大型儀器設(shè)備開放補(bǔ)貼管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

龔彥華，范家才，夏建潮

（武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430072）

大型儀器設(shè)備是高校實(shí)驗(yàn)室的主要技術(shù)裝備，是體現(xiàn)高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)志之一［1］。大型儀器設(shè)備開放共享是提高使用效益、促進(jìn)學(xué)科交叉融合、提升教學(xué)科研水平的重要途徑［2-4］。武漢大學(xué)采取了多種措施鼓勵(lì)大型儀器設(shè)備的共享使用［5-8］，2011年開始設(shè)立大型儀器設(shè)備開放共享補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)（簡(jiǎn)稱開放補(bǔ)貼）［9-11］。

目前，高校開放補(bǔ)貼逐步形成2種運(yùn)行模式：一是以專項(xiàng)資助實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目，二是提供大型儀器設(shè)備開放配額資金［12］。武漢大學(xué)采用的是后一種模式。由學(xué)校提供額度為1∶1的配額資金，為教師解決了一半的測(cè)試費(fèi)用，同時(shí)，機(jī)組實(shí)行收費(fèi)服務(wù)收取的測(cè)試費(fèi)可用于大型儀器設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)，形成了用戶與機(jī)組雙贏的局面，促進(jìn)了學(xué)校大型儀器設(shè)備的開放共享。因此，開放補(bǔ)貼運(yùn)行的成效直接反映了學(xué)校大型儀器設(shè)備的開放共享程度，是大型儀器設(shè)備效益評(píng)價(jià)體系中重要的一部分。

武漢大學(xué)開放補(bǔ)貼已經(jīng)運(yùn)行2年，納入開放補(bǔ)貼的大型儀器設(shè)備涵蓋了11個(gè)單位，共90臺(tái)套，總金額達(dá)11 279萬元。資助經(jīng)費(fèi)由第一年的90余萬元增加到近130萬元。為了更好地配合開放補(bǔ)貼運(yùn)行，在借鑒清華大學(xué)等兄弟院校經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上［4，14］，結(jié)合我校實(shí)際，建立了“武漢大學(xué)大型儀器設(shè)備開放補(bǔ)貼管理系統(tǒng)”。通過該系統(tǒng)促進(jìn)了信息公開與資源共享，使此項(xiàng)工作科學(xué)而規(guī)范，為大型儀器設(shè)備效益評(píng)價(jià)體系中各指標(biāo)數(shù)據(jù)的收集提供了有效方法。

1 開放補(bǔ)貼的運(yùn)行流程

開放補(bǔ)貼工作按年度進(jìn)行，每年11月份左右開始到次年10月份結(jié)束，為一個(gè)運(yùn)行周期。根據(jù)上一年度的實(shí)際使用情況計(jì)劃撥出一定經(jīng)費(fèi)作為開放補(bǔ)貼經(jīng)費(fèi)，用戶教師提出申請(qǐng)；管理部門組織專家進(jìn)行審批，用戶教師必須按照1∶1配套自籌，兩部分經(jīng)費(fèi)的合計(jì)為本年度測(cè)試費(fèi)用的總金額；用戶教師按照總金額的額度到相應(yīng)的大型儀器設(shè)備上進(jìn)行測(cè)試消費(fèi)，機(jī)組人員根據(jù)實(shí)際消費(fèi)的金額做好相關(guān)的測(cè)試記錄。每期開放補(bǔ)貼結(jié)束時(shí)，用戶教師需要按要求提交年度報(bào)告，匯報(bào)本期補(bǔ)貼的使用成果等相關(guān)情況，實(shí)驗(yàn)室管理員匯總每臺(tái)機(jī)組的收費(fèi)情況到管理部門進(jìn)行經(jīng)費(fèi)劃撥，機(jī)組收取的測(cè)試費(fèi)用可用于大型儀器設(shè)備的維護(hù)維修、升級(jí)改造等方面。該項(xiàng)工作的管理流程見圖1。

圖1 大型儀器設(shè)備開放補(bǔ)貼管理工作流程圖

2 開放補(bǔ)貼系統(tǒng)的角色管理

大型儀器設(shè)備開放補(bǔ)貼管理系統(tǒng)的建立是基于開放補(bǔ)貼管理流程，貫徹了直觀與實(shí)用的原則。該系統(tǒng)分配了5類角色，包括用戶教師、機(jī)組人員、實(shí)驗(yàn)室管理員、評(píng)審專家以及系統(tǒng)管理員。不同角色的使用權(quán)限與操作功能有所區(qū)分，達(dá)到了對(duì)開放補(bǔ)貼工作不同程度和角度的管理。因?yàn)椴捎肂／S結(jié)構(gòu)，所有用戶在互聯(lián)網(wǎng)覆蓋區(qū)域都可以登錄使用。

2.1 用戶教師

用戶教師是學(xué)校教職工基本的使用角色，機(jī)組人員、實(shí)驗(yàn)室管理員、評(píng)審專家以及系統(tǒng)管理員通過角色切換都擁有用戶教師的權(quán)限與相應(yīng)的操作功能。該角色可以瀏覽查詢學(xué)校提供開放共享的大型儀器設(shè)備信息，包括設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、功能特色、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、存放地點(diǎn)、機(jī)組人員姓名與聯(lián)系方式等；用戶教師通過系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上申報(bào)并查詢開放補(bǔ)貼審批情況；在使用補(bǔ)貼過程中，了解經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)；補(bǔ)貼結(jié)束后，通過系統(tǒng)提交年度使用報(bào)告，匯報(bào)使用成果并對(duì)機(jī)組人員的服務(wù)和大型儀器設(shè)備的使用狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.2 機(jī)組人員

機(jī)組人員可以作為用戶教師申請(qǐng)本機(jī)組以外的大型儀器設(shè)備測(cè)試，也可以作為機(jī)組人員為用戶教師提供測(cè)試服務(wù)。學(xué)校納入開放補(bǔ)貼的儀器設(shè)備按照類別進(jìn)行申請(qǐng)，屬于一類機(jī)組人員可以查詢到同一用戶的審批情況。在對(duì)外服務(wù)中，針對(duì)申請(qǐng)到本機(jī)組的用戶提供測(cè)試服務(wù)，根據(jù)用戶教師的實(shí)際使用登記扣費(fèi)；同時(shí)實(shí)時(shí)了解用戶測(cè)試情況并匯總的測(cè)試金額，進(jìn)而掌握本機(jī)組的開放服務(wù)情況。

2.3 實(shí)驗(yàn)室管理員

每個(gè)院、系、中心設(shè)有1名或2名實(shí)驗(yàn)室管理員，管理本單位的所有開放機(jī)組。實(shí)驗(yàn)室管理員在用戶教師申請(qǐng)前修改、更新儀器設(shè)備信息及在開放補(bǔ)貼使用過程中，通過用戶教師姓名或課題名稱、設(shè)備編號(hào)或名稱查詢補(bǔ)貼狀況，實(shí)時(shí)了解本單位機(jī)組的開放情況。使用結(jié)束后，匯總本單位所有機(jī)組的測(cè)試費(fèi)用，一鍵生成報(bào)表并可直接打印，隨后到設(shè)備管理部門進(jìn)行結(jié)算。

2.4 評(píng)審專家

學(xué)校成立了“大型儀器設(shè)備專家委員會(huì)”，委員會(huì)的成員由系統(tǒng)管理員設(shè)置成為開放補(bǔ)貼的評(píng)審專家。在開放補(bǔ)貼申請(qǐng)?zhí)峤唤Y(jié)束后，評(píng)審專家可以登錄系統(tǒng)查詢本期開放補(bǔ)貼的申請(qǐng)?zhí)峤磺闆r。申請(qǐng)情況采用匯總和列表的方式直觀呈現(xiàn)，同時(shí)可以瀏覽到包括用戶教師信息、申請(qǐng)的課題、申請(qǐng)費(fèi)用等信息，在召開專家評(píng)審會(huì)之前提供評(píng)審依據(jù)。

2.5 系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員通過系統(tǒng)可以對(duì)全校用戶發(fā)布通知或消息，利用“開關(guān)”控制開放補(bǔ)貼的申請(qǐng)和年度總結(jié)的提交時(shí)間。在專家評(píng)審后，管理員根據(jù)專家意見進(jìn)行審批，最終提交評(píng)審意見。查看每一期的申請(qǐng)、審批情況以及開放機(jī)組的服務(wù)、用戶教師的經(jīng)費(fèi)使用情況，并可以生成明細(xì)表和匯總表實(shí)時(shí)掌握補(bǔ)貼的使用進(jìn)展，有針對(duì)性地采取管理措施。系統(tǒng)管理員統(tǒng)籌管理各類角色，增加新進(jìn)用戶教師信息，賦予用戶教師實(shí)驗(yàn)室管理員、評(píng)審專家等角色。

3 開放補(bǔ)貼系統(tǒng)的主要功能設(shè)計(jì)

開放補(bǔ)貼系統(tǒng)的建立是為了更好地管理開放補(bǔ)貼工作，為全校師生提供人性化服務(wù)，因此，在系統(tǒng)功能上主要體現(xiàn)管理功能與服務(wù)功能。

3.1 管理功能

按照開放補(bǔ)貼的管理流程，主要有儀器設(shè)備的信息管理功能、申報(bào)與審批管理功能、使用管理功能、報(bào)表管理功能、結(jié)題與結(jié)算管理功能。

3.1.1 設(shè)備信息管理功能

在實(shí)際應(yīng)用中，水合熱法成為目前制備納米MoS2最常見的一種方法，且其制備出的MoS2納米微球尺寸較小，表現(xiàn)出了優(yōu)異的耐磨性能。

納入開放補(bǔ)貼管理系統(tǒng)的儀器設(shè)備，原則上要求40萬元及以上，使用方向?yàn)榻虒W(xué)、科研，有專人負(fù)責(zé)管理并且所在院、系、中心愿意開放使用。入網(wǎng)儀器設(shè)備的相關(guān)信息由院、系、中心實(shí)驗(yàn)室管理員負(fù)責(zé)更新維護(hù)，要求必須向用戶公開設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、功能特色、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、存放地點(diǎn)、機(jī)組人員姓名與聯(lián)系方式等。用戶教師可以查看相關(guān)信息，根據(jù)需要進(jìn)行申請(qǐng)。

3.1.2 申報(bào)與審批管理功能

系統(tǒng)管理員設(shè)定申報(bào)提交時(shí)限后，在該時(shí)間段內(nèi)開啟系統(tǒng)開關(guān)，用戶教師通過系統(tǒng)進(jìn)行提交開放補(bǔ)貼的申報(bào)。提交申報(bào)結(jié)束后，設(shè)備管理部門召開專家評(píng)審會(huì)，專家們根據(jù)系統(tǒng)提供的申報(bào)信息、用戶歷史消費(fèi)記錄和年度總結(jié)的情況決定本期的資助額度。最終的評(píng)審結(jié)果由系統(tǒng)管理員登記并發(fā)布給用戶教師。

3.1.3 使用管理功能

得到資助的用戶教師到機(jī)組進(jìn)行測(cè)試消費(fèi)。機(jī)組人員根據(jù)用戶教師的實(shí)際使用情況進(jìn)行登記。對(duì)于錄入有誤的記錄，通過實(shí)驗(yàn)室管理員審核后可以進(jìn)行修改。在使用過程中，由于實(shí)際使用造成某一類大型儀器設(shè)備余額不足，用戶教師可以辦理將另外大型儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)移到需要的大型儀器設(shè)備上使用。

3.1.4 報(bào)表管理功能

為了掌握開放補(bǔ)貼的申請(qǐng)、審批及使用情況，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了管理流程各個(gè)環(huán)節(jié)以及各個(gè)角色權(quán)限下的明細(xì)表與匯總表。報(bào)表可以導(dǎo)出生成Excel、Word及PDF 3種格式，或者直接打印。如申請(qǐng)或?qū)徟鞒探Y(jié)束后，系統(tǒng)管理員一鍵生成年度情況報(bào)表，以列表的形式查看每位用戶的課題、所在院部、申請(qǐng)或?qū)徟慕痤~、申請(qǐng)或?qū)徟拇笮蛢x器類別等；匯總年度報(bào)告的成果生成報(bào)表，作為大型儀器設(shè)備效益評(píng)價(jià)體系的數(shù)據(jù)依據(jù)；系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了實(shí)驗(yàn)室消費(fèi)和課題消費(fèi)2種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，按照時(shí)間段做明細(xì)或者匯總，可以對(duì)任意時(shí)限的各大型儀器設(shè)備開放情況和每位用戶教師的使用情況一目了然。如表1、表2所示。

表1 課題消費(fèi)匯總報(bào)表

表2 實(shí)驗(yàn)室消費(fèi)匯總報(bào)表

3.1.5 結(jié)題與結(jié)算管理功能

3.2 服務(wù)功能

為更好地配合開放補(bǔ)貼管理工作，設(shè)計(jì)了特色服務(wù)功能——郵件與短信平臺(tái)功能及用戶評(píng)價(jià)功能。

3.2.1 郵件與短信平臺(tái)功能

用戶教師在申請(qǐng)開放補(bǔ)貼時(shí)要求必須填寫郵箱地址和手機(jī)號(hào)碼，系統(tǒng)管理員發(fā)布如審批結(jié)果查詢通知、催交年度報(bào)告通知、新一期開放補(bǔ)貼申請(qǐng)通知等通知公告或新聞消息都可以通過郵件或者短信平臺(tái)群體發(fā)送。郵件與短信平臺(tái)功能的使用節(jié)約了管理成本，提高了辦事效率，用戶教師也可以更直觀、更迅速地獲取辦事信息。

3.2.2 用戶評(píng)價(jià)功能

為了給用戶教師提供申請(qǐng)開放補(bǔ)貼時(shí)做選擇參考，同時(shí)提高機(jī)組人員的服務(wù)自覺性，加入了用戶評(píng)價(jià)功能。該功能分為星級(jí)評(píng)分與服務(wù)評(píng)價(jià)，要求用戶教師在提交年度報(bào)告的同時(shí)對(duì)本年度使用過的大型儀器設(shè)備機(jī)組的服務(wù)進(jìn)行星級(jí)打分，并對(duì)機(jī)組的實(shí)際服務(wù)情況、對(duì)實(shí)驗(yàn)室開放補(bǔ)貼管理和儀器設(shè)備管理提出相應(yīng)的意見及建議。

4 結(jié)束語

開放補(bǔ)貼是促進(jìn)開放共享的有利手段，學(xué)校已經(jīng)運(yùn)行了2年，在運(yùn)行過程中借鑒了兄弟高校的管理經(jīng)驗(yàn)，在保障數(shù)據(jù)安全的前提下，力求功能要求與操作設(shè)計(jì)上簡(jiǎn)單實(shí)用。學(xué)校利用開放補(bǔ)貼管理系統(tǒng)可以全程控制開放補(bǔ)貼工作流程，覆蓋了工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，為學(xué)校大型儀器設(shè)備效益評(píng)價(jià)體系提供了收集指標(biāo)數(shù)據(jù)的有效方法，同時(shí)為各類角色用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，達(dá)到了科學(xué)管理與促進(jìn)服務(wù)的效果。

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