企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)及創(chuàng)新

楊翠勞

[摘 要]企業(yè)檔案管理信息工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，它可以反映一個(gè)企業(yè)的整體管理水平。本文通過對當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思路。對促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展有著重要的作用。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；信息化；安全網(wǎng)絡(luò)；資源共享；創(chuàng)新

1.企業(yè)檔案管理重要性

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和多樣化，企業(yè)信息資源豐富化，企業(yè)檔案管理的規(guī)范有序?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展有著重要的作用。如何做好檔案管理工作是企業(yè)健康發(fā)展的需要，也是保持企業(yè)的核心利益的重要工作。因此，做好的企業(yè)檔案管理工作有著舉足輕重的作用：

⑴企業(yè)檔案是第一手記錄公司運(yùn)行的狀態(tài)數(shù)據(jù)，是科學(xué)分析、風(fēng)險(xiǎn)評估、制定決策提供數(shù)據(jù)支持；⑵同時(shí)可為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持；⑶有助推動(dòng)企業(yè)的市場競爭能力，保護(hù)企業(yè)的核心利益和合法權(quán)益；⑷有利于提高企業(yè)的誠信，樹立了良好的企業(yè)形象，進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)工作面有推動(dòng)的作用；⑸它有助于企業(yè)豐富的文化活動(dòng)，增強(qiáng)員工的歸屬感和工作熱情。

2.企業(yè)的檔案管理信息化存在的問題分析

2.1管理方法落后、薄弱、水平不高

在檔案管理方法上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)與文件管理軟件，獲取檔案信息仍采用手工檢索；文件存儲(chǔ)仍然使用舊的鐵柜子，占地面積大，使用空間不能充分合理的利用；大部分的員工沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案的重要性及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案文件的收集，整理，歸檔，貯存和其他業(yè)務(wù)不熟悉，檔案文件服務(wù)水平和管理能力較低。

2.2檔案管理信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

由于我國企業(yè)大部分是在工業(yè)化過程中，還沒有建立起完善的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，為企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏深刻的認(rèn)識，

所以很難對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行的總體規(guī)劃，會(huì)直接影響到企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施效果。

2.3檔案信息系統(tǒng)安全性

企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全，檔案信息主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)安全的電子檔案的安全使用，電子檔案媒體介質(zhì)的安全等方面，這可能是由人為因素或存儲(chǔ)介質(zhì)的影響而產(chǎn)生的一系列問題，對企業(yè)信息化與企業(yè)檔案信息化有著直接的影響。

2.4檔案管理信息化建設(shè)的盲目性

一些企業(yè)缺乏信息技術(shù)的研究，特別是在中小型企業(yè)中這樣的問題比較突出。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，軟件公司對企業(yè)特點(diǎn)，業(yè)務(wù)流程，管理的特點(diǎn)，個(gè)性化的需求缺乏專業(yè)知識，一些企業(yè)照搬套用，方案論證過程缺乏系統(tǒng)的需求分析，在實(shí)施過程當(dāng)中缺乏研究和開發(fā)能力不足，使得信息檔案管理制度沒有因企業(yè)作出調(diào)整和改進(jìn)的特點(diǎn)，針對性和實(shí)用性的缺乏，實(shí)施并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。

3.企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的思路

3.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀念的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)建設(shè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案信息化是需要信息共享，是檔案事業(yè)一個(gè)突破性的技術(shù)進(jìn)步，更是加快改革開放、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的戰(zhàn)略選擇。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理信息化意識水平直接決定了它是否會(huì)進(jìn)行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。

為了促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，作為一個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，要把企業(yè)檔案信息化的概念轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐和現(xiàn)實(shí)，意識到企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的影響和效益，正視其復(fù)雜性和艱巨性，關(guān)心和支持這一事業(yè)，積極推進(jìn)并鼓勵(lì)，支持有所作為的觀念和行動(dòng)，將投資資金、設(shè)備、人員和檔案信息管理納入企業(yè)計(jì)劃和考核范圍。

另外，各級領(lǐng)導(dǎo)，特別是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，了解檔案工作的現(xiàn)狀，認(rèn)真規(guī)劃，制定方案，提供人才、技術(shù)、資金保障，指導(dǎo)檔案部門依據(jù)法律開展工作，幫助解決工作中的困難與問題，真正使這工作成為一把手工作。

3.2保證文件信息的安全性及完整性

信息安全管理是企業(yè)檔案管理信息化的核心要素。信息安全包括文件檔案管理系統(tǒng)的硬件和軟件自身的安全，如記錄的光盤安全性，軟件系統(tǒng)的可靠性，還有檔案信息的安全傳輸。

3.2.1安全管理系統(tǒng)應(yīng)該從機(jī)房管理、軟件管理、操作、監(jiān)督等，以保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。硬件問題方面可以通過技術(shù)方法來解決，在選擇檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。

3.2.2大中型企業(yè)的檔案管理信息化應(yīng)只用于內(nèi)部員工使用的封閉網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該是物理隔離，以保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。還可以通過數(shù)據(jù)庫加密，用戶分類，數(shù)據(jù)備份的方法來保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全性。

3.2.3在企業(yè)檔案信息化建設(shè)時(shí)要對檔案信息系統(tǒng)設(shè)置保護(hù)方法，通過對企業(yè)物流，信息流動(dòng)的完整性，保密性和重要性，這些屬性消失后會(huì)造成損失，確定其安全等級和信息安全需求水平，最后確定信息系統(tǒng)在安全的范圍內(nèi)運(yùn)行，以防止未經(jīng)授權(quán)的或非法的操作。

3.3信息化檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)企業(yè)檔案建立電子化和信息化的管理模式后，還要建立一個(gè)企業(yè)檔案文件共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對企業(yè)與傳統(tǒng)檔案網(wǎng)絡(luò)共享，提高企業(yè)檔案的利用效率，同時(shí)建立信息共享與利用模式。公司也可以創(chuàng)建一個(gè)電子文件的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)文件共享。

目前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立一個(gè)統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與共享模式，共享和服務(wù)差，難以適應(yīng)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和企業(yè)電子文件共享，提供電子文件管理與共享模式，減少電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。

3.4建立一個(gè)有效的管理體制和機(jī)制

完善與規(guī)范在計(jì)算機(jī)應(yīng)用的條件下檔案工作流程管理，按照文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)，以適應(yīng)檔案管理的需求。建立檔案管理信息系統(tǒng)，全面、合理、各種類型的電子文件和電子檔案的安全使用，完善內(nèi)部控制機(jī)制，確保檔案的安全。

4.檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新

信息技術(shù)的飛速發(fā)展是一把雙刃劍。檔案管理的發(fā)展既是機(jī)遇，又面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案信息化的建設(shè)要利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和方法，信息資源的充分整合，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

4.1建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，檔案管理工作應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在檔案載體、收集和利用等方面進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理信息化創(chuàng)新中發(fā)揮有效技術(shù)支撐作用。

在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，利用電子檔案信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度。這樣會(huì)增強(qiáng)服務(wù)手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，以整體優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

4.2完善并建立電子檔案管理體系

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，檔案管理應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，開展檔案的載體，收集和利用方向進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理的信息化創(chuàng)新發(fā)揮有效的技術(shù)支撐作用。

在紙質(zhì)檔案電子文件的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)，實(shí)施信息資源的深度開發(fā)及廣泛應(yīng)用，建立完善科學(xué)的電子檔案管理制度。這將加強(qiáng)服務(wù)方法，拓展服務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)共享企業(yè)信息資源的整體優(yōu)勢。

4.3開放式、互動(dòng)性檔案服務(wù)平臺(tái)的建立

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新中起著重要的作用。檔案管理信息技術(shù)的創(chuàng)新，是利用先進(jìn)的信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提供開放式、互動(dòng)性檔案服務(wù)平臺(tái)。

通過這個(gè)服務(wù)平臺(tái)，提高電子檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率及信息輸出量，從根本上改變了檔案的管理和利用方式，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

4.4檔案管理信息化機(jī)制創(chuàng)新

在新的形勢下，要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，有利于調(diào)動(dòng)檔案職工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有利于與檔案信息資源的開發(fā)利用。

4.4.1加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)。檔案信息安全保障體系是關(guān)系到保障檔案信息安全。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)逐步完善檔案信息安全管理體系，信息安全責(zé)任制的落實(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件，軟件管理，明確安全防范重點(diǎn)，打造切實(shí)可行的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

4.4.2建立高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制和科學(xué)的崗位責(zé)任制。為了創(chuàng)造一個(gè)積極的工作環(huán)境，檔案管理部門應(yīng)建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)崗位責(zé)任制，制定詳細(xì)的考核和獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，做到獎(jiǎng)罰分明，激發(fā)其工作者的熱情和責(zé)任感。

與此同時(shí)，還要建立科學(xué)的崗位責(zé)任制，即按照規(guī)律和檔案管理的要求，把檔案工作做好，分配合理，確保每個(gè)部門和每個(gè)員工的職責(zé)明確，目標(biāo)明確，并緊密結(jié)合的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，提高工作效率和質(zhì)量。

5.結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的工程，是一項(xiàng)長期而細(xì)致的工作，檔案工作者應(yīng)樹立創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，克服這些困難，滿足社會(huì)的需要和時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作理論與實(shí)踐的不斷深化和進(jìn)步，更好的服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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