淺談加強(qiáng)和改進(jìn)對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

嚴(yán)　方

（淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館，安徽　淮北　235006）

淺談加強(qiáng)和改進(jìn)對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

嚴(yán)方

（淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館，安徽淮北235006）

摘要：各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)改革與發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)改變管理手段，根據(jù)檔案法律法規(guī)的授權(quán)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管，引導(dǎo)企業(yè)依法開(kāi)展檔案工作，提高企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；法律法規(guī)；目標(biāo)管理

企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理是根據(jù)國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀和近期發(fā)展計(jì)劃，制定出企業(yè)檔案工作評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，并按規(guī)定的辦法、程序進(jìn)行考評(píng)、認(rèn)定等級(jí)的一種檔案工作管理方式。通過(guò)開(kāi)展檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，許多企業(yè)明顯提高了檔案管理水平，增強(qiáng)了檔案服務(wù)能力。

但是，隨著國(guó)家改革發(fā)展和政府職能轉(zhuǎn)變，在國(guó)務(wù)院決定取消的第一批行政審批項(xiàng)目中，就包括取消國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)的審批。這樣一來(lái)，不少地方的檔案部門(mén)和企業(yè)感到措手不及，企業(yè)檔案工作似乎一下子失去了一個(gè)重要的抓手。在此情況下如何進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作？筆者認(rèn)為，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)改革與發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)改變管理手段，根據(jù)檔案法律法規(guī)的授權(quán)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管，引導(dǎo)企業(yè)依法開(kāi)展檔案工作，提高企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化水平。

1　建立直接監(jiān)管關(guān)系

檔案部門(mén)以前對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，一般通過(guò)企業(yè)主管部門(mén)聯(lián)系。經(jīng)過(guò)近年來(lái)的政府機(jī)構(gòu)改革，企業(yè)主管部門(mén)轉(zhuǎn)變職能、撤銷(xiāo)或合并，通過(guò)主管部門(mén)聯(lián)系企業(yè)的途徑已不現(xiàn)實(shí)，檔案部門(mén)必須直接面對(duì)企業(yè)?！稒n案法》第六條規(guī)定：“縣級(jí)以下地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！睋?jù)此，國(guó)家檔案局與中央企業(yè)、安徽省檔案局與安徽省屬企業(yè)已分別建立檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系，明確了檔案部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)的具體內(nèi)容、企業(yè)開(kāi)展檔案工作的主要義務(wù)。市、縣檔案部門(mén)也應(yīng)參照這種做法，在同級(jí)國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)的配合支持下，分別與市、縣所屬重點(diǎn)骨干企業(yè)建立業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系。要保持監(jiān)管渠道的暢通，并以監(jiān)管重點(diǎn)企業(yè)為突破口，研究嘗試逐步將更多的企業(yè)納入檔案行政管理范圍。

2　引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范檔案行為

無(wú)論企業(yè)如何發(fā)展變化，其各種行為必須符合國(guó)家法律、政策的規(guī)定，這一點(diǎn)隨著依法治國(guó)國(guó)策的深入實(shí)施已被普遍認(rèn)同。作為代表政府主管檔案事業(yè)的檔案行政管理部門(mén)，其對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理的最重要職責(zé)，就是監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和有關(guān)方針政策，引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范檔案行為。過(guò)去推行的企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理，是把檔案法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求細(xì)化為具體條款，企業(yè)據(jù)條款執(zhí)行，現(xiàn)在企業(yè)自主權(quán)擴(kuò)大，應(yīng)該允許企業(yè)在法律許可的范圍內(nèi)有更大的操作空間。因此，檔案部門(mén)的工作重點(diǎn)應(yīng)放在政策引導(dǎo)方面，而不是具體操作層面。要有系統(tǒng)地向企業(yè)發(fā)送、傳達(dá)、宣傳國(guó)家檔案法律法規(guī)、方針政策，結(jié)合本地實(shí)際制定關(guān)于企業(yè)檔案工作的辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，讓企業(yè)及時(shí)知曉國(guó)家對(duì)檔案工作的最新要求，使企業(yè)檔案工作有法可依、有規(guī)可循。

3　加強(qiáng)執(zhí)法檢查

做好檔案工作雖是企業(yè)的一項(xiàng)法定義務(wù)，但也有少數(shù)企業(yè)片面追求經(jīng)濟(jì)效益，忽視基礎(chǔ)管理，檔案法制意識(shí)淡薄，以致檔案工作不作為，甚至不同程度地存在檔案違法行為?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條已賦予縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)依法查處本行政區(qū)域內(nèi)檔案違法行為的職責(zé)。檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作的管理，要變以行政手段為主為以法律手段為主，輔以經(jīng)濟(jì)、宣傳教育等手段。要立足檔案行政執(zhí)法主體地位，理直氣壯地開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查工作，加強(qiáng)對(duì)整改工作的監(jiān)督，做到執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，體現(xiàn)法律威嚴(yán)。要圍繞具體檔案違法行為的查處，大張旗鼓地進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大社會(huì)影響面。此外，可以考慮結(jié)合安徽省推行的檔案年檢制度，將省、市、縣所屬企業(yè)分別納入省、市、縣直屬單位檔案工作年檢范圍；加強(qiáng)與同級(jí)人大有關(guān)工作部門(mén)、政府法制部門(mén)的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，定期或不定期對(duì)企業(yè)貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。

4　堅(jiān)持分類(lèi)指導(dǎo)的原則

由于企業(yè)所有制性質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、涉足行業(yè)等的不同，企業(yè)檔案工作管理模式、發(fā)展水平等也不盡相同，對(duì)企業(yè)檔案工作的具體要求應(yīng)尊重個(gè)體差異，堅(jiān)持實(shí)事求是、分類(lèi)指導(dǎo)的原則。對(duì)大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)，特別是經(jīng)濟(jì)效益好、工作積極性高的，應(yīng)堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，除了指導(dǎo)其做好自身檔案工作外，還應(yīng)要求其指導(dǎo)所屬單位（包括駐外機(jī)構(gòu)）做好檔案工作。對(duì)關(guān)系國(guó)計(jì)民生的企業(yè)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其新建項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)非國(guó)有企業(yè)，要重點(diǎn)研究對(duì)其形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行監(jiān)控的范圍、方式，指導(dǎo)其管理好這部分檔案，自我完善檔案工作，對(duì)各類(lèi)中小企業(yè)，要特別注意發(fā)揮工商業(yè)聯(lián)合會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、中小企業(yè)協(xié)會(huì)、個(gè)體私營(yíng)者協(xié)會(huì)等民間組織的作用，協(xié)同引導(dǎo)這些企業(yè)的檔案工作步入法制化、規(guī)范化軌道。

5　發(fā)揮典型示范作用

安徽省企業(yè)檔案工作經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亮點(diǎn)。筆者所在的淮北礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司，檔案工作始終堅(jiān)持以服務(wù)企業(yè)安全生產(chǎn)為宗旨，積極參與、融入、滲透到礦井各項(xiàng)工作中去，切實(shí)發(fā)揮了檔案應(yīng)有的作用。檔案人員經(jīng)常深入基層進(jìn)行調(diào)查研究，了解其需要，以此來(lái)確定工作的重點(diǎn)和服務(wù)方向，努力做到超前編研，充分挖掘檔案的內(nèi)在潛能。目前，淮北礦業(yè)集團(tuán)檔案館共有案卷目錄285本，全引目錄134本，歸檔文件目錄29本，機(jī)讀案卷級(jí)目錄17777條，機(jī)讀文件級(jí)目錄94859條。由于企業(yè)檔案工作水平不斷提升，淮北礦業(yè)集團(tuán)檔案館于1991年晉升為國(guó)家一級(jí)檔案管理單位；并先后被煤炭工業(yè)部、安徽省評(píng)為“七五”、“八五”、“九五”檔案工作先進(jìn)單位；多次被評(píng)為全國(guó)煤炭檔案工作先進(jìn)單位；2003年被評(píng)為全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體；2005年至2008年連續(xù)被評(píng)為安徽省檔案先進(jìn)單位。

除此之外，安徽省有的行業(yè)內(nèi)企業(yè)檔案工作齊頭并進(jìn)，整體發(fā)展水平高；有的企業(yè)依法行使檔案管理職能，收效顯著；有的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)扎實(shí)，在紙質(zhì)檔案整理、電子文件歸檔管理、照片檔案管理等方面有特色；有的企業(yè)綜合檔案室建設(shè)規(guī)范，檔案保管條件好；有的企業(yè)開(kāi)展檔案信息服務(wù)，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益；有的企業(yè)宣傳檔案工作，深入職工人心。檔案部門(mén)要充分發(fā)揮先進(jìn)典型的示范作用，保持敏銳的洞察力，善于發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)、提升典型檔次，把一些企業(yè)檔案工作的好做法、好經(jīng)驗(yàn)推廣到更多的企業(yè)中去。

6　組織交流與協(xié)作

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流，可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，少走彎路，達(dá)到事半功倍的效果。檔案部門(mén)應(yīng)了解企業(yè)這一需求，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)成立檔案工作協(xié)會(huì)或協(xié)作組，為企業(yè)順利開(kāi)展檔案工作搞好協(xié)調(diào)和服務(wù)。近年來(lái)許多地方都成立了企業(yè)檔案工作協(xié)作組。協(xié)作組是研究、評(píng)價(jià)、服務(wù)創(chuàng)新型企業(yè)檔案工作的平臺(tái)，是檔案行政管理部門(mén)的助手，應(yīng)在省檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)下，開(kāi)展檔案工作協(xié)作交流，組織檔案工作理論研究，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作手段，提高企業(yè)檔案工作管理水平和服務(wù)能力。

協(xié)作組要宣傳貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等檔案法律法規(guī)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作依法健康發(fā)展。在堅(jiān)持服務(wù)、創(chuàng)新、開(kāi)放、協(xié)作、務(wù)實(shí)的工作原則下，可通過(guò)研討座談、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、咨詢(xún)交流、撰寫(xiě)文章等多種形式，匯集企業(yè)檔案工作信息、交流企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)、推廣企業(yè)檔案工作先進(jìn)典型，提高企業(yè)檔案工作整體水平。要反映企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題，研究企業(yè)檔案工作對(duì)策，提供咨詢(xún)與政策建議，為制定相關(guān)政策措施提供依據(jù)。協(xié)作組組長(zhǎng)單位作為協(xié)作組的召集單位，應(yīng)當(dāng)制定協(xié)作組的活動(dòng)計(jì)劃，并組織實(shí)施；各成員單位應(yīng)積極參加活動(dòng)。政府檔案部門(mén)可以適時(shí)召開(kāi)會(huì)議，總結(jié)交流協(xié)作組的工作經(jīng)驗(yàn)，推廣好的做法，表彰先進(jìn)，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。