科技項(xiàng)目技術(shù)檔案管理分析

袁碧輝

摘 要：

科技在不斷進(jìn)步，同時(shí)涉及科技的項(xiàng)目更是層數(shù)不窮，科技項(xiàng)目的驗(yàn)收、歸檔等工作愈加復(fù)雜，這就需要有規(guī)范化、合理化的管理方式以實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目的良好實(shí)施。針對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理，論述了科技項(xiàng)目檔案管理的意義，分析了現(xiàn)階段科技項(xiàng)目檔案管理中的漏洞與問題，并就這些問題提出了一些建議與措施，希望能夠促進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理的完善建立，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：

科技項(xiàng)目;檔案管理;意義;問題;解決措施

中圖分類號(hào)：

F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）23007002

科技項(xiàng)目檔案，顧名思義，作為記錄企業(yè)在科技項(xiàng)目中的計(jì)劃、投入、產(chǎn)出等細(xì)節(jié)的原始記錄，能夠真切的反映企業(yè)對(duì)科技項(xiàng)目管理、實(shí)施的具體情況，有助于管理者對(duì)科技項(xiàng)目進(jìn)行事后分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有利于企業(yè)形成成熟的科技實(shí)施計(jì)劃。另外，提高企業(yè)對(duì)檔案的編制能力，形成系統(tǒng)的編制思路，查找編制管理中的漏洞，并不斷完善，形成統(tǒng)一的檔案模式，能夠匹配項(xiàng)目的需求。為管理者提供更多的參考，從而為企業(yè)科技項(xiàng)目的實(shí)施提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

1 科技項(xiàng)目科研檔案管理的關(guān)鍵性

首先，科技項(xiàng)目檔案主要指的是在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施中需要存檔的圖表、錄像等，能夠記錄人員在實(shí)施過程中遇到的問題及解決的過程、形成的成果等。檔案記錄的原則需要真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，能夠精細(xì)的記錄問題，為日后相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行形成明確的指導(dǎo)。整個(gè)檔案資料需從項(xiàng)目的前期謀劃，事中執(zhí)行及事后總結(jié)等各個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)，包括課題的討論、可行性分析、舉證材料，在立項(xiàng)之后進(jìn)行的后續(xù)試驗(yàn)相關(guān)材料等，最后形成的成果報(bào)告等?？萍柬?xiàng)目有自己的獨(dú)特性，每個(gè)項(xiàng)目具體的實(shí)施步驟上有一定的區(qū)別，但是總體的實(shí)施邏輯是相同的，所以建立科研項(xiàng)目檔案并加強(qiáng)管理能夠起到普遍的指導(dǎo)意義，另外，科技人員的付出是巨大的，對(duì)于他們的研究成果進(jìn)行記錄并妥善管理，對(duì)于技術(shù)人員而言也是安慰與尊重，有利于企業(yè)形成自己的人才庫。在形成檔案后，進(jìn)行妥善的管理不僅有利于檔案的完整性，更能夠便于查詢，利用，形成寶貴的經(jīng)驗(yàn)支持。而且檔案的歸檔與管理同時(shí)是科研管理工作的組成部分，僅僅形成執(zhí)行計(jì)劃，并正確實(shí)施，遠(yuǎn)達(dá)不到科研項(xiàng)目的目的，科研項(xiàng)目不但能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來技術(shù)優(yōu)勢(shì)，節(jié)約成本，更關(guān)鍵是在科研中能夠形成自己企業(yè)的技術(shù)環(huán)境，只有將不同的項(xiàng)目歸檔并進(jìn)行比較，才能夠發(fā)現(xiàn)技術(shù)的突破口，不斷進(jìn)行技術(shù)革新，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，而檔案的管理能夠確保曾經(jīng)的科研項(xiàng)目落實(shí)到企業(yè)的技術(shù)文化中，為營造不斷總結(jié)，尋求突破的技術(shù)風(fēng)氣創(chuàng)造客觀條件。

2 當(dāng)前，科技項(xiàng)目檔案管理存在的不足

2.1 管理人員對(duì)于檔案不夠重視

雖然檔案管理重要，但是由于檔案管理起作用的階段往往是事后，這導(dǎo)致管理人員容易關(guān)注項(xiàng)目的實(shí)施，卻忽略材料的歸檔，等到再次進(jìn)行執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目，需要重新進(jìn)行分析、立項(xiàng)、提供申請(qǐng)等，這造成成本的增加，顯然如果進(jìn)行歸檔后，借助相關(guān)的資料能夠節(jié)省部分的開支，但是由于管理人員認(rèn)識(shí)問題為能夠高瞻遠(yuǎn)矚，僅僅是關(guān)注當(dāng)前利益，造成成本的增加，歸根到底，管理人員的不重視給企業(yè)帶來了不必要的成本。

2.2 未能夠詳盡的對(duì)材料進(jìn)行歸檔

由于資料的收集需要不斷斟酌，進(jìn)行詳細(xì)的記錄，故檔案的歸檔是件繁瑣的事情，特別是進(jìn)行收集時(shí)需要不斷的進(jìn)行走訪，容易造成管理人員在收集資料中出現(xiàn)疏漏，另外，由于技術(shù)人員在執(zhí)行科技項(xiàng)目中，需要借助材料，故在遞交材料使會(huì)出現(xiàn)滯后，容易造成材料的無故流失或在不同的人手中等，致使資料的收集不全，對(duì)于項(xiàng)目的反映不能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)、完整。

2.3 未形成安全有效的檔案保管室

首先，檔案室是一級(jí)防火點(diǎn)，需要加強(qiáng)檔案室的安全管理，不能夠隨便的進(jìn)行堆砌，需要勤打掃，勤管理，勤核查，確保檔案管理的完善、安全。但是現(xiàn)在部分企業(yè)為設(shè)立專門的檔案室或者檔案室的安全標(biāo)準(zhǔn)不夠等都容易造成檔案的損失，容易使前面的搜集、歸檔等工作大打折扣。

2.4 管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

檔案的管理需要根據(jù)檔案的具體性質(zhì)，科技檔案有不同的環(huán)節(jié)及不同的領(lǐng)域，管理人員需要能夠區(qū)分不同的科技技術(shù)及不同的執(zhí)行環(huán)節(jié)等進(jìn)行不同的分類，將相關(guān)的或知識(shí)相通的科技項(xiàng)目歸為一類，這需要管理人員具備一定的科技知識(shí)，故簡(jiǎn)單的進(jìn)行保管不能夠?qū)崿F(xiàn)資料在重復(fù)使用中能夠迅速查閱并指導(dǎo)相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行，所以，科技項(xiàng)目檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)，不能夠隨便的調(diào)用普通檔案的管理人員進(jìn)行管理。

3 科技項(xiàng)目檔案的管理的加強(qiáng)途徑

3.1 密切關(guān)注科技的發(fā)展變革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)

科技項(xiàng)目檔案是在科技項(xiàng)目實(shí)施各環(huán)節(jié)不斷總結(jié)積累形成的，能夠反映項(xiàng)目的執(zhí)行情況以及實(shí)施效果，同時(shí)可以作為項(xiàng)目是否成熟的標(biāo)志，如果科技項(xiàng)目檔案能夠清楚反映項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)細(xì)節(jié)，則有利于總結(jié)，形成經(jīng)驗(yàn)積累。另外，科技項(xiàng)目檔案的完善與否能夠影響管理層對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況的評(píng)價(jià)，可以說已經(jīng)成為科技項(xiàng)目實(shí)施的一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。

在實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目檔案的完善管理后，有利于和現(xiàn)實(shí)的技術(shù)水平形成準(zhǔn)確的對(duì)比，在科技不斷的發(fā)展中，不斷的更新檔案庫，能夠記錄科學(xué)技術(shù)發(fā)展的歷程，同時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前記錄的技術(shù)在哪個(gè)環(huán)節(jié)存在不足，從而實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的改革，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的不斷革新，緊跟時(shí)代技術(shù)發(fā)展的步伐，總體而言，科技檔案能夠記載歷程同時(shí)反映問題。

3.2 注重科技項(xiàng)目檔案資料的收集，追本溯源，實(shí)現(xiàn)精確管理

科技項(xiàng)目檔案管理的對(duì)象無非是項(xiàng)目在具體的實(shí)施過程中出現(xiàn)的圖形、表格、錄像等，但是這些資料由于來源的環(huán)節(jié)不同，可能涉及的資料的繁簡(jiǎn)等也不盡相同，這就需要管理者注重資料的收集，避免資料的收集不全或無法收集資料等。管理人員需要制定資料收集的時(shí)間，并及時(shí)的進(jìn)行匯總，避免在人手中不斷流轉(zhuǎn)造成損失;同時(shí)，不同環(huán)節(jié)來源的資料需要進(jìn)行有序的收集避免混為一談，導(dǎo)致在資料的重復(fù)利用中出現(xiàn)困難。在實(shí)現(xiàn)將資料進(jìn)行收集后，需要建立行之有效的管理模式，比如，實(shí)現(xiàn)不同部門對(duì)資料的共享性、實(shí)現(xiàn)資料分類的科學(xué)性、實(shí)現(xiàn)資料更新的及時(shí)性等，在實(shí)現(xiàn)這些工作后，資料的收集與管理階段才算真正的完成，同時(shí)為資料的后續(xù)利用提供便利的條件。

3.3 不斷提高科技項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

首先，科技項(xiàng)目的管理不同于文書等資料的管理，科技項(xiàng)目有其特殊性及存在的邏輯性，是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，若簡(jiǎn)單調(diào)用普通管理人員容易致使資料的使用性大大降低，尤其使用效率方面。參加科技項(xiàng)目檔案的管理人員需要具備一定的科學(xué)態(tài)度和掌握必備的邏輯安排能力，能夠?qū)Σ煌夹g(shù)的資料進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分，不僅僅需要具備客觀、真實(shí)、實(shí)事求是的工作態(tài)度，更為主要的是能夠?qū)崿F(xiàn)資料歸檔的科學(xué)性和精確性，具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)同時(shí)對(duì)科技方面有所掌握，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)技術(shù)變化的敏感性，實(shí)現(xiàn)存檔資料的及時(shí)更新和有序安排。其中，有序是指能夠區(qū)別資料來源于不同的技術(shù)及同一技術(shù)來自哪一環(huán)節(jié)，這樣的好處是能夠?qū)①Y料分門別類，這樣，在調(diào)用資料時(shí)管理人員能夠輕松的搜尋出相關(guān)資料。

3.4 科技項(xiàng)目檔案的再次開發(fā)利用

前面所敘述的所有措施的目的無非有二點(diǎn)，一是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人才的尊重，便于吸收人才;二是實(shí)現(xiàn)資料的再次利用。其中，資料的利用尤為重要，能夠?yàn)槠髽I(yè)再次創(chuàng)造價(jià)值，完整保存的資料有利于技術(shù)人才對(duì)于技術(shù)不斷的穩(wěn)固、革新，有助于實(shí)現(xiàn)技術(shù)的突破;同時(shí)，客觀反映當(dāng)前技術(shù)不足，問題所處的具體環(huán)節(jié)。總之，需要加大資料再次創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)服務(wù)價(jià)值的能力，不能簡(jiǎn)單的束之高閣，浪費(fèi)資源。

4 結(jié)束語

總之，科技項(xiàng)目的檔案管理有其現(xiàn)實(shí)意義，既能夠體現(xiàn)對(duì)技術(shù)人才的尊重，同時(shí)又能夠?qū)崿F(xiàn)溫故而知新，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的不斷琢磨，促進(jìn)技術(shù)的不斷進(jìn)步。所以科技項(xiàng)目檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案的收集、存檔也要做到細(xì)致、明確;而科技項(xiàng)目檔案管理人員也需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為資料的再次利用提供必備的條件，實(shí)現(xiàn)資料的有序管理，并與時(shí)俱進(jìn)不斷對(duì)資料進(jìn)行更新。

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