高校圖書館圖書驗(yàn)收工作探析

王志英

摘 要：

論述了高校圖書館圖書驗(yàn)收工作的性質(zhì)和意義，探討了圖書驗(yàn)收的流程，驗(yàn)收人員的素質(zhì)與能力要求。

關(guān)鍵詞：

高校圖書館;圖書驗(yàn)收流程;質(zhì)量控制

中圖分類號(hào)：

G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）23013101

1 圖書驗(yàn)收的定義和重要性

高校圖書館圖書驗(yàn)收是采購人員對通過各種渠道采集的不同載體、各個(gè)語種的入館文獻(xiàn)以及贈(zèng)送交換文獻(xiàn)，經(jīng)驗(yàn)收核對后，通過手工拆包、驗(yàn)收發(fā)貨清單及編目數(shù)據(jù)、蓋章、加條碼以及計(jì)算機(jī)錄入等方式進(jìn)行檢查驗(yàn)收的文獻(xiàn)加工過程。

作為圖書館工作重要工作流程之一的圖書驗(yàn)收工作，它具有承上啟下的功能，既為上游的采購提供準(zhǔn)確的報(bào)賬信息，彌補(bǔ)采購疏漏，又確保了圖書館藏書建設(shè)和讀者服務(wù)的方向和質(zhì)量。首先，圖書驗(yàn)收通過對采訪人員提供的采訪信息，如書名、作者、價(jià)格、批次等進(jìn)行校驗(yàn)，控制了圖書采訪信息工作的質(zhì)量。其作為圖書入庫的依據(jù)，進(jìn)而也起到提高圖書采購質(zhì)量的作用。其次，圖書驗(yàn)收工作通過對到館圖書裝幀、印刷等外觀的質(zhì)量控制對書商起到了震懾作用。最后，圖書驗(yàn)收工作通過及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題還使得圖書外加工流程更加有序、高效，進(jìn)而提高圖書采購工作的質(zhì)量和效率。通過筆者幾年從事此項(xiàng)工作的經(jīng)歷，對圖書驗(yàn)收進(jìn)行著不斷的思考和總結(jié)，為此本文對圖書驗(yàn)收中存在的問題環(huán)節(jié)及解決方法、綜合考慮到圖書驗(yàn)收的流程及驗(yàn)收關(guān)注點(diǎn)，提出解決的一些經(jīng)驗(yàn)，與從事圖書驗(yàn)收工作的同仁交流。

2 圖書驗(yàn)收流程及圖書驗(yàn)收過程控制要點(diǎn)

2.1 制定規(guī)范的圖書驗(yàn)收工作流程表

作為提高驗(yàn)收質(zhì)量的重要保證，詳細(xì)嚴(yán)格的圖書驗(yàn)收流程在圖書驗(yàn)收過程中是必不可少的。圖書驗(yàn)收流程包括以下幾個(gè)步驟：

（1）首先需要逐條驗(yàn)收發(fā)貨清單和編目數(shù)據(jù)。圖書驗(yàn)收人員把書商提前提供的電子清單進(jìn)行詳細(xì)核對，檢查是否有圖書編目數(shù)據(jù)與發(fā)貨清單不符之處等問題，并做好記錄，在實(shí)體驗(yàn)收環(huán)節(jié)時(shí)逐條處理或退貨。

（2）利用圖書清單核對驗(yàn)收圖書實(shí)體。通過核對紙質(zhì)圖書清單，來檢查數(shù)據(jù)是否和圖書實(shí)體對應(yīng)，需要對每包圖書進(jìn)行拆包檢查，核對圖書的書名、作者、價(jià)格、批量等信息是否準(zhǔn)確和對應(yīng)。作為采購付款的主要憑證，在驗(yàn)收過程中尤其應(yīng)注意從每冊到每種到每包書的價(jià)格，做到清單與實(shí)體價(jià)格準(zhǔn)確無出入。

（3）統(tǒng)計(jì)入庫并完成善后處理和庫藏管理工作。完成以上工作后需要對圖書數(shù)量和條碼進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對于發(fā)生的配送錯(cuò)誤，圖書質(zhì)量不過關(guān)，價(jià)格及金額不對應(yīng)等問題應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)處理，統(tǒng)計(jì)入庫，并入圖書管典藏的整體管理系統(tǒng)中。

2.2 建立規(guī)范的圖書驗(yàn)收工作控制點(diǎn)

（1）批量圖書到館整體驗(yàn)收。

每一批次的新書到館后，首先查看發(fā)貨清單，清點(diǎn)到貨數(shù)量，檢查外包裝是否破損，按照不同發(fā)貨單位進(jìn)行分開堆放，等待驗(yàn)收。由于目前書商都是同時(shí)承接幾所高校的圖書訂購，驗(yàn)收人員一定要確保物流在配送過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)送或多送少送等現(xiàn)象后再與承接的物流辦理交接手續(xù)。

（2）圖書拆包驗(yàn)收。

拆包是圖書驗(yàn)收的真正開始，通常我們訂購的圖書不僅有總清單，每包圖書均會(huì)有分包清單，清單詳細(xì)記錄該包圖書的書名，ISBN號(hào)，出版社，冊數(shù)，價(jià)格，總冊數(shù)和總價(jià)格等，拆包后在認(rèn)真核對這些訂購信息的基礎(chǔ)上還要對圖書的印刷質(zhì)量和裝幀進(jìn)行直觀的檢查。

由于我館最近在嘗試進(jìn)行計(jì)算機(jī)批量驗(yàn)收，所以手工驗(yàn)收的環(huán)節(jié)就尤為重要，特別是準(zhǔn)確核對每一種圖書的價(jià)格，對于有帳無書，有書無帳，賬單價(jià)格與實(shí)際價(jià)格不符的圖書都要做出標(biāo)記，以便為對賬提供依據(jù)。

（3）計(jì)算機(jī)驗(yàn)收。

計(jì)算機(jī)驗(yàn)收是手工驗(yàn)收的延續(xù)，通常的計(jì)算機(jī)驗(yàn)收是驗(yàn)收人員通過準(zhǔn)確輸入圖書的ISBN號(hào)或書名后，從特定的數(shù)據(jù)庫中提取該書訂購信息，核對經(jīng)手工驗(yàn)收后的圖書是否與采購選定的圖書信息一致，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的價(jià)格、出版社等基礎(chǔ)信息與實(shí)體圖書不符時(shí)，必須對其進(jìn)行逐項(xiàng)修改。確保圖書價(jià)格、書單價(jià)格，數(shù)據(jù)庫訂購價(jià)格“三價(jià)合一”。

通常在驗(yàn)收過程中比較容易出現(xiàn)價(jià)格分歧的是多卷書的驗(yàn)收。多卷書也就是套書，指的是同一著作分成若干卷冊出版的圖書，這種多卷書有些是整套只有一個(gè)ISBN號(hào)和一個(gè)總價(jià)，單冊不做定價(jià);有些則是各分冊都有獨(dú)立的ISBN號(hào)和價(jià)格。后者我們按正常圖書驗(yàn)收即可，對于前一種情況，可通過我們計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自帶的自動(dòng)處理多卷書的功能實(shí)現(xiàn)，不需要進(jìn)行手工核算價(jià)格，但此時(shí)必須注意卷次是上中下、上下或是連續(xù)的幾卷，尤其是當(dāng)總價(jià)無法平均分配時(shí)，必須進(jìn)行人為的分卷冊輸入價(jià)格，同時(shí)對每冊書的條碼與計(jì)算機(jī)分配條碼進(jìn)行核對，以免因人為失誤使得典藏工作出現(xiàn)混亂。

3 圖書館驗(yàn)收人員的工作要求

3.1 提高驗(yàn)收人員自身的技能和專業(yè)要求

專業(yè)的圖書館驗(yàn)收人員，首先要從思想上認(rèn)識(shí)到驗(yàn)收工作的重要性、細(xì)致性，深入了解、熟悉、和掌握驗(yàn)收的專業(yè)知識(shí)，并在工作中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累技巧，不斷學(xué)習(xí)，才能在實(shí)際工作中得心應(yīng)手。

3.2 加強(qiáng)驗(yàn)收人員與采購人員的溝通對接

圖書采訪過程中，采購與驗(yàn)收相輔相成。圖書采訪是基礎(chǔ)，圖書驗(yàn)收則是手段。

由于大多圖書館都采購人員是通過書商提供的訂購目錄訂購圖書，采購過程中不接觸實(shí)體圖書，因此對所訂圖書的質(zhì)量沒有直觀的認(rèn)識(shí)，無法評(píng)判后續(xù)的工作質(zhì)量和效果。而驗(yàn)收人員在圖書驗(yàn)收過程中直接接觸實(shí)體圖書，對每一冊書的裝幀、質(zhì)量都會(huì)有直觀的了解，所以，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)將圖書驗(yàn)收情況、對圖書供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、出版社優(yōu)劣等信息與采購人員交流反饋以作為下次采購參考。同時(shí)也為新一輪圖書采購招標(biāo)中選擇供應(yīng)商提供必要的情況參考。

3.3 關(guān)注驗(yàn)收筆記，不斷總結(jié)驗(yàn)收中的問題

建立有效的圖書采購意見征求機(jī)制，使圖書采購有的放矢，能夠?qū)γ總€(gè)書商發(fā)送的每一批圖書，通過驗(yàn)收小結(jié)，記下書商所發(fā)圖書數(shù)量、退還數(shù)、退還的原因、退還中出現(xiàn)的問題等等。以供采購人員今后征訂圖書時(shí)參考。同時(shí)在采購圖書前應(yīng)多聯(lián)系各學(xué)科，特別是學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科，及時(shí)了解各方急需的采訪圖書，為師生提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 建立驗(yàn)收結(jié)果對書商業(yè)務(wù)的制約平臺(tái)

圖書驗(yàn)收最基本的兩項(xiàng)工作就是嚴(yán)格把好圖書質(zhì)量關(guān)、認(rèn)真核對清每一批次圖書的賬目。對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的書商以次充好、圖書破損、出現(xiàn)了訂購目錄中無法顯示的非計(jì)劃圖書，驗(yàn)收人員需要通過采購及時(shí)與書商溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行圖書退訂，退換，以保證館藏圖書質(zhì)量，避免館里不必要的經(jīng)費(fèi)流失。

3.5 加強(qiáng)與書商聯(lián)系與溝通，使書商跟上圖書館的發(fā)展步伐

高校圖書館應(yīng)主動(dòng)將本校專業(yè)基本設(shè)置情況，教職員工的圖書需求情況，圖書館藏書規(guī)劃及對服務(wù)上的要求詳細(xì)介紹給書商，使其能夠有針對性的選擇圖書信息，提供更實(shí)用的征訂書目清單。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)圖書供應(yīng)過程中雙方的溝通越到位，后期工作就越會(huì)順暢，對圖書館的采購工作就越有幫助，對藏書質(zhì)量和館藏建設(shè)也越好，更有利于形成圖書種類、質(zhì)量、服務(wù)共贏的格局。

4 結(jié)語

作為文獻(xiàn)資源管理重要內(nèi)容的圖書驗(yàn)收是新書經(jīng)由征訂、加工到進(jìn)入館藏的一個(gè)必經(jīng)環(huán)節(jié)。驗(yàn)收工作的質(zhì)量決定了圖書采購的質(zhì)量和圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，也決定了圖書館提供讀者服務(wù)的水平高低。只有嚴(yán)格制訂圖書驗(yàn)收制度，規(guī)范圖書驗(yàn)收流程，加強(qiáng)書籍的質(zhì)量把控，提高驗(yàn)收人員的專業(yè)素養(yǎng)，使驗(yàn)收工作走上規(guī)范化和嚴(yán)格化的道路，才能為高校的教學(xué)科研教學(xué)工作提供豐富而有價(jià)值的信息資源服務(wù)。

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