淺議精細(xì)做好辦公室工作的幾點思考

李春燕，彭景云，彭冠銘

（川慶鉆探公司地研院，成都　610000）

淺議精細(xì)做好辦公室工作的幾點思考

李春燕，彭景云，彭冠銘

（川慶鉆探公司地研院，成都610000）

【摘要】辦公室工作是一個綜合性的集合體，從重要性上講，它是每個企業(yè)不可缺少的重要部門和對上對下的服務(wù)窗口，之所以重要是因為辦公室具有“管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能”。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)；做好；辦公室；工作；思考

中石油各行業(yè)歷經(jīng)幾次大的重組后，原來的礦辦、廠辦（黨辦），基本上二合一；不少單位就連“外事辦、維穩(wěn)辦、保衛(wèi)科、計生辦、接待辦、事務(wù)辦”的等職能，全部歸入了辦公室，幾乎是“N辦”合一，工作容量大、頭緒多、責(zé)任大、任務(wù)重，稍有粗心就會延誤大事。這對于從事辦公室工作的同志來說，不僅在思想上、行動上，而且在綜合素質(zhì)上、執(zhí)行力上乃至政治高度上，都提出了更高的要求。在多年的工作實踐中，我深深地體會到：辦公室工作“既繁又難”，而要做好、做優(yōu)這項工作那就更難！面對現(xiàn)實，怎樣游刃有余、克服困難，循序漸進(jìn)地做好這項工作呢？

1　明確職能分工，敬業(yè)奉獻(xiàn)一盤棋

辦公室工作是一個綜合性的集合體，從重要性上講，它是每個企業(yè)不可缺少的重要部門和對上對下的服務(wù)窗口，之所以重要是因為辦公室具有“管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能”。其職能作用發(fā)揮得好與壞，對全局工作有著直接重要影響。因此辦公室工作千頭萬緒，必須明確職能分工，各司其職?？偲鹫f來，辦公室職能主要包括四大類：

——管理服務(wù)類職能。主要包括：一是公文管理，即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人；辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計算機網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。

——綜合協(xié)調(diào)類職能。主要包括：一是統(tǒng)一步調(diào)，切實保證院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實；二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時，進(jìn)行及時調(diào)研和協(xié)調(diào)，將矛盾解決在萌芽之中；三是合理安排，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)安排好決策實施過程中的各項事務(wù)工作。

——監(jiān)督指導(dǎo)類職能。主要包括：一是按照上級部門及領(lǐng)導(dǎo)要求，隨時檢查工作進(jìn)度及工作質(zhì)量；二是督辦領(lǐng)導(dǎo)決定而沒落實的事項；三是協(xié)調(diào)制訂有關(guān)院中長期發(fā)展規(guī)劃，并對有關(guān)方針政策及做法進(jìn)行指導(dǎo)和解釋。

——參謀咨詢類職能。主要包括：一是通過各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息，起草相關(guān)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀助手作用。

2　具備技能素質(zhì)，做好交辦工作

按照辦公室的職能要求，從事辦公室工作的所有人員都應(yīng)努力成為政治可靠、業(yè)務(wù)嫻熟、作風(fēng)過硬的團隊成員。在具體工作中努力在“踏、快、博、勤、心”5字上下功夫，即：

1、“踏”，就是對待工作要“踏實”。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發(fā)，實事求是，工作踏實、待人踏實、完成一切工作踏實。

2、“快”，就是辦事要“快捷”。好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當(dāng)日事，當(dāng)日完；急事急辦、特事特辦，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的所有工作。

3“博”，就是提升素質(zhì)要“博學(xué)”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識、社會常識和錄井生產(chǎn)流程知識。只有知識積累多了、知識面寬了、理論功底厚了，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層生產(chǎn)一線員工服務(wù)。

4、“勤”，就是要腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門及單位走走、看看，遇事多問、多記；對群眾的意見多聽、多想、多辦，這樣才會做到心中有數(shù)，做起工作來才能得心應(yīng)手。

5、“心”，就是要耐心、專心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓對方滿意；做工作時要專心，不能三心二意，要仔細(xì)研究，能夠深入到群眾中去，了解新情況、新問題；平時處理事務(wù)還要細(xì)心，多觀察，多思考，自覺查找工作中的漏洞和不足，以不斷改進(jìn)工作方法。

3　提升自身素質(zhì)，創(chuàng)新工作方式

辦公室作為單位一個綜合性辦事機構(gòu)，肩負(fù)著院（公司）的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理、黨務(wù)工作等事項，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口，是部門能否有效統(tǒng)一開展各項工作的關(guān)鍵，因此只有我們不間斷的勤于學(xué)習(xí)、勤于思考，不斷提升自身素質(zhì)，改進(jìn)工作方式、創(chuàng)新工作方法，才能使我們的服務(wù)工作有新的起色和變化。

其一，提升自身素質(zhì)，要不斷加強自身學(xué)習(xí)，改造世界觀。通俗地說，辦公室人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，自身素質(zhì)咋樣，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效果和效率。因此一定要堅持社會主義科學(xué)發(fā)展觀的理論學(xué)習(xí)；堅持鄧小平理論‘三個代表重要思想的學(xué)習(xí)；堅持油田綜合管理及“三基”管理等領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí)，不斷提高科學(xué)化管理企業(yè)的水平和能力。

其二，創(chuàng)新工作方式，必須破除舊的管理方式。創(chuàng)新是辦公室工作的持久發(fā)展動力，堅持不斷創(chuàng)新就要不斷根除不適應(yīng)生產(chǎn)力發(fā)展要求的條條款款，逐步完善現(xiàn)代化企業(yè)管理工作機制，反對因循守舊，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象，要結(jié)合工作實際，選準(zhǔn)突破口，大膽改進(jìn)，推動各項工作不斷向前發(fā)展。

其三，創(chuàng)新工作方式，必須創(chuàng)新工作思維。思想是行動的支配者，所以必須解放思想，破除一些不適合形勢發(fā)展的舊框框，放開手腳，大膽地闖、大膽地式，只有這樣才能更好地推進(jìn)辦公室工作的全面展開，取得新成果。，

其四，創(chuàng)新工作方式，必須強化制度建設(shè)。沒有規(guī)矩，不成方圓。制度是人定的，隨著形勢的發(fā)展，也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新，絕不可能一成不變。在制度建設(shè)創(chuàng)新中，特別應(yīng)當(dāng)高度重視激勵約束機制的創(chuàng)新和落實。評價制度創(chuàng)新的標(biāo)準(zhǔn)不在于制定得多么細(xì)、多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真達(dá)到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。

其五，創(chuàng)新工作方式，必須提升服務(wù)理念。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想；要從淺層次的被動服務(wù)理念中，向深層次的主動服務(wù)轉(zhuǎn)變；要從只是事后被動處理落實問題的理念中，向事前主動提出疑問，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變；切實當(dāng)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確的、有價值的信息和建議，不斷使辦公室工作上檔次、上水平。

辦公室工作說起簡單做起來難，這也許是所有辦公室行業(yè)同仁們的共識。但是，今天我們既然已選擇了這一行，或者是領(lǐng)導(dǎo)安排我們干了這一行，那就應(yīng)該以黨的事業(yè)為重，以組織安排為重，義無反顧地?zé)釔圻@一平凡而光榮的事業(yè)，在繁雜的工作中磨練自己，以強烈的事業(yè)心和的責(zé)任感面對一切困難和挑戰(zhàn)，為在四川建設(shè)中國石油天然氣工業(yè)基地和實現(xiàn)300億大氣區(qū)貢獻(xiàn)我們的力量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]潘云良：《現(xiàn)代企業(yè)管理》，中共中央黨校出版社，2008.3

[2]許川：《企業(yè)政治工作手冊》工廠管理雜志出版社，1986.3