醫(yī)院檔案管理的若干問(wèn)題探討

段寶華

[摘 要]醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，為醫(yī)療科研、科學(xué)決策提供可靠依據(jù)。隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)了新的問(wèn)題，認(rèn)清未來(lái)發(fā)展方向勢(shì)在必行。本文旨在剖析醫(yī)院檔案管理的若干問(wèn)題，為醫(yī)院檔案的科學(xué)管理提供調(diào)研依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理的作用

檔案是單位發(fā)展沿革的記錄，通過(guò)保存文字、圖像、數(shù)據(jù)等多種形式的記錄來(lái)記載各個(gè)時(shí)期和背景下的事件和工作情況。醫(yī)院檔案不同于其他單位，主要內(nèi)容都是在醫(yī)療工作中形成并保存的，包括黨政管理、醫(yī)療技術(shù)、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、教育培訓(xùn)、器械設(shè)備、人事職稱、病案病志等內(nèi)容，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)和戰(zhàn)略決策提供詳實(shí)可靠的依據(jù)，同時(shí)為醫(yī)療工作健康有序進(jìn)行提供堅(jiān)強(qiáng)的保障。做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）因循守舊，管理方式落后時(shí)代發(fā)展

醫(yī)院檔案管理工作開展較早，有些醫(yī)院自建院之時(shí)即開展檔案管理工作。但是在醫(yī)療水平和醫(yī)院建設(shè)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案的整理、收集、歸類等工作仍舊沿襲前人的傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低。并且由于缺乏統(tǒng)一的管理?xiàng)l例和工作規(guī)范，檔案管理人員在工作中無(wú)據(jù)可循，往往憑借經(jīng)驗(yàn)和慣例處理手頭工作，致使納入管理的檔案內(nèi)容不夠全面。檔案管理工作不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏創(chuàng)新精神，與時(shí)代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。

（二）重視不足，缺乏專職專業(yè)化人才

醫(yī)院的核心工作內(nèi)容是醫(yī)療，大部分工作都是圍繞業(yè)務(wù)工作展開。檔案管理工作并沒(méi)有得到醫(yī)院足夠的重視，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員大多不是專職人員，也不是檔案管理專業(yè)出身的專業(yè)人員，經(jīng)常由機(jī)關(guān)職能科室工作人員兼任。對(duì)于從業(yè)人員的培訓(xùn)和考核也相對(duì)缺乏，業(yè)務(wù)知識(shí)的獲得往往靠以老帶新、口口相傳。

（三）門類繁多，尚欠管理體系和機(jī)構(gòu)

醫(yī)院檔案內(nèi)容相對(duì)繁雜，涵蓋了多個(gè)門類，但是由于缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的機(jī)制和機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理范圍不明確，內(nèi)容界定不清晰。例如人事檔案由人事科管理，黨員檔案由黨委辦公室管理，病志檔案由醫(yī)務(wù)科管理，科研培訓(xùn)檔案由科教科管理等，形成多科室管理的格局，致使檔案管理各自為政，不能有效的整合在一起，不利于檔案的利用和開發(fā)。

（四）投入不足，為醫(yī)院發(fā)展貢獻(xiàn)不夠

雖然大多數(shù)醫(yī)院都設(shè)立了檔案室，但往往處于邊緣地帶，資金投入不足，設(shè)備陳舊老化，空間狹窄擁擠，對(duì)檔案的保存和歸類造成不利影響，甚至造成檔案的損失。對(duì)檔案工作重視不足也造成了檔案管理工作流于形式，忽視了檔案的重要作用，對(duì)檔案資源的利用率偏低，使得檔案資源在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向

（一）專人管理，管理人員專業(yè)化

設(shè)置專人專崗，將檔案人員納入醫(yī)院的人才引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)劃。缺乏專職檔案管理人員的引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才；已有專職人員的通過(guò)繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等多種方式提高專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，建設(shè)人才梯隊(duì)，培養(yǎng)后備人才，使寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)得以傳承。建立健全檔案管理人員考評(píng)制度，提升檔案管理人員的工作積極性和從業(yè)意識(shí)。完善檔案管理的收集、分類、保存、借閱、查詢等各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高醫(yī)院檔案的管理水平。

（二）結(jié)合現(xiàn)代化科技手段，建立信息化管理方式

加大投入，設(shè)立符合現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案室并配齊相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。在醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)全面信息化的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代化科技手段，建立信息化檔案管理方式，實(shí)行電子歸檔、電子查詢的管理辦法。將必要的檔案資料信息化，建立電子檔案，以達(dá)到節(jié)約資源，提高效率的目的。將檔案信息管理系統(tǒng)納入醫(yī)院整體的信息系統(tǒng)，做到無(wú)縫對(duì)接，便于檔案信息的收集、整理、匯總、統(tǒng)計(jì)和利用。隨著信息的載體不斷推陳出新，檔案的儲(chǔ)存方式也更加多樣化，例如電子病歷，以電子文本的形式保存，為醫(yī)院的無(wú)紙化辦公提供了一個(gè)可能性。

（三）結(jié)合工作實(shí)際，真正發(fā)揮應(yīng)有作用

將檔案管理工作做為醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，納入目標(biāo)管理考核體系，明確責(zé)任，從制度上促進(jìn)醫(yī)院各部門加強(qiáng)檔案管理工作，從而使檔案管理工作順利有序開展。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大潮，結(jié)合醫(yī)院新時(shí)期的工作實(shí)際和工作需求，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，以服務(wù)醫(yī)院發(fā)展和臨床工作為目標(biāo)，深入調(diào)研，及時(shí)地調(diào)整檔案管理的工作范圍和工作內(nèi)容，拓展工作的內(nèi)涵和外延。使檔案管理工作真正為醫(yī)院提供借鑒和參考，從而創(chuàng)造更好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

（四）以點(diǎn)帶面，形成檔案管理一體化

建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理機(jī)制，明確各部門的權(quán)責(zé)和職能，將不同門類、不同形式的檔案有機(jī)整合，形成科學(xué)有效的管理體系。設(shè)立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門，打破多部門管理溝通協(xié)調(diào)不暢的傳統(tǒng)格局。一方面負(fù)責(zé)檔案的管理，一方面負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)分管檔案的部門工作。以一點(diǎn)帶動(dòng)各部門的全面工作，理順關(guān)系，提高信息整理、收集、調(diào)用的效率，使醫(yī)院的檔案管理一體化，一改一盤散沙的局面。

在全球信息化的發(fā)展進(jìn)程中，信息是最為寶貴的資源。檔案管理工作也逐漸從幕后走向臺(tái)前，重要性正在日益顯現(xiàn)。醫(yī)院的檔案管理工作同醫(yī)療工作一樣，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷開拓進(jìn)取，用新的理念和方法，提高檔案的利用率，才能為提高醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平做出應(yīng)有貢獻(xiàn)，從而更好地服務(wù)社會(huì)、服務(wù)百姓，造福人類健康。

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