特點(diǎn)，面對的使用查閱者也應(yīng)當(dāng)是相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。

1.3 已完公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

在不同的高速公路建設(shè)項(xiàng)目中，各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)又具有其自身的特點(diǎn)，建設(shè)過程復(fù)雜，即使是工程建設(shè)親歷者，也很難用簡單的語言把建設(shè)過程中發(fā)生的事說清楚。在以往的實(shí)踐過程中，嘗試通過檔號編制以完整、系統(tǒng)的體現(xiàn)工程項(xiàng)目，將其作為檔案工作的一項(xiàng)重要措施。國家高速公路檔案代號GL5.1，項(xiàng)目代號、招標(biāo)代號、標(biāo)段號、案卷號、分卷號、分卷流水號，一并用在檔號編制中，最長的編號可能會(huì)達(dá)到17 位字符，人為的設(shè)置過多層次，造成查閱者在查閱過程中對龐雜的檔案無從下手，而且也人為地增加了檔案編制的難度。因此，在建設(shè)和編制過程中，既要注意科學(xué)性，更要考慮到實(shí)用性。

2 吉林省高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制方法

2.1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案編制依據(jù)

近些年來，交通運(yùn)輸部為規(guī)范高速公路項(xiàng)目文件立卷歸檔工作，保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量，先后發(fā)布了多個(gè)文件，開展多次項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其中《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2010]382號）、《公路工程（竣）交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》（交公路發(fā)[2010]65 號）、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》和《交通檔案進(jìn)館辦法》（交辦發(fā)[2007]436號）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28—2002）》等法律法規(guī)，為制定竣工文件編制辦法提供了依據(jù)。

2.2 吉林省原有竣工文件編制體系和檔號編制辦法

在以往的工程建設(shè)中，竣工文件的編制體系，從大的方面分為四個(gè)部分：綜合文件、決算文件、監(jiān)理資料和施工資料，此種分類方法簡單明晰。明確檔案的歸檔機(jī)構(gòu)，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)整理”的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。第一、二部分為建設(shè)單位形成，并負(fù)責(zé)整理，制定項(xiàng)目文件材料收集歸檔職責(zé)分工表，落實(shí)到具體責(zé)任部門，做好立卷人、審核人的審查簽證，必要時(shí)，如征地拆遷資料，由其處室負(fù)責(zé)人審核簽字，加蓋處室公章。

第一部分綜合文件，定為Y類文件；第二部分為決算和審計(jì)文件，定為R類文件；第三部分為監(jiān)理資料，定為J 類文件，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整理歸檔；第四部分為施工資料，其中竣工圖表定為T類文件，其余施工資料定為S類文件，由施工單位負(fù)責(zé)整理。

對于施工階段監(jiān)理單位和施工單位形成的大量質(zhì)量保證資料，吉林省在以往成形經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)、省內(nèi)幾條高速公路竣工文件整理的先進(jìn)辦法，采取了一系列行之有效的措施，如編制《高速公路質(zhì)量檢查表格匯總》、《高速公路質(zhì)量檢查辦法》，《高速公路竣工文件編制整理辦法》。表格匯總囊括了試驗(yàn)表格、檢測表格、數(shù)據(jù)匯總表格、評定表格，明確了工程質(zhì)量評分辦法、檢查程序、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢測頻率。

為了便于整理，根據(jù)工程部位，分部分項(xiàng)工程對施工資料一一劃分，將其分為若干案卷，再下設(shè)分卷，各分卷流水排號，這種檔號編制方法，有效地避免了排大流水號，在全部項(xiàng)目工作未完成之前，各卷無法編號，正如預(yù)先設(shè)好一個(gè)架構(gòu)，整理文件資料時(shí)一一對號入座，各卷互不干擾，不必等待全部工程完成時(shí)再整理歸檔編號，即可完成多少整理立卷多少，使竣工文件檔案資料的大部分整理歸檔與工程施工同步進(jìn)行。

資料分類如下所示：

第一卷 工程質(zhì)量管理文件

第二卷 質(zhì)量評定文件

第三卷 路基土石方施工資料

第四卷 路基排水及防護(hù)施工資料

第五卷 小橋、通道施工資料

第六卷 涵洞施工資料

第七卷 路面工程施工資料

第八卷 特大、大、中橋工程施工資料

第九卷 互通式立交、天橋施工資料

第十卷 分離式立交、天橋施工資料

第十一卷 隧道施工資料

第十二卷 交通安全設(shè)施施工資料

第十三卷 收費(fèi)站等房建工程施工資料

第十四卷 通信、收費(fèi)、監(jiān)控、供電系統(tǒng)施工資料

第十五卷 環(huán)保綠化施工資料

第十六卷 施工安全及文明施工文件

第十七卷 進(jìn)度控制文件

第十八卷 計(jì)量支付文件

第十九卷 合同管理文件

第二十卷 施工原始記錄

檔號編制方法如圖1所示。

圖1 檔號編制示例

3 吉林省高速公路竣工文件檔案編制體系和檔號編制的改進(jìn)方式探索

3.1 吉林省高速公路新的竣工文件檔案編制體系和檔號編制辦法的突出特點(diǎn)

在公路建設(shè)檔案整理歸檔過程中，不斷出現(xiàn)一些新的問題，新的情況，其根本原因在于吉林省竣工文件編制的一些歷年習(xí)慣性做法。例如，竣工文件編制審核工作放在工程竣工驗(yàn)收之時(shí)，通過整改落實(shí)，集中施工單位內(nèi)業(yè)資料人員，對檔案整理過程中文件資料中的突出問題一一解決，竣工文件的編制體系的時(shí)點(diǎn)也是集中在竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)對檔案單項(xiàng)驗(yàn)收。新的檔案編制體系突出項(xiàng)目建設(shè)的基本建設(shè)程序，使檔案整理工作與工程建設(shè)施工同步進(jìn)行。

這就是常說的過程比結(jié)果重要，抓好工程建設(shè)過程中的文件材料歸檔工作，遠(yuǎn)比一味要求竣工文件結(jié)果審核要好的多。

竣工文件的編制體系上升到項(xiàng)目文件，更加明確了歸檔范圍，較以往的做法增加了不少新的內(nèi)容，比如設(shè)計(jì)審批中的工程勘測、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，這些過去都是由設(shè)計(jì)部門歸檔的。

新的編制體系中，將初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)單獨(dú)作為設(shè)計(jì)審批部分，體現(xiàn)出圖紙對于技術(shù)檔案的重要性，便于整理查閱。

在近些年的幾條高速公路決算審計(jì)過程中，需要查閱的竣工文件檔案數(shù)量大幅度增加，更加突顯了新的竣工文件結(jié)構(gòu)體系的優(yōu)點(diǎn)，如資金管理單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立部分，極大地方便了查閱。對項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位、施工單位就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制的專題性和普發(fā)性的往來文件加以區(qū)分，減少了交叉歸檔和重復(fù)歸檔。將科研及聲像資料作為施工文件的重要組成部分，也體現(xiàn)了新技術(shù)、新工藝、檔案管理信息化、科學(xué)化的發(fā)展。

3.2 吉林省高速公路新的檔案編制體系和檔號編制辦法

第一部分為立項(xiàng)審批，定為A類文件；第二部分為設(shè)計(jì)審批，定為B 類文件；第三部分為工程準(zhǔn)備，定為C類文件，由此工程建設(shè)已具備了必須的ABC，進(jìn)入施工階段，第四部分施工階段中，按照檔案資料形成部門又可分為：項(xiàng)目法人工程管理資料，定為F 類文件，監(jiān)理資料，定為J 類文件，施工單位施工資料，定為S類文件，竣工圖表定為T 類文件；第五部分交、竣工驗(yàn)收，定為Y 類文件；第六部分工程招投標(biāo)及合同文件，定為H類文件；第七部分資金管理，定為Z類文件。

為便于理解，易于操作，檔號的編制分為三級，即：項(xiàng)目代號+檔案分類號+案卷流水號。以琿烏高速公路通化至新開嶺建設(shè)項(xiàng)目為例，項(xiàng)目代號為G11TX，檔案分類號為ABCFJSTYHZ 中其一。案卷流水號10001，第一個(gè)1 代表合同段號，其后為大流水號。

3.3 吉林省高速公路新的項(xiàng)目文件材料收集歸檔編制體系及職責(zé)分工

吉林省高速公路新的項(xiàng)目文件材料收集歸檔編制體系及職責(zé)分工如下所示：

A 立項(xiàng)審批

1.項(xiàng)目建議書及審批文件（計(jì)劃處）

2.可行性研究報(bào)告及審批（核準(zhǔn)）文件（計(jì)劃處）

3.可行性研究報(bào)告及行業(yè)主管部門對可行性研究報(bào)告的審查意見（計(jì)劃處）

4.專家對可行性研究報(bào)告的評審文件（計(jì)劃處）

5.環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告書及批復(fù)（交通工程處）

6.項(xiàng)目用地預(yù)審意見（法規(guī)征地處）

7.水土保持方案及審批文件（交通工程處）

8.文物調(diào)查、保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等文件（技術(shù)處）

9.其他文件材料（計(jì)劃處）

B 設(shè)計(jì)審批

1.初步設(shè)計(jì)文件及審批文件、專家審查意見及審查會(huì)議紀(jì)要（技術(shù)處）

2.施工圖設(shè)計(jì)文件及審批文件（技術(shù)處）

3.工程勘測、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料（技術(shù)處）

C 工程準(zhǔn)備

1.建設(shè)用地選址意見及紅線圖（法規(guī)征地處）

2.建設(shè)用地申請及批復(fù)（法規(guī)征地處）

3.占地圖及土地使用證（指揮部）

4.征地拆遷批文、合同、協(xié)議、征用土地一覽表、拆遷數(shù)量一覽表（指揮部）

5.供電、供水、通訊、排水等協(xié)議（指揮部）

6.施工許可批準(zhǔn)文件（計(jì)劃處）

7.質(zhì)量監(jiān)督申請書及質(zhì)量監(jiān)督通知書（質(zhì)監(jiān)處）

8.建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片（指揮部）

F、S、T、J 施工文件

1.F工程管理文件

1.1項(xiàng)目法人就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制管理的文件（指揮部）

1.2質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)印發(fā)的質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)文件（質(zhì)監(jiān)處）

1.3監(jiān)理單位就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與項(xiàng)目法人的來往文件（監(jiān)理單位）

1.4監(jiān)理單位就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與施工單位的來往文件（施工單位）

1.5施工單位就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與項(xiàng)目法人的來往文件（施工單位）

1.6項(xiàng)目法人組織召開的工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要（指揮部）

1.7監(jiān)理組織召開的工地例會(huì)及專題會(huì)議紀(jì)要（監(jiān)理單位）

1.8計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表（指揮部）

2.F施工準(zhǔn)備文件

2.1 合同段開工申請及批準(zhǔn)文件（含施工組織設(shè)計(jì)方案）（施工單位）

2.2技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要（施工單位）

2.3開工前的交接樁記錄、控制點(diǎn)的復(fù)測、施工控制點(diǎn)的加密、工程定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、基準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)）測量、復(fù)核記錄（施工單位）

3.S 施工質(zhì)量控制文件

3.1工程及設(shè)計(jì)變更（施工單位）

3.2施工日志、大事記（施工單位）

3.3 永久性水準(zhǔn)點(diǎn)坐標(biāo)圖、建筑物坐標(biāo)高程測量記錄（施工單位）

3.4沉降、位移觀測記錄、橋梁荷載試驗(yàn)報(bào)告、橋梁基礎(chǔ)檢驗(yàn)匯總資料（施工單位）

3.5各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及工藝試驗(yàn)資料（施工單位）

3.6工地試驗(yàn)室管理文件（施工單位）

3.7原材料（產(chǎn)品）質(zhì)量保證文件（施工單位）

3.7.1各種原材料、半成品、成品、混凝土預(yù)制件合格證及抽檢、試驗(yàn)記錄（施工單位）

3.7.2產(chǎn)品、設(shè)備說明書、合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量鑒定報(bào)告（施工單位）

3.8單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定文件（施工單位）

3.9施工原始文件

3.9.1 單位、分部、分項(xiàng)工程開工批準(zhǔn)文件（施工單位）

3.9.2各工序施工記錄、試驗(yàn)、檢測及報(bào)驗(yàn)文件（施工單位）

3.9.3隱蔽工程驗(yàn)收記錄（施工單位）

3.9.4混凝土配合比設(shè)計(jì)報(bào)告、配料單（施工單位）

3.9.5砂漿強(qiáng)度、混凝土強(qiáng)度、焊接、壓實(shí)度、彎沉等試驗(yàn)檢測報(bào)告及匯總表（施工單位）

3.9.6預(yù)應(yīng)力張拉、壓漿檢查記錄（施工單位）

3.9.7樁基檢測報(bào)告（施工單位）

3.9.8機(jī)電、監(jiān)控設(shè)備安裝調(diào)試及性能考核記錄（施工單位）

3.9.9橋隧工程風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、專項(xiàng)施工技術(shù)方案（施工單位）

3.9.10 事故情況及調(diào)查處理報(bào)告、補(bǔ)救后達(dá)到要求的認(rèn)可證明文件（施工單位）

3.9.11 施工中遇到非正常情況記錄、處理方案及觀察記錄，對工程質(zhì)量影響分析（施工單位）

4.T 竣工圖

5.J監(jiān)理文件

5.1監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)、監(jiān)理日志、備忘錄（監(jiān)理單位）

5.2旁站監(jiān)理記錄、平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢文件材料（監(jiān)理單位）

6. 科研

6.1課題報(bào)告、任務(wù)書及批準(zhǔn)文件（技術(shù)處）

6.2研究方案（技術(shù)處）

6.3試驗(yàn)記錄、分析計(jì)算數(shù)據(jù)（技術(shù)處）

6.4專家評審及技術(shù)鑒定報(bào)告（技術(shù)處）

7.經(jīng)批準(zhǔn)的新技術(shù)應(yīng)用資料（技術(shù)處）

8.聲像資料

8.1重大活動(dòng)、重大事故處理（施工單位）

8.2隱蔽工程、關(guān)鍵工序、橋梁隧道等結(jié)構(gòu)物重點(diǎn)部位施工（施工單位）

Y交、竣工驗(yàn)收

1.交、竣工驗(yàn)收文件（計(jì)劃處）

2.建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位工作報(bào)告（指揮部）

3.質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的交工驗(yàn)收質(zhì)量檢測意見（質(zhì)監(jiān)處）

4.質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的竣工驗(yàn)收質(zhì)量鑒定報(bào)告（質(zhì)監(jiān)處）

5.質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告（質(zhì)監(jiān)處）

6.試運(yùn)行記錄、檢測、觀測記錄及成果報(bào)告、缺陷整改文件材料（指揮部）

7.環(huán)保、水保工程單項(xiàng)驗(yàn)收文件（交通工程處）8.檔案專項(xiàng)驗(yàn)收文件（技術(shù)處）

9.接管養(yǎng)單位項(xiàng)目使用情況報(bào)告（計(jì)劃處）

H 工程招投標(biāo)及合同文件

1.招標(biāo)文件（計(jì)劃處）

2.投標(biāo)文件（計(jì)劃處）

3.評標(biāo)文件（計(jì)劃處）

4.中標(biāo)通知書（計(jì)劃處）

5.工程合同（計(jì)劃處）

Z 資金管理

1.支付報(bào)表（指揮部）

2.工程決算（計(jì)劃處）

3.竣工決算（財(cái)務(wù)決算）（財(cái)務(wù)處）

4.審計(jì)報(bào)告（審計(jì)辦）

隨著近些年電腦技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案目錄也很容易實(shí)現(xiàn)快速檢索，以WORD、EXCEL 軟件編制的技術(shù)檔案案卷目錄，通過字符段查找，很快就能查到所要查找的案卷目錄。在與工程項(xiàng)目建設(shè)同步的檔案管理過程中，應(yīng)抓好檔案資料的預(yù)立卷工作，編制詳盡的卷內(nèi)目錄?？偰夸洷M可能體現(xiàn)多的卷內(nèi)特征，其案卷題名尤其重要，如重要的卷內(nèi)施工資料所在路線起訖樁號，工程部位，文字材料時(shí)間、問題分類都可以準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)內(nèi)容?？梢哉f，到竣工驗(yàn)收時(shí)，就只剩下裝訂工作了。

4 結(jié)語

過去的10 年，吉林省的高速公路建設(shè)經(jīng)歷了發(fā)展規(guī)模大、工程項(xiàng)目多、建設(shè)速度快的重要時(shí)期，一批又一批的高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料，成為國家檔案系統(tǒng)的重要組成部分。檔案管理工作日漸成熟，對竣工文件的質(zhì)量要求也日益提高，如何加強(qiáng)其完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性仍是今后檔案工作的重點(diǎn)，解決存在的問題和不足，加強(qiáng)檔案編制體系和檔號編制方法的研究仍將成為以后工作的重點(diǎn)。

[1] 管先海.對檔案學(xué)研究的科學(xué)性與實(shí)用性的思考[J].檔案管理，2007（5）：22-24.