新時期高校本科教學(xué)檔案歸檔范圍與管理的思考

李瑞卿

[摘 要]隨著新時期高校規(guī)模的擴大，各高校根據(jù)自身發(fā)展需要進行了管理體制改革，使得教學(xué)檔案從內(nèi)容到數(shù)量都急劇增加，本文對新形勢下本科教學(xué)檔案歸檔范圍和管理及其變化進行分析和研究，以期推進高校教學(xué)檔案管理歸檔的標準化和規(guī)范化，為學(xué)校、為社會提供更高效的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]高校；教學(xué)檔案；歸檔范圍；管理

隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，高校所產(chǎn)生的教學(xué)檔案從內(nèi)容到數(shù)量都急劇增加，為了適應(yīng)這種教育快速發(fā)展和檔案管理信息化的需要，2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》中華人民共和國教育部令第27號（以下簡稱《辦法》），用以指導(dǎo)和規(guī)范新形勢下高校檔案建設(shè)與管理，《辦法》要求依然按照1987年原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由于各高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次學(xué)科特色和專業(yè)特點各異，在教學(xué)管理實踐中形成的教學(xué)檔案在保存范圍和價值上各有側(cè)重，按照高等學(xué)校本科教學(xué)水平評估指標體系，在評估實踐中發(fā)現(xiàn)：現(xiàn)在的教學(xué)材料歸檔范圍相對較窄、類別區(qū)分過粗，《辦法》的“政策性”指導(dǎo)作用大為降低。

根據(jù)學(xué)校體制管理現(xiàn)狀和教學(xué)發(fā)展的需要，在教學(xué)檔案管理實踐中，本文對本科教學(xué)檔案歸檔范圍和管理做了進一步的分析和思考，以期對學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化和標準化管理有現(xiàn)實意義。

一、編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)

我校在2010年提出了“黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負責(zé)、民主管理、教授治學(xué)”新的管理體制并實施。在新的管理模式下，教學(xué)管理的重心下移到二級學(xué)院，使之在教育教學(xué)管理上有了更大的自主權(quán)，能夠根據(jù)學(xué)院發(fā)展在教學(xué)計劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)等各個方面充分發(fā)揮管理職能，二級學(xué)院的教學(xué)檔案從具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責(zé)等發(fā)生了變化，在教學(xué)改革發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的具有保存價值的文件資料，需要統(tǒng)一分類標準，進一步加工整理歸檔。

明確教學(xué)檔案的歸檔范圍是做好教學(xué)檔案工作的基礎(chǔ)。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學(xué)檔案管理的分類標準和要求尚未統(tǒng)一規(guī)定，使得各高等院校教學(xué)檔案工作也明顯呈現(xiàn)多樣狀，且從《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來看，其中涉及教學(xué)檔案的歸檔部門不僅限于教學(xué)管理部門，還涉及學(xué)生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門，即使有統(tǒng)一的執(zhí)行標準也難以準確執(zhí)行。因此，高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學(xué)檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。

在2008年教育部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學(xué)歸檔范圍的自主權(quán)。

二、高校教學(xué)檔案的特征

高校教學(xué)檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標志之一。教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié)，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現(xiàn)為以下幾方面：

1.廣泛性

隨著高等教育的發(fā)展，相繼出現(xiàn)了很多新的學(xué)科門類，在此基礎(chǔ)上高校專業(yè)規(guī)模也迅速增加，如我校目前有60個本科專業(yè)，涵蓋理、工、文、經(jīng)、管、法、藝術(shù)等學(xué)科門類。這使得教學(xué)檔案的數(shù)量增加、管理規(guī)模擴大，各學(xué)科專業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計劃、課程設(shè)置、教學(xué)管理等方面也各具特色，多學(xué)科相互交叉、滲透，使得教學(xué)檔案內(nèi)容越來越多樣化。

2.周期性

高校的教學(xué)活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學(xué)年度，學(xué)歷教育以四年或者五年為培養(yǎng)周期。因此高校教學(xué)檔案材料有的以學(xué)年劃分，也有會以自然年度劃分，使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生具有了不同的周期特點。

3.通用性

高等院校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會在專業(yè)設(shè)置上具有相同性，隨之所產(chǎn)生的教學(xué)檔案具有一定的通用性。

4.特色性

各高等院校因地域特點、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)層次的不同，在人才培養(yǎng)目標上也有差異，根據(jù)本科教學(xué)評估指標體系中專門設(shè)有一個特色指標，各高校在辦學(xué)過程中逐步形成自身的特色，各高等院校產(chǎn)生的教學(xué)檔案又會具備與其他高校不同的特點。

三、新體制下教學(xué)檔案的歸檔范圍與管理

1.教學(xué)檔案的分級制管理模式

根據(jù)我校新體制下教學(xué)管理的實際情況，教學(xué)檔案可采用四級管理模式，即校級檔案管理機構(gòu)（檔案館）教學(xué)管理部門及相關(guān)教學(xué)檔案管理部門（教務(wù)處、人事處、學(xué)生部、招就處）、各教學(xué)單位（學(xué)院、部、實訓(xùn)中心）教研室（系）和實驗室。學(xué)校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學(xué)檔案：如上級部門和學(xué)校產(chǎn)生的相關(guān)文件及規(guī)章制度、教學(xué)評估材料、課程建設(shè)和專業(yè)設(shè)置、招生及學(xué)籍等方面的檔案材料，以及教師和學(xué)生比較重要的記錄和登記表格等。學(xué)院及系（部）保管學(xué)校和本部門產(chǎn)生的教學(xué)文件及教學(xué)活動檔案：如教學(xué)課程檔案、學(xué)生記分冊、試卷及畢業(yè)論文等數(shù)量較大且又比較微觀的教學(xué)資料，這樣就會既有利于各單位查詢，又緩解了學(xué)校檔案館的館藏壓力。教務(wù)處教學(xué)檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務(wù)處作為教學(xué)的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務(wù)處要保管相應(yīng)的教學(xué)檢查紀錄，而教師上課的記分冊則由系部保管，而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學(xué)校檔案館的存儲空間。

2.教學(xué)檔案的歸檔范圍

根據(jù)這樣的管理模式，學(xué)校及教學(xué)管理部門就可以逐級制定相應(yīng)的歸檔范圍。

（1）學(xué)校檔案館教學(xué)檔案歸檔范圍：主要包括上級各管理部門下達的有關(guān)教育、教學(xué)管理的文件，學(xué)校管理的各項規(guī)章制度、學(xué)生成績報告單、畢業(yè)生登記表和成績單、學(xué)籍異動相關(guān)材料、畢業(yè)資格以及學(xué)位資格的審核材料等等。

（2）教學(xué)管理及相關(guān)部門教學(xué)檔案歸檔范圍：教務(wù)處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學(xué)管理文件、教學(xué)管理規(guī)章制度、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程計劃總表、教學(xué)進程表、課程表、校歷表、學(xué)生名冊、畢業(yè)生質(zhì)量的調(diào)查計劃和總結(jié)、調(diào)查畢業(yè)生質(zhì)量評價意見相關(guān)材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設(shè)材料：新教師崗前培訓(xùn)、教師年度總結(jié)和考核，教師國內(nèi)外進修記錄、對學(xué)校骨干教師國家培訓(xùn)班等方面的文件及形成的材料。學(xué)生部主要歸檔學(xué)生紀律和獎懲材料：如學(xué)生各類違紀處分文件、學(xué)生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學(xué)生招生就業(yè)工作材料：如學(xué)校年度招生計劃，錄新生取名冊，應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)方案，往屆畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計等材料。

（3）各學(xué)院（部、實訓(xùn)中心）教學(xué)檔案歸檔范圍：如學(xué)校及教學(xué)管理部門下發(fā)的文件、本單位在教學(xué)管理活動中所產(chǎn)生的相關(guān)文件；單位的師資情況、教師課堂教學(xué)質(zhì)量評估材料、教師任課安排表、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)工作總結(jié)、考試命題及題庫、試卷；省、（校）級重點課程、精品課程立項建設(shè)及成果材料，主編教材各專業(yè)教材目錄等相關(guān)材料。

（4）教研室（系）和實驗室教學(xué)檔案歸檔范圍：教研室（系）主要歸檔由學(xué)校及學(xué)院下發(fā)的各類管理文件、教師講授課程有關(guān)的課程計劃總表、教學(xué)計劃及教學(xué)大綱；教師任課課程及教學(xué)進度表、任課專業(yè)班級及學(xué)生點名冊，個人進修培訓(xùn)記錄、學(xué)生優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計及其評審意見等。實驗室則主要歸檔實驗室管理和建設(shè)相關(guān)材料：上級部門及學(xué)校有關(guān)實驗室建設(shè)的文件，實驗室各項規(guī)章制度，重點實驗項目的論證、申報、審批材料，規(guī)劃實驗室年度建設(shè)的計劃和總結(jié)，以及實驗室儀器、設(shè)備賬目等等。

這些結(jié)合我校教學(xué)檔案管理工作對本科教學(xué)檔案的歸檔范圍及管理的分析和思考，可應(yīng)用于各高校教學(xué)檔案管理歸檔范圍之標準和規(guī)范，具有一定的通用性，對教學(xué)檔案的歸檔范圍以及相關(guān)政策的調(diào)整有一定參考價值，其中分級管理設(shè)置可隨學(xué)校辦學(xué)規(guī)模因校制宜，各級教學(xué)檔案的歸檔范圍需要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展和變化及時補充和修訂，以發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)高校和社會發(fā)展的作用。

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