提高事業(yè)單位檔案管理水平途徑探討

黃冬園

摘 要：

事業(yè)單位是我國政府機關(guān)及相關(guān)單位履行社會公共服務(wù)職能的重要窗口，事業(yè)單位也是我國各種社會機構(gòu)中比較特殊的一種機構(gòu)類型。隨著近年來國內(nèi)經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展步伐不斷加快，事業(yè)單位的內(nèi)部建設(shè)及管理工作已經(jīng)越來越深刻的影響到整個社會的建設(shè)及發(fā)展水平，因此加強事業(yè)單位內(nèi)部管理工作質(zhì)量已經(jīng)不僅僅是單位內(nèi)部管理者和決策者所應(yīng)該關(guān)注的，同時也受到了社會各界的廣泛關(guān)注，針對事業(yè)單位檔案管理工作存在著的一些問題進行分析，并結(jié)合具體管理實際談?wù)勅绾斡行嵘聵I(yè)單位檔案管理工作具體質(zhì)量，以供參考。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位;檔案管理;內(nèi)部管理

中圖分類號：

F27

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2014）23006901

0 前言

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，同時也是深刻影響整個事業(yè)單位全面建設(shè)以及社會公共服務(wù)職能有效履行的重要管理內(nèi)容。近年來，隨著事業(yè)單位社會職責(zé)的不斷加重，檔案管理工作也在各項管理工作當(dāng)中顯現(xiàn)出越來越加重要的地位，但是就目前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著諸多問題，這些問題不僅包括制度建設(shè)問題、思想意識問題、監(jiān)督約束問題，同時在總體氛圍方面也有較大提升空間。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作雖然較前些年有些長足進步，但是綜合來看，仍然存在許多值得改進的地方，首先在管理意識方面仍然比較被動，不了解檔案管理工作對整個單位的持續(xù)發(fā)展所起到的重要作用。再次在管理隊伍的素質(zhì)方面仍然未能完全達到國家的要求以及單位的自身發(fā)展要求，人員素質(zhì)偏差一方面是因為單位管理者的意識不到位，另一方面也是因為人才培養(yǎng)及人才管理方面的力度不足。再次在管理范圍上面仍然局限于檔案管理的具體部門，未能發(fā)揮整個單位各個部門之間的協(xié)同作用，從而讓檔案管理的制度難以得到有效執(zhí)行，存在著比較浮躁和消極應(yīng)對的情緒。最后在監(jiān)督約束方面也明顯缺失，缺乏有效的審計監(jiān)察人員來為管理工作保駕護航。

2 加強事業(yè)單位檔案管理工作具體水平的思考

前文提到事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著的種種問題，因此我們應(yīng)該針對這些問題進行有的放矢的研究討論，從而尋找到更為科學(xué)有效的管理質(zhì)量提升方法。

2.1 從思想上重視檔案管理

檔案管理工作對于事業(yè)單位的各項工作有序開展意義重大，檔案記錄了過去歷史發(fā)展過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，能夠讓我們引以為鑒，避免在后續(xù)發(fā)展中繼續(xù)走彎路。但是就目前的情況來看，單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作方面仍然未能投入更大的精力與注意力，她們往往還是習(xí)慣于將工作重點放在窗口部門的職能履行上面，但是如果內(nèi)部管理工作難以提升，經(jīng)驗教訓(xùn)未能得到有效總結(jié)，長此以往，也勢必影響到具體工作的開展及工作開展的成效顯現(xiàn)。所以作為單位領(lǐng)導(dǎo)者和決策者，加強檔案管理相關(guān)的內(nèi)容學(xué)習(xí)非常必要，同時也要以身作則的帶動單位內(nèi)部其他部門管理者及具體工作人員樹立起檔案管理工作重要性的正確認識，為檔案管理工作健康開展?fàn)I造一個良好的內(nèi)部環(huán)境。

2.2 加強人員隊伍素質(zhì)建設(shè)

人員隊伍素質(zhì)建設(shè)不僅僅是要按照國家有關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)格把關(guān)，同時還要放開眼界，真正下功夫在復(fù)合型人才的引進上面，為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)新方法、新知識及新理念的機會和平臺。此外，由于事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員在職業(yè)素養(yǎng)方面也應(yīng)該具備比其他一般生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)檔案管理人員更好的技能，所以為了能夠真正實現(xiàn)檔案管理人才隊伍的精確化培養(yǎng)，事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)自身需求和情況酌情加強與高校的溝通合作，與高校建立起訂單式的人才培養(yǎng)輸送管道，一方面事業(yè)單位能夠向高校準(zhǔn)確下達人才培養(yǎng)的具體要求，并利用自身優(yōu)勢向高校提供精確化的人才培養(yǎng)信息和資源，另一方面高校也能夠真正做到與市場與用人單位接軌，大大提升其人才培養(yǎng)的總體質(zhì)量，可謂一舉兩得。此外，事業(yè)單位還可以在單位內(nèi)部建立一對一的檔案跟蹤管理模式，從人員入職開始就進行專門化的人員檔案管理，雖然人事檔案并不是什么新鮮事物，但是所謂一對一的檔案跟蹤管理模式除了具有傳統(tǒng)人事檔案的基本內(nèi)容之外，還應(yīng)該將記錄對象的其他特長、技能以及思想變化發(fā)展情況作為重點觀察內(nèi)容，同時還應(yīng)該通過跟蹤走訪的形式加強管理層與被管理者之間的溝通交流，這樣一方面能夠幫助單位更好的了解本單位人才隊伍的真是結(jié)構(gòu)及技能潛力，幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的進行職位分配和人員調(diào)度，既避免了因為外部人才引進而耗費大量管理成本，也能夠合理利用已有人才資源，提升人才利用價值，發(fā)揮他們最大化工作能力。另一方面也能夠提升單位員工對單位的信任度、擁護度，減緩人才流失程度，穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)她們的工作積極性與主動性。

2.3 加強內(nèi)部文化建設(shè)

檔案管理工作的內(nèi)容不僅涉及人事檔案和基本的財務(wù)檔案，同時也涉及到單位各項工作以及方方面面，因此檔案管理工作雖然交由專人進行管理，但是在各種檔案的書寫和記錄過程中也牽扯到其他部門及人員，她們的工作質(zhì)量高低及支持度與配合度也直接影響到檔案管理的具體質(zhì)量，所以為了能夠更好的營造出檔案管理科學(xué)氛圍，應(yīng)該將檔案管理科學(xué)意識滲透到內(nèi)部文化建設(shè)工作當(dāng)中，讓制度變成文化，讓被動執(zhí)行變成主動參與。文化建設(shè)工作的一個最重要方面就是要加強學(xué)習(xí)風(fēng)氣形成，圍繞檔案管理工作以及檔案管理所涉及到的各項規(guī)章制度不斷加強宣傳教育，并利用現(xiàn)代化的信息通訊技術(shù)（QQ、Line、微博、微信等）激發(fā)年輕員工的參與熱情。

2.4 加強監(jiān)督機制建設(shè)

內(nèi)部審計是有效確保管理工作能夠良性開展的輔助性制度，內(nèi)部審計對于事業(yè)單位檔案管理工作來說也是必不可少的，內(nèi)部審計不僅能夠監(jiān)督控制被管理人員的工作情況及言行，同時對于檔案管理的操作人員也能夠起到有效監(jiān)督，從而形成雙向監(jiān)督的局面。但是想要切實發(fā)揮內(nèi)部審計監(jiān)督約束的真正作用，就必須在人員調(diào)配方面下功夫，如果一味采用內(nèi)部管理人員擔(dān)任審計工作，那么必然會因為她們對單位的思想依賴性以及利益共同性而受到一些內(nèi)部利益小團體的思想侵蝕，所以應(yīng)該在選擇優(yōu)秀內(nèi)部管理人員參與審計的同時加強與社會專門審計人員的溝通合作，邀請她們一起參與審計工作，這樣一方面能夠利用內(nèi)部管理人員對單位檔案管理工作的熟悉程度來提升審計工作與實際需要的契合度，另一方面也能夠有效避免工作過程中的不公正、不公開與不公平，真正保證事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、制度化與科學(xué)化。

參考文獻

[1]潘迪.事業(yè)單位內(nèi)部管理及建設(shè)淺議[J].事業(yè)單位，2013，（4）.

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