我國(guó)會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

(集美圖書館 福建廈門 361021)

1 會(huì)展業(yè)及會(huì)展文獻(xiàn)

會(huì)展是指會(huì)議、展覽會(huì)、博覽會(huì)、交易會(huì)、展銷會(huì)、展示會(huì)及各種體育、文化、節(jié)慶等大型集體性活動(dòng)的簡(jiǎn)稱。

近年來(lái)，中國(guó)會(huì)展業(yè)在各城市發(fā)展迅速，形成了“環(huán)渤海、長(zhǎng)三角、珠三角、東北、中西部”五個(gè)會(huì)展經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)帶，可用于舉辦各種展會(huì)的場(chǎng)館面積已居世界前列?！?〕截至目前，中國(guó)內(nèi)地共有58個(gè)國(guó)際化專業(yè)展覽會(huì)獲得國(guó)際展覽業(yè)協(xié)會(huì)(UFI)認(rèn)證，數(shù)量位居世界第四?！?〕根據(jù)“中國(guó)會(huì)展教育發(fā)展十年論壇”及第四屆中國(guó)會(huì)展教育與科技合作發(fā)展論壇上的相關(guān)報(bào)告，我國(guó)至今共有55所本科高校、超過200所?？圃盒ｉ_設(shè)會(huì)展專業(yè)?！?〕無(wú)論是會(huì)展的設(shè)施，還是會(huì)展品牌，會(huì)展的教育，這些數(shù)據(jù)都表明，會(huì)展在當(dāng)前中國(guó)已形成一個(gè)重要的產(chǎn)業(yè)鏈，伴隨而生的文獻(xiàn)資料理應(yīng)得到圖書館界的重視。

會(huì)展文獻(xiàn)是以會(huì)展內(nèi)容為中心所形成的記載物。從內(nèi)容上講，它包括會(huì)展新聞資訊、會(huì)展信息、行業(yè)知識(shí)、國(guó)家相關(guān)政策、法規(guī)、主辦方信息、展館風(fēng)采、會(huì)展服務(wù)、參展組織所提供的推介資料、會(huì)展會(huì)刊、相關(guān)報(bào)告會(huì)所形成的文獻(xiàn)資源等等。會(huì)展文獻(xiàn)以其報(bào)道及時(shí)，內(nèi)容專題、實(shí)用、前沿，數(shù)據(jù)可靠等特點(diǎn)，不但對(duì)科研人員有重要意義，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理人員也具有重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)作用。因此，作為文獻(xiàn)收藏機(jī)構(gòu)的圖書館理應(yīng)加以重視，將其作為一種重要的文獻(xiàn)資源進(jìn)行建設(shè)。

2 我國(guó)會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

2．1 我國(guó)會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)現(xiàn)狀

2．1．1 會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)情況

表1 會(huì)展文獻(xiàn)收藏情況

為了更好地了解我國(guó)會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)的現(xiàn)況，筆者以主題詞為檢索字段檢索會(huì)展數(shù)量前十名〔4〕的會(huì)展城市所在地圖書館書目，得出文獻(xiàn)建設(shè)數(shù)量結(jié)果(如表1所示)。

從表1可以看出:①各地的收藏建設(shè)仍處于起步階段，收藏量太少。國(guó)家圖書館的收藏量同樣不高，其原因可能在于會(huì)展文獻(xiàn)大部分以非正式出版物方式出現(xiàn)，不存在呈繳本制度，因此影響了其收藏。而全國(guó)十大會(huì)展城市所在地圖書館同樣缺乏收藏意識(shí)，收藏量同樣極少。②會(huì)議文獻(xiàn)相當(dāng)于其它各類會(huì)展文獻(xiàn)的總和。這說明當(dāng)今各館對(duì)會(huì)展文獻(xiàn)的收藏仍以會(huì)議為重點(diǎn)，對(duì)于展覽會(huì)、交易會(huì)、展銷會(huì)、博覽會(huì)、信息發(fā)布會(huì)等產(chǎn)生的大量新興文獻(xiàn)重視度不高。③各地圖書館在文獻(xiàn)組織時(shí)主題詞標(biāo)引不統(tǒng)一。對(duì)于此類文獻(xiàn)，主題詞就有展覽會(huì)、交易會(huì)、展銷會(huì)、博覽會(huì)、展會(huì)、會(huì)展等，同一種文獻(xiàn)在不同圖書館的主題標(biāo)引都有各自的表述。同時(shí)，筆者在檢索查閱過程中還發(fā)現(xiàn)會(huì)展文獻(xiàn)的分類標(biāo)引也比較混亂。同一主題甚至同一種文獻(xiàn)分類標(biāo)引的結(jié)果完全不一。

在開展會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)的過程中，除了個(gè)別圖書館在自建數(shù)據(jù)庫(kù)方面有些建樹外，大多圖書館還是依靠外購(gòu)《中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)》、《萬(wàn)方數(shù)據(jù)》、《維普資訊》等數(shù)據(jù)庫(kù)為主，經(jīng)檢索統(tǒng)計(jì)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)中包含會(huì)展文獻(xiàn)數(shù)量(如表2所示)。

從表2可以看出:①會(huì)議文獻(xiàn)遠(yuǎn)大于其他會(huì)展文獻(xiàn)的數(shù)量。②相對(duì)于個(gè)體圖書館而言，在會(huì)展文獻(xiàn)數(shù)量上的積累還是比較豐富。

在檢索查閱過程中，筆者同樣發(fā)現(xiàn)這些文獻(xiàn)在標(biāo)引方面也較為混亂;除會(huì)議主題文獻(xiàn)外，其它的文獻(xiàn)也比較集中于正式出版物，對(duì)于產(chǎn)品資料涉及較少。當(dāng)然，也有好的一面，即萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)中專門組建了《中國(guó)企業(yè)、公司與產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)》，其內(nèi)容與會(huì)展文獻(xiàn)當(dāng)中的企業(yè)、產(chǎn)品類文獻(xiàn)相似，值得各地圖書館借鑒。

2．2 會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)過程中存在的問題

經(jīng)過對(duì)十大會(huì)展城市所在地圖書館的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)主要存在以下問題:

2．2．1 收藏量偏少，文獻(xiàn)基礎(chǔ)薄弱

根據(jù)集美圖書館多年來(lái)會(huì)展文獻(xiàn)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，以“九八中國(guó)投資貿(mào)易洽談會(huì)”、“中國(guó)(廈門)國(guó)際石材展覽會(huì)”為例，每一個(gè)大型會(huì)展在展館內(nèi)呈現(xiàn)的文獻(xiàn)均在1000種以上，通過篩選至少有500種具有收藏價(jià)值。以此類推，僅以獲得國(guó)際展覽業(yè)協(xié)會(huì)(UFI)認(rèn)證的中國(guó)內(nèi)地58個(gè)國(guó)際化專業(yè)展覽會(huì)計(jì)算，每年可產(chǎn)生的文獻(xiàn)不低于58000種。然而，從表1中可以看出，包括國(guó)家圖書館在內(nèi)的11個(gè)較有代表性的圖書館的會(huì)展文獻(xiàn)總量不足85000種，這與海量的會(huì)展文獻(xiàn)資源相比，極不對(duì)稱。

2．2．2 地域性強(qiáng)，未能形成集聚效應(yīng)

本次調(diào)查主要涉及崗前培訓(xùn)四個(gè)方面的需求調(diào)查，即培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)師資構(gòu)成、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)考核方式，調(diào)查結(jié)果反饋如下：

會(huì)展文獻(xiàn)雖然來(lái)自五湖四海，但散發(fā)地卻集中于某地域或場(chǎng)館。如中國(guó)投資貿(mào)易洽談會(huì)在廈門，中國(guó)國(guó)際高新技術(shù)成果交易會(huì)在深圳等，會(huì)展文獻(xiàn)的如此集散方式只能依靠當(dāng)?shù)貍€(gè)體圖書館去收藏，而當(dāng)今的圖書館界尚未對(duì)此類文獻(xiàn)組建、開發(fā)、利用，導(dǎo)致文獻(xiàn)未能形成集聚效應(yīng)，相互間的支持不足，這必將造成會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)在廣度和深度上的局限性。

2．2．3 文獻(xiàn)缺乏層次，深度不夠

從各地圖書館收藏的會(huì)展文獻(xiàn)內(nèi)容看，除了會(huì)議專題文獻(xiàn)外，其它會(huì)展文獻(xiàn)主要集中于會(huì)展?？?、新聞資訊、會(huì)展信息、行業(yè)知識(shí)及會(huì)展業(yè)研究性文章等，對(duì)于會(huì)展上呈現(xiàn)出來(lái)的最豐富的文獻(xiàn)資料——產(chǎn)品(展品)資料等非正式出版物涉及少，而這些文獻(xiàn)的情報(bào)價(jià)值不亞于會(huì)議文獻(xiàn)。據(jù)美國(guó)科學(xué)基金會(huì)及日本國(guó)家統(tǒng)計(jì)局調(diào)查:世界上95%產(chǎn)品情報(bào)來(lái)源于產(chǎn)品資料?！?〕

至于會(huì)展活動(dòng)中網(wǎng)絡(luò)媒介或網(wǎng)民群體所表達(dá)出的重要節(jié)點(diǎn)信息、會(huì)展上最具影響力的論壇信息、展會(huì)策劃、展會(huì)服務(wù)及相關(guān)配套活動(dòng)等方面涉及的很少。從而造成收藏的文獻(xiàn)覆蓋面太小，文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)的廣度、深度都不夠。

此外，對(duì)于會(huì)展文獻(xiàn)的研究更是少之又少，以“會(huì)展文獻(xiàn)”為關(guān)鍵詞，從CNKI中國(guó)知網(wǎng)中檢索相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)果僅有23篇，通過仔細(xì)閱讀，真正意義上的研究性文章只有11篇。這在一定程度上說明圖書館界對(duì)會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)的重視度不夠。

3 會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)策略

3．1 提高認(rèn)識(shí)，重視會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)

會(huì)展文獻(xiàn)是近年來(lái)產(chǎn)生的一種新型文獻(xiàn)資源，帶給圖書館大量新的讀者群體。各地圖書館應(yīng)本著為讀者服務(wù)的文獻(xiàn)收集理念，提高認(rèn)識(shí)，加大力度全面搜集、開發(fā)、利用與會(huì)展相關(guān)的文獻(xiàn)資源，并及時(shí)展示給讀者，促進(jìn)會(huì)展文獻(xiàn)價(jià)值的提升。

3．2 拓寬文獻(xiàn)收集途徑，夯實(shí)文獻(xiàn)基礎(chǔ)

3．2．1 主動(dòng)參與到會(huì)展活動(dòng)中去

除了傳統(tǒng)的會(huì)議文獻(xiàn)及行業(yè)知識(shí)文獻(xiàn)(如教材、專業(yè)報(bào)刊)外，絕大部分的會(huì)展文獻(xiàn)在出版發(fā)行上不同于一般性的圖書報(bào)刊，通常情況下，會(huì)展文獻(xiàn)是不標(biāo)價(jià)不出售，是免費(fèi)發(fā)放和贈(zèng)閱?！?〕因此，圖書館應(yīng)主動(dòng)地參與、融入到會(huì)展活動(dòng)中去，保持與會(huì)展主辦機(jī)構(gòu)及會(huì)展場(chǎng)館的聯(lián)系，獲得深入到會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)獲取現(xiàn)場(chǎng)文獻(xiàn)的機(jī)會(huì)，同時(shí)也能為延伸文獻(xiàn)的追蹤采集打下基礎(chǔ)。

3．2．2 多途徑采訪，打造完整的文獻(xiàn)群

除了正式出版物外，會(huì)展文獻(xiàn)主體主要包括會(huì)展前、會(huì)展中、會(huì)展后三個(gè)階段所產(chǎn)生的文獻(xiàn)。這些文獻(xiàn)的產(chǎn)生、發(fā)放、傳播地點(diǎn)是多方位的?！?〕圖書館的采訪應(yīng)正視會(huì)展文獻(xiàn)的這一特點(diǎn)，主動(dòng)作為，積極探索文獻(xiàn)采訪的各種途徑，以訂購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)訪求、委托采訪、交換、獲贈(zèng)、跟蹤采訪等多種多樣的形式，力求做到所收藏的文獻(xiàn)能夠全面、及時(shí)、真實(shí)地反映會(huì)展的方方面面，打造完整的文獻(xiàn)群，為會(huì)展業(yè)及廣大讀者提供堅(jiān)實(shí)的文獻(xiàn)基礎(chǔ)。

作為關(guān)注會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)十年之久的集美圖書館，長(zhǎng)期以來(lái)堅(jiān)持收集與新聞采寫相結(jié)合的方式組建會(huì)展文獻(xiàn)，取得了較為顯著的成效。據(jù)統(tǒng)計(jì)，集美圖書館平均對(duì)每個(gè)會(huì)展進(jìn)行有針對(duì)性地采訪并撰寫出相應(yīng)的報(bào)道5－8篇，除了在自辦的《圖書館信息》上發(fā)表外，更多的是充實(shí)到所建的數(shù)據(jù)庫(kù)中，呈現(xiàn)給讀者，得到了相關(guān)行業(yè)從業(yè)者、研究者及會(huì)展愛好者的高度評(píng)價(jià)。

3．3 規(guī)范標(biāo)引

如前所述，會(huì)展文獻(xiàn)的標(biāo)引較為混亂。從主要圖書館收集的會(huì)展文獻(xiàn)的分類標(biāo)引看，通過檢索發(fā)現(xiàn)，同一主題甚至同一種文獻(xiàn)的分類標(biāo)引結(jié)果不盡相同，雖各有依據(jù)，但仍有值得同行們商榷的地方。就中圖法而言，也存在著G245“展覽館、展覽會(huì)”、F063．1“非生產(chǎn)領(lǐng)域經(jīng)濟(jì)學(xué)”、F08“各科經(jīng)濟(jì)學(xué)”、F713．83“商品展示與展會(huì)設(shè)計(jì)”、F752．3“對(duì)外貿(mào)易組織與會(huì)議”、F719“商業(yè)服務(wù)業(yè)”等類目?！?〕因此，如何規(guī)范會(huì)展文獻(xiàn)的標(biāo)引，除了完善《中圖法》的會(huì)展類目外，各地圖書館還應(yīng)深入地研究會(huì)展文獻(xiàn)的功能、學(xué)科屬性，盡量將其標(biāo)引規(guī)范，為建立會(huì)展文獻(xiàn)聯(lián)盟打好基礎(chǔ)。

3．4 及時(shí)展示

會(huì)展文獻(xiàn)有個(gè)特別顯著的特征是即時(shí)性。它的產(chǎn)生與傳播及作用在許多層面上都有較強(qiáng)的時(shí)效性，因此，會(huì)展文獻(xiàn)入藏后的作用如何發(fā)揮，很大程度上取決于是否及時(shí)展現(xiàn)給讀者。2008年10月12－17日，第十屆中國(guó)國(guó)際高新技術(shù)成果交易會(huì)在深圳舉辦，深圳圖書館及時(shí)深入到“高交會(huì)”現(xiàn)場(chǎng)，征集了大量的會(huì)展資料，并于14日在圖書館閱覽區(qū)為讀者設(shè)立“高交會(huì)專題文獻(xiàn)”展示，使會(huì)展進(jìn)一步向展館外延伸，成為會(huì)展的“第二會(huì)場(chǎng)”，讓更多的讀者未臨會(huì)場(chǎng)即可了解展會(huì)的基本情況?！?〕

3．5 構(gòu)建聯(lián)盟，深入研發(fā)，為會(huì)展業(yè)的發(fā)展服務(wù)

會(huì)展文獻(xiàn)的集散地主要集中在特定時(shí)間、特定地點(diǎn)舉辦的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)，異地圖書館的收藏難度太大，更多地只有依靠會(huì)展所在地圖書館的作為。會(huì)展文獻(xiàn)的這一特征決定了單靠一個(gè)圖書館的作為所形成的文獻(xiàn)是單薄的，其價(jià)值與利用率將受到影響。因此，構(gòu)建會(huì)展文獻(xiàn)建設(shè)聯(lián)盟比起其它文獻(xiàn)而言更加迫切。只有各地圖書館積極行動(dòng)起來(lái)，把好本地關(guān)，并通過聯(lián)合采訪、共建數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)整合等一系列途徑強(qiáng)化聯(lián)盟合作建設(shè)，才能形成一個(gè)較為完整的文獻(xiàn)群，以利于綜合研發(fā)、利用。

以集美圖書館為例，該圖書館共組建十個(gè)以會(huì)展為主題的文獻(xiàn)專題資源并建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，但因地域關(guān)系，只能建設(shè)以廈門為中心的會(huì)展文獻(xiàn)，廈門以外地域舉辦的同樣主題的會(huì)展文獻(xiàn)難以收集，顯得較為單薄。比如，石材展在廈門每年舉辦一屆，其規(guī)模雖然在國(guó)內(nèi)首屈一指，但在北京、天津、廣東、上海等地，每年也都有相當(dāng)規(guī)模的石材展，集美圖書館因地域關(guān)系卻無(wú)法前往收集，只能孤立地收集在廈門舉辦的石材展的相關(guān)文獻(xiàn)資料。如果幾個(gè)地方圖書館能聯(lián)合建設(shè)，去同存異，互通有無(wú)，共享資源，共同研發(fā)，探討出一條聯(lián)盟建設(shè)之路，那么，我們將有十足的理由相信，這樣的文獻(xiàn)聯(lián)盟建設(shè)將為石材業(yè)、乃至?xí)箻I(yè)的發(fā)展作出更高層次的服務(wù)。

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