探析南水北調(diào)工程檔案管理中ACCESS數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

李鵬

（南水北調(diào)中線河南直管建管局南陽項(xiàng)目部，河南 南陽 473014）

探析南水北調(diào)工程檔案管理中ACCESS數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

李鵬

（南水北調(diào)中線河南直管建管局南陽項(xiàng)目部，河南 南陽 473014）

南水北調(diào)工程是我國的一項(xiàng)重大舉措，在工程實(shí)施過程中，會(huì)產(chǎn)生較多的檔案資料，有較大的管理難度，如果采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式，將會(huì)嚴(yán)重制約到管理質(zhì)量和管理效率的提高，并且還會(huì)在檔案管理過程中出現(xiàn)一系列的措施；針對這種情況，就可以將微軟公司數(shù)據(jù)庫軟件ACCESS給應(yīng)用過來。本文簡要分析了南水北調(diào)工程檔案管理中ACCESS數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，希望可以提供一些有價(jià)值的參考意見。

南水北調(diào)；檔案管理；ACCESS數(shù)據(jù)庫

本文以南水北調(diào)工程某配套工程為例，本配套工程有20千米長，工程總投資為2.5億元，涉及了較多的工程，有著較多的單位工程數(shù)量，在具體實(shí)施過程中，會(huì)產(chǎn)生較多種類的檔案資料，管理難度較大。針對這種情況，我們應(yīng)用了微軟公司數(shù)據(jù)庫軟件ACCESS編制了工程檔案管理系統(tǒng)，以此來促使檔案管理自動(dòng)化水平得到提高，對檔案的整編歸檔工作進(jìn)行規(guī)范，更好的檢索和利用檔案。

1 系統(tǒng)編制原則

一是完整的收集工程建設(shè)過程的資料。因?yàn)楸竟こ淌怯膳R時(shí)機(jī)構(gòu)所施工的，在人員方面有著較大的流動(dòng)性，檔案管理人員往往無法固定，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，以往的工程建設(shè)管理中，往往無法規(guī)范全面的收集資料，檔案管理人員不了解那些資料是需要及時(shí)收集的，哪些則是無用的。即使制定了相關(guān)的規(guī)則來約束檔案管理工作，但是在具體實(shí)施過程中，因?yàn)橛兄^多的工程資料，還是會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，工程資料的完整性無法得到保證；而構(gòu)建的本系統(tǒng)，檔案管理人員可以結(jié)合相關(guān)管理要求，對錄入的資料進(jìn)行及時(shí)的查詢和整理，對沒有收集的資料進(jìn)行有目的的收集。

二是及時(shí)錄入建設(shè)過程資料。通過研究發(fā)現(xiàn)，水利工程檔案具有雙重特性，既屬于水利工程，又屬于檔案管理工作，那么就對檔案管理人員提出了很高的要求，除了對水利業(yè)務(wù)有一定的掌握之外，檔案業(yè)務(wù)也是其必須要具備的內(nèi)容。但是，在水利工程建設(shè)管理中，檔案管理人員的數(shù)量往往過少，其他人員在檔案管理上往往沒有足夠的專業(yè)水平，或者欠缺工作經(jīng)驗(yàn)，這樣就無法勝任本項(xiàng)工作。另外，因?yàn)橛兄罅康馁Y料需要整理，那么就可以采用本系統(tǒng)來完成，可以利用微機(jī)可視化界面來實(shí)現(xiàn)人機(jī)對話，工作人員只需要對操作規(guī)則進(jìn)行掌握之后，就可以結(jié)合操作提示，規(guī)范的錄入資料，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

一是系統(tǒng)主切換面板。將交換機(jī)合理設(shè)置于建設(shè)處內(nèi)部，連接起各臺(tái)機(jī)器，促使其形成一個(gè)局域網(wǎng)，為了實(shí)現(xiàn)不同機(jī)器之間的通訊，將TCP/IP協(xié)議應(yīng)用了過來。因?yàn)槭┕挝缓捅O(jiān)理單位辦公地點(diǎn)是不同的，那么就可以分開整理資料，并且向管理系統(tǒng)中定期匯總這些資料。本檔案管理系統(tǒng)采用的應(yīng)用程序架構(gòu)是主機(jī)和客戶機(jī)，這樣既可以錄入、分類以及歸檔信息，又可以同步規(guī)范的進(jìn)行工程檔案管理。并且系統(tǒng)在錄入和查詢的時(shí)候，依據(jù)是可視化界面，可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)對話，降低了管理難度。具體來講，工程概況、存檔材料、工程支付以及參建單位和人員通訊等都屬于檔案管理系統(tǒng)的主切換面板。對材料收集之后，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，然后編號(hào)和錄入，之后進(jìn)行資料的歸檔，就可以很方便的對其進(jìn)行查閱。

二是資料存檔模塊。在檔案管理系統(tǒng)中，主要的數(shù)據(jù)源就是資料存檔模塊，為了實(shí)現(xiàn)其所有功能，一共設(shè)計(jì)了四個(gè)子面板，分別是資料登記、資料查閱、借閱登記和歸還登記；工作人員首先來分類編號(hào)收集到資料，然后在子面板上登記這些資料，在計(jì)算機(jī)中規(guī)范準(zhǔn)確地錄入資料編號(hào)、資料名稱以及編制時(shí)間、錄入時(shí)間等內(nèi)容，構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫。工作人員要想查詢資料，只需要借助于資料查詢子面板即可，在查詢的時(shí)候，可以依據(jù)編制時(shí)間、錄入時(shí)間以及資料編號(hào)等進(jìn)行，十分的快捷和簡單。另外，在向計(jì)算機(jī)輸入資料數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)將原始記錄形成于數(shù)據(jù)庫中，并且有順序產(chǎn)生，那么以后在對資料進(jìn)行查詢時(shí)，只需要將資料編號(hào)提供出來即可。通過另外兩個(gè)子面板，可以有效實(shí)現(xiàn)資料的借出和歸還。資料的錄入可以通過局域網(wǎng)的內(nèi)部機(jī)器來完成。

三是材料歸檔模塊。要想得到完整的資料，就需要重視資料登記面板，要想促使檔案有效形成，就需要重視資料的歸檔工作。檔案管理人員在歸檔的過程中，除了要依據(jù)檔案分類規(guī)則之外，還需要借助于工程資料分類方案來完成，一般是錄入案卷題名，利用計(jì)算機(jī)查詢功能，分類預(yù)覽和選擇所有的收集資料，只有在相應(yīng)的案卷目錄中導(dǎo)入這些歸檔的材料目錄，之后在相應(yīng)的檔案盒中調(diào)入相應(yīng)的紙質(zhì)材料，然后通過排序和編號(hào)，就完成了歸檔工作。

又因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)過程中，檔案資料管理并不是靜態(tài)的，那么要想同步的進(jìn)行資料收集和歸檔工作，本系統(tǒng)在同一份資料上，分別給予了資料編號(hào)和資料檔號(hào)，這兩種標(biāo)識(shí)一種是臨時(shí)碼，一種是永久碼，在查詢的過程中，它們互相對應(yīng)，在工程建設(shè)過程中，要想查詢資料，通過兩種標(biāo)識(shí)都可以。

3 系統(tǒng)功能評價(jià)

一是安全可靠。結(jié)合具體的情況和需求，系統(tǒng)對用戶級(jí)別以及數(shù)據(jù)庫密碼進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，這樣就可以避免有一些不法分子來損壞或者竊取數(shù)據(jù)。另外，還可以定期備份相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件，這樣就可以在一個(gè)安全的地方來復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件。如果不慎有問題出現(xiàn)，破壞到了數(shù)據(jù)庫文件，只需要利用備份文件即可，促使數(shù)據(jù)庫的正常工作不受影響。

二是經(jīng)濟(jì)實(shí)用性較好。因?yàn)楸続CCESS數(shù)據(jù)庫軟件對硬件性能沒有過高的要求，只需要借助于正常的辦公設(shè)施就可以在單機(jī)環(huán)境中廣泛應(yīng)用本系統(tǒng)。采用的操作系統(tǒng)是微軟的XP系統(tǒng)，那么在操作、開發(fā)以及管理方面就沒有較大的難度。

三是開發(fā)性和標(biāo)準(zhǔn)化。要想使用本軟件系統(tǒng)，只要保證電腦中安裝了基本的辦公軟件即可，并且因?yàn)楸緮?shù)據(jù)庫是微軟公司研發(fā)的，已經(jīng)比較的成熟，可以有效兼容于其他的數(shù)據(jù)庫，那么就可以更好地進(jìn)行檔案管理工作，以后如果有具體需求，可以在專業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入這些檔案數(shù)據(jù)。

四是操作界面比較的優(yōu)良。綜上，本系統(tǒng)因?yàn)榫哂锌梢暬翱诮缑?，那么人機(jī)對話就可以有效實(shí)現(xiàn)。在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，已經(jīng)預(yù)先在數(shù)據(jù)庫中輸入了檔案分類規(guī)則，那么相關(guān)的工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)資料錄入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給予相應(yīng)的提示，只要結(jié)合這些提示，就可以更好地分類錄入相關(guān)資料，促使數(shù)據(jù)的完整性得到保證，提高了資料收集的質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上，在南水北調(diào)工程中，會(huì)有大量的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生，如果采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式，就會(huì)出現(xiàn)諸多的問題和弊端；針對這種情況，就可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)來，借助于微軟公司的ACCESS數(shù)據(jù)庫技術(shù)，來提高信息資源管理的自動(dòng)化水平，共享相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，更好地利用檔案資源，更好地服務(wù)于水利工程建設(shè)。

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1671-0037（2014）04-45－1.5