談民營中小型企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策

金銀珠

[摘 要]在日常的工作生活中，檔案一直扮演一個(gè)重要的角色。它記錄一個(gè)公司的歷史，也真實(shí)得反映了企業(yè)的發(fā)展歷程。伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們國家的民營企業(yè)在不斷的發(fā)展壯大，這也就意味著，民營企業(yè)的檔案管理也就變得越來越重要了。而現(xiàn)在的每個(gè)民營企業(yè)都有他們自己特有的檔案管理模式，本文研究民營企業(yè)檔案管理中所存在的問題以及相關(guān)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]民營企業(yè)；檔案管理；問題對(duì)策

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案在我們的日常工作中扮演了非常重要的角色。但是，現(xiàn)階段我們國家民營企業(yè)的檔案管理水平不容樂觀。民營企業(yè)在經(jīng)營模式以及他們的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定了他們?cè)诠芾硭缴系牟煌?，在管理過程中也會(huì)存在著很多問題，本文就是針對(duì)這些問題，進(jìn)行研究分析并且提出對(duì)策。

一、民營企業(yè)檔案管理的分類

第一種是骨干型的民營企業(yè)，這類企業(yè)的法人代表非常重視檔案管理的工作，在企業(yè)內(nèi)部有專門的人做這方面的工作，也設(shè)有專門的綜合檔案管理室，并實(shí)行三室分開，關(guān)于檔案管理這方面的綜合設(shè)施也比較齊全，并制定了一整套的檔案管理制度。

第二種是中小型民營企業(yè)，這一類的企業(yè)存在著一定的檔案意識(shí)，他們也有固定的工作人員和檔案室，在日常的運(yùn)營過程中，也做一些文字的歸檔工作。他們也知道檔案在企業(yè)經(jīng)營中的主要作用，但是他們和缺少系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，也沒有接受一些專業(yè)性的指導(dǎo)，在平時(shí)的檔案管理工作中存在一定的盲目性，也不知道關(guān)于檔案管理的一些技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段，檔案信息量的應(yīng)用也得不到有效地利用。

第三種是個(gè)體、私營者，這一類的企業(yè)對(duì)待檔案管理的態(tài)度是可有可無。在企業(yè)內(nèi)部既沒有固定的人員也沒有專門的檔案室，并且他們還對(duì)檔案法規(guī)了解的比較少，也不知道《檔案法》規(guī)定的檔案集中統(tǒng)一管理原則，更沒有相應(yīng)的檔案管理制度。

二、民營企業(yè)在檔案管理方面的問題

第一，民營企業(yè)對(duì)檔案管理不太重視。一個(gè)東西只有有價(jià)值，才會(huì)有地位。檔案管理工作的地位，是由檔案管理的服務(wù)價(jià)值確定的。但是，現(xiàn)實(shí)的情況卻是很多的企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作只是停留在收與管的層面。

第二，民營企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作比較松散，這方面的材料也不太安全?，F(xiàn)在的很多民營企業(yè)把大部分的精力放在了生產(chǎn)經(jīng)營以及產(chǎn)品銷售上，這就會(huì)導(dǎo)致很多的民營企業(yè)尤其是中小型企業(yè)檔案管理比較松散，甚至有些沒有依照相關(guān)的法定程序進(jìn)行管理。

第三，民營企業(yè)的檔案管理工作的方式方法比較陳舊，管理意識(shí)也比較淡薄。民營企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門沒有改變自身的管理職能，還是采用原來的管理理念和方法，并沒有真正從陳舊的工作方式和思維中走出來。這樣并不能適應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作的步伐。

三、民營企業(yè)檔案管理問題的解決方案

1、運(yùn)用和新時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理辦法

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國民營企業(yè)也面臨著復(fù)雜多變的環(huán)境，這時(shí)候就要求民營企業(yè)要有新的思路和方法去面對(duì)這些。他們要學(xué)者運(yùn)用檔案學(xué)最新的理論，提出新的觀點(diǎn)和問題，開拓一個(gè)新的領(lǐng)域。和要結(jié)合民營企業(yè)在工作中的實(shí)際情況，做好服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，刺激他們工作的活力，充分的適應(yīng)民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀的需要。

2、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在民營企業(yè)內(nèi)部，我們可以依據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，需要我們配備一定的專業(yè)檔案的人才，并且還要對(duì)這些人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)要組建檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)工作建設(shè)。我們可以從兩個(gè)方面去做：一方面我們要為民營企業(yè)管理者的決策服務(wù)，企業(yè)檔案管理部門要能準(zhǔn)確把握黨和國家的政治大局，緊緊抓住企業(yè)檔案管理工作的重心，及時(shí)的為領(lǐng)導(dǎo)提供各種方針政策和資料。另一方面還要為企業(yè)各個(gè)部門工作，檔案管理部門要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)和與各部門的聯(lián)系，了解各個(gè)部門所需要的檔案信息，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、要做好檔案的開發(fā)利用工作，為企業(yè)更好的服務(wù)

現(xiàn)階段，民營企業(yè)內(nèi)部面臨著一個(gè)很重要的問題和任務(wù)即怎樣更好的利用企業(yè)檔案。我們企業(yè)實(shí)施檔案管理的目的就是開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源。因此，這就要求企業(yè)的檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，利用檢索工具，關(guān)注市場(chǎng)信息，開發(fā)企業(yè)所需要的新產(chǎn)品和新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

4、民營企業(yè)要找到最佳的檔案管理模式

民營企業(yè)要選擇一個(gè)合適的檔案管理模式，最適合自己的才是最好的。而企業(yè)檔案管理模式就是指為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的利用檔案的目標(biāo)所采用的基本方法方式。檔案管理模式按照管理對(duì)象分為：檔案綜合管理，文檔一體化管理，信息一體化管理。檔案綜合管理就是依據(jù)統(tǒng)一管理的原則，借由專業(yè)的結(jié)構(gòu)實(shí)施統(tǒng)一的開發(fā)。文檔一體化管理是指企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。信息一體化管理是指對(duì)企業(yè)檔案、資料、情報(bào)工作實(shí)行一體化管理。

四、結(jié)束語

總而言之，我們國家的民營企業(yè)要尋找自己適合的檔案管理模式，在尋找過程中，要依據(jù)四個(gè)原則：第一，檔案管理模式要和企業(yè)自身的規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)；第二，檔案管理模式要和企業(yè)自身的需求相適應(yīng)；第三，檔案管理模式要與檔案法律法規(guī)相符合；第四，檔案管理模式要考慮企業(yè)自身的成本效益。只要依據(jù)上述的幾個(gè)原則，就可以找到適合自己的檔案管理模式，更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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