檔案網(wǎng)站信息服務評價指標體系研究

唐江玲

（四川文理學院 檔案館，四川 達州635000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的用戶習慣于直接利用檔案網(wǎng)站獲取所需檔案信息，但各個檔案網(wǎng)站的信息服務水平高低不一，且對于如何評價檔案網(wǎng)站的信息服務水平，至今尚未形成一個統(tǒng)一的標準.[1]

1 初始指標體系構建

與檔案網(wǎng)站評價指標體系有關的現(xiàn)有研究主要有中國人民大學檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評項目組進行的《檔案網(wǎng)站評價指標體系研究》、傅榮校的《基于功能角度的檔案網(wǎng)站評價指標體系研究》、魏佳麗的《中外檔案在線服務比較研究》、顏海的《檔案網(wǎng)站評價指標體系研究》等，通過對以上研究構建出的指標體系進行逐一參考比較，并與檔案網(wǎng)站信息服務的特點相結合，本研究首先選擇檔案信息資源、網(wǎng)站設計以及服務方式作為檔案網(wǎng)站信息服務初始評價指標體系的第一級指標（A），然后再從這三個一級指標出發(fā)，分解為數(shù)據(jù)庫、電子文件、其他信息資源、外觀設計、功能設計、單向服務、交互服務七個二級指標（B），最后再將二級指標細化為更具體的三級指標（C），如：全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、歷史文件、現(xiàn)行文件、檔案編研信息、政務信息、用戶類型的區(qū)分、用戶二次訪問的記憶功能、檢索服務、在線展覽、網(wǎng)上論壇等，由此初步建立了評價檔案網(wǎng)站信息服務的三級初始指標體系，如表1所示：

表1 檔案網(wǎng)站信息服務初始評價指標體系

一級指標 二級指標 三級指標外觀設計B4 A2功能設計B5欄目設置C11頁面布局C12用戶類型的區(qū)分C13用戶二次訪問的記憶功能C14與其他網(wǎng)站的鏈接C15單向服務B6服務方式A3交互服務B7資源介紹及幫助C16檢索服務C17及時信息發(fā)布C18在線音視頻C19在線展覽C20在線教育培訓C21信息提示與推送C22在線咨詢C23網(wǎng)上預約C24在線交易C25網(wǎng)上論壇C26

2 檔案網(wǎng)站信息服務評價初始指標體系描述

2.1 檔案信息資源（A1）

檔案信息資源是檔案網(wǎng)站的核心內(nèi)容，也是決定用戶是否選擇和利用某個檔案網(wǎng)站的關鍵因素.[2]

2.1.1 數(shù)據(jù)庫（B1）

數(shù)據(jù)庫是按照數(shù)據(jù)結構來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的倉庫，是檔案網(wǎng)站存放網(wǎng)站數(shù)據(jù)的空間，是檔案網(wǎng)站內(nèi)容能夠動態(tài)變化的基礎，在檔案網(wǎng)站建設與用戶使用中發(fā)揮著非常重要的作用，數(shù)據(jù)庫有很多種類型，從最簡單的存儲各種數(shù)據(jù)的表格到能夠進行海量數(shù)據(jù)存儲的大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，都可以在檔案網(wǎng)站信息服務上有廣泛的應用.其包含：

目錄數(shù)據(jù)庫（C1）.目錄（Catalog）是以完整的檔案為單位，按照一定次序編排的對檔案信息進行描述和報道的工具.目錄對文獻的描述比較簡單，每條記錄的字段主要包括：文獻題名、責任者、分類號、主題詞等.檔案經(jīng)過如此描述后形成一條記錄，將所有的記錄組織起來就形成了目錄.目錄數(shù)據(jù)庫就是指對檔案目錄數(shù)據(jù)進行組織、存儲和管理的數(shù)據(jù)庫.

全文數(shù)據(jù)庫（C2）.全文數(shù)據(jù)庫集檔案文獻檢索與全文提供于一體.優(yōu)點是免去了檢索目錄數(shù)據(jù)庫后還得費力去獲取原文的麻煩和提供全文字段檢索，用戶可以很方便地獲取檔案文獻的全文，極大地方便了用戶的使用.[3]

照片檔案數(shù)據(jù)庫（C3）.照片檔案數(shù)據(jù)庫，就是指對照片檔案進行存儲、組織和管理的數(shù)據(jù)庫.

聲像檔案數(shù)據(jù)庫（C4）.所謂聲像檔案數(shù)據(jù)庫，就是指對聲像檔案如音頻檔案、視頻檔案等進行組織、存儲和管理的數(shù)據(jù)庫.

2.1.2 電子文件（B2）

檔案網(wǎng)站上的電子文件主要可以分為現(xiàn)行文件和歷史文件兩大類.

現(xiàn)行文件（C5）.現(xiàn)行文件是指國家、省、市各級機關部門制發(fā)的正在執(zhí)行的政策性、法規(guī)性、服務性、公益性的非涉密文件.簡單說應當是已經(jīng)生效并正在被執(zhí)行的文件.

歷史文件（C6）.歷史文件就是指國家、省、市各級機關部門制發(fā)的，已經(jīng)超過其有效期限、不能發(fā)揮其之前的法定作用的文件.[4]

2.1.3 其他信息資源（B3）

其他信息資源是指檔案網(wǎng)站上除了數(shù)據(jù)庫資源和電子文件資源之外的其他信息資源.主要包括：

檔案編研信息（C7）.檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等.

政務信息（C8）.政務信息也是檔案網(wǎng)站信息的重要門類，是政務活動中反映政務工作以及相關事物的情況、情報、文字、數(shù)據(jù)、圖表、資料及音像材料等的總稱.

地方人文信息（C9）.地方人文信息是指檔案網(wǎng)站上反映出的當?shù)靥赜械娘L土人情、古建民居、歷史變遷等特有信息.[5]

其他網(wǎng)絡信息（C10）.其他網(wǎng)絡信息是指檔案網(wǎng)站上除了檔案信息、政務信息、人文信息之外的其他網(wǎng)絡信息.如有關醫(yī)療衛(wèi)生、交通出行、天氣情況等的其他網(wǎng)絡信息.

2.2 網(wǎng)站設計（A2）

檔案網(wǎng)站的內(nèi)容與功能固然重要，但為什么有的檔案網(wǎng)站能給人一種干凈整潔，有條不紊的感覺，而有的網(wǎng)站則讓人不想在此頁面多停留一分種，這就是網(wǎng)站在設計上的區(qū)別導致了這種結果的產(chǎn)生.一個檔案網(wǎng)站不僅要有能滿足客戶需求的功能，還應該有一個美觀、合體的外觀.[6]

2.2.1 外觀設計（B4）

檔案網(wǎng)站的外觀是決定用戶對網(wǎng)站印象的第一要素，因此，網(wǎng)站的外觀設計非常重要.外觀設計主要包括欄目設置和頁面布局兩個方面.

欄目設置（C11）.網(wǎng)站的欄目設置直接影響到用戶對檔案網(wǎng)站的使用效果及滿意度，其欄目設置應該盡量主題突出，少而精.設置太多的欄目往往會讓用戶眼花繚亂.

頁面布局（C12）.網(wǎng)站的頁面布局應盡量追求簡潔明了，過于花哨的布局和過于復雜的配色往往會導致用戶無所適從，難以尋找到自己所需的信息.[7]

2.2.2 功能設計（B5）

功能設計主要包括：

用戶類型的區(qū)分（C13）.不同類型的用戶在登陸檔案網(wǎng)站時，往往有不同的檔案信息需求，因此在設計檔案網(wǎng)站時，最好將不同的用戶類型區(qū)分開來，有針對性地為不同的用戶提供最有效的服務.

用戶二次訪問的記憶功能（C14）.一個好的檔案網(wǎng)站在用戶登陸本檔案網(wǎng)站時，可以對用戶的訪問偏好等進行記錄，這樣用戶在下次登陸本檔案網(wǎng)站時，可以有針對性地為用戶進行服務，方便用戶的使用.

與其他網(wǎng)站的鏈接（C15）.用戶在訪問某一個檔案網(wǎng)站時，往往還需要訪問其他相關的檔案網(wǎng)站，一個優(yōu)秀的檔案網(wǎng)站總是能為用戶提供與之緊密相關的其他鏈接.

2.3 服務方式（A3）

2.3.1 單向服務（B6）

資源介紹及幫助（C16）.用戶在訪問檔案網(wǎng)站時，對其所涵括的信息資源并不是很了解，對如何快速有效地尋找到所需信息也不是很明了，因此，檔案網(wǎng)站如果可以很好地為用戶提供資源介紹及幫助信息，對提高用戶使用檔案網(wǎng)站的效率來說是事半功倍的.

檢索服務（C17）.檢索服務就是檔案網(wǎng)站對檔案信息進行加工、儲存，并按照利用者的特定需求查找檔案信息的全過程，包括編制檔案檢索工具、建立檔案檢索系統(tǒng)、通過各種檢索工具檢索出所需要的檔案等.然而目前我國只有為數(shù)不多的檔案網(wǎng)站可以提供檢索，大多數(shù)網(wǎng)站都是以靜態(tài)的HTML頁面形式存在，不能提供動態(tài)信息檢索.

及時信息發(fā)布（C18）.目前我國很多檔案網(wǎng)站上的頁面信息，長時間得不到更新，一個好的檔案網(wǎng)站在內(nèi)容上應該是與時俱進的，能為用戶提供最快、最新的信息.

在線音視頻（C19）.檔案網(wǎng)站不只為用戶提供文字、圖片信息，很多網(wǎng)站還通過在線音視頻的方式向用戶提供本館或者本地的一些特色信息，方便用戶對檔案網(wǎng)站的信息資源和特色進行了解.

在線展覽（C20）.在線展覽是指檔案網(wǎng)站就某一個或某一些專題進行加工，通過圖片、文字等方式直觀地向用戶提供在線的展覽，如北京檔案信息網(wǎng)舉行的黨旗飄揚主題展、朝陽區(qū)檔案利用事例展，天津檔案網(wǎng)舉行的天津世博檔案專題展覽、天津老紅軍專題展覽等.

在線教育培訓（C21）.在為用戶提供信息資源之外，很多檔案網(wǎng)站還開展了教育培訓，為用戶提供有關檔案的知識介紹，為用戶開展某一些講座或者為用戶提供學術交流的平臺，幫助用戶提高自身的知識水平和工作水平.

信息提示與推送（C22）.信息提示與推送是指檔案網(wǎng)站將用戶有可能感興趣的信息以主動服務的形式推送給用戶，這也是檔案網(wǎng)站變被動服務為主動服務的一個有力措施.

2.3.2 交互服務（B7）

在線咨詢（C23）.在線咨詢，又稱在線客服、在線洽談，是新一代的網(wǎng)絡即時通訊方式，它以網(wǎng)頁為載體，為網(wǎng)站訪客提供方便快捷的交流方式.在線咨詢可以應用于服務行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)、機械行業(yè)等，隨著網(wǎng)絡的普及與檔案網(wǎng)站的建立，在線咨詢已經(jīng)越來越多地應用到檔案網(wǎng)站中，為用戶解答疑惑提供了有力的幫助.

網(wǎng)上預約（C24）.由于檔案網(wǎng)站的影響力越來越大，越來越多的用戶喜歡使用檔案網(wǎng)站來獲取信息資源，導致檔案網(wǎng)站的承載能力及檔案實體資源的外借系統(tǒng)出現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，為了解決此項問題，用戶可以通過網(wǎng)上預約的方式，向檔案機構提前申請，保證用戶的信息資源盡量得到滿足.

在線交易（C25）.很多人提到檔案網(wǎng)站，就會認為檔案網(wǎng)站是和盈利無關的，其實檔案網(wǎng)站可以通過在線銷售商品如檔案裝具、防蟲藥物、密集架以及在線銷售服務如代保管，代掃描，代錄入等來實現(xiàn)盈利，這也是體現(xiàn)檔案網(wǎng)站信息服務水平的一個方面.

網(wǎng)上論壇（C26）.網(wǎng)上論壇是一種在線的電子信息服務系統(tǒng)，主要功能是幫助用戶與其他人保持聯(lián)絡、獲取信息，以及通過電子郵件進行有效地溝通.

3 檔案網(wǎng)站信息服務評價指標體系的最終建立

德爾菲法，又稱專家調(diào)查法，是研究人員就某一研究課題擬出調(diào)查表，然后按規(guī)定程序向相關專家征詢意見，經(jīng)過幾次反復征詢和反饋，使專家組成員的意見逐步趨于集中，最后匯總成專家基本一致的判斷結果的一種調(diào)查方法.其大致流程是：在對需要調(diào)查的問題征得專家的意見之后，對意見進行統(tǒng)計匯總，再將結果匿名反饋給專家，并再次征求意見，再集中，再反饋，直至得到一致的意見.本次調(diào)查選擇專家的原則是專家需要具備與檔案網(wǎng)站信息服務相關的專業(yè)素質(zhì)，對檔案網(wǎng)站信息服務比較了解，具有豐富的實踐經(jīng)驗或較高的理論知識水平，從而保證了專家組合理的知識結構.最終選擇的10名專家中有5位長期從事網(wǎng)站信息服務工作，對網(wǎng)站信息服務比較了解或非常了解，另外5位專家則長期直接從事檔案工作，且經(jīng)常需要對檔案網(wǎng)站進行維護更新或經(jīng)常需要使用檔案網(wǎng)站.

通過調(diào)查表對檔案網(wǎng)站信息服務評價初始指標體系指標設置的合理性對專家進行調(diào)查，采用五級評價等級，請專家對每一項指標進行逐一評價，A為非常重要，B為比較重要，C為一般，D為較不重要，E為很不重要.其判斷依據(jù)分別為 ：A非常重要，缺少這個指標，指標體系評價檔案網(wǎng)站信息服務的意義會大幅降低；B重要，是評價體系的重要組成部分；C一般，可以作為一個指標，能豐富指標體系的內(nèi)容；D較不重要，比較沒有意義的指標，與檔案網(wǎng)站信息服務評價關系不緊密或者數(shù)據(jù)的可獲得性比較差；E毫無意義的指標，與檔案網(wǎng)站信息服務評價毫無關系，不宜作為指標使用.此外，專家覺得有意義但初始指標體系中未包含的指標，也可以在調(diào)查表中附上.

根據(jù)第一輪調(diào)查得出的結果，剔除絕大多數(shù)專家都認為毫無意義的指標.

將剔除無意義指標后的指標體系呈送給專家，請專家直接為每個指標賦予其認為最合適的權重.

匯總結果，根據(jù)專家的意見調(diào)整指標權重.

將調(diào)整權重后的指標體系反饋給專家，再次征求專家的意見，達成比較一致的意見，最終確定體系內(nèi)各指標的權重.

經(jīng)過幾輪關于重要性和權重的調(diào)查，最終確定的指標體系如下表：

表2 檔案網(wǎng)站信息服務評價指標體系

[1]魏佳麗.中外檔案在線服務比較研究——基于中、美、英、澳、加五國檔案網(wǎng)站的調(diào)查[D].浙江：浙江大學碩士學位論文 ，2010：16.

[2]傅榮校，韓云云.基于功能角度的檔案網(wǎng)站評價指標體系研究[J].檔案管理，2006（5）：11-14.

[3]顏 海.檔案網(wǎng)站評價指標體系研究[J].檔案管理，2003（1）：21-22.

[4]曾 智.地方檔案網(wǎng)站評估指標體系研究——以湖北省地市級檔案網(wǎng)站為例[J].湖北檔案，2010（6）：9-12.

[5]郭艷玲.國內(nèi)外檔案網(wǎng)站信息服務比較及啟示[J].檔案管理，2011（4）：72-75.

[6]劉 菁.檔案信息化指標體系研究——基于實證和定量方法的分析[D].浙江：浙江大學碩士學位論文，2009：8.

[7]聶云霞，韓亞蘭.檔案網(wǎng)站建設的功能定位和內(nèi)容建構[J].蘭臺世界，2007（2）：22-24.