高校檔案信息網(wǎng)站研究

谷萍

[摘 要]信息時(shí)代的來臨，給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)站已成為高校檔案部門信息化工作的重要內(nèi)容。高校檔案網(wǎng)站不僅是宣傳檔案館（室）、檔案法、進(jìn)行歷史文化教育的基地，同時(shí)也是服務(wù)用戶的窗口。

[關(guān)鍵詞]高校檔案;檔案網(wǎng)站

隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速普及和社會(huì)信息化程度的提高，我國各級(jí)各類高校相繼建立了自己的校園網(wǎng)。在高校檔案館從為學(xué)校服務(wù)擴(kuò)大到為社會(huì)服務(wù)，而社會(huì)各方面的信息獲取正越來越多地借助于互聯(lián)網(wǎng)的今天，高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)顯得尤為重要。

高校檔案網(wǎng)站是對(duì)傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)和信息交流渠道的有力拓展，既可以滿足各個(gè)層次的交流需要，最大限度地?cái)U(kuò)大檔案工作空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的社會(huì)共享，增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)及對(duì)檔案進(jìn)行有效利用，同時(shí)也可以充分發(fā)揮高校檔案的教育功能和宣傳功能。

國內(nèi)有條件的高校先后建立了眾多級(jí)別、層次、規(guī)模、內(nèi)容、技術(shù)、發(fā)展水平參差不齊的檔案網(wǎng)站。一方面，這些網(wǎng)站的建設(shè)有效地突破了地域時(shí)空的限制，拓寬了信息交流的范圍;另一方面，由于我國尚未制定可行的檔案網(wǎng)站建設(shè)整體規(guī)劃，也沒有相應(yīng)的法律法規(guī)來規(guī)范，因此這些檔案網(wǎng)站還存在諸如重建輕用、更新速度緩慢、數(shù)據(jù)庫資源匱乏、內(nèi)容單一、功能簡單、訪問率低等眾多問題。

1、提高高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)的質(zhì)量首當(dāng)其沖

1.1以館藏檔案信息資源為根本，加強(qiáng)網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)。內(nèi)容信息是高校檔案網(wǎng)站的主體信息，在這方面，各高校檔案網(wǎng)站的差異較大。各信息類型中，較為缺乏的是特色檔案、編研成果和檔案學(xué)術(shù)研究信息三種。高校檔案網(wǎng)站以本校的檔案信息為依托，其面向的主要對(duì)象就是本校師生，應(yīng)在檔案部門人力、物力、財(cái)力允許的情況下，將豐富的傳統(tǒng)館藏盡快數(shù)字化，并大量收集已形成的電子文件，加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度，在開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時(shí)，大力開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案信息。高校檔案網(wǎng)站因其所屬單位的性質(zhì)，學(xué)術(shù)研究氣氛較之檔案局網(wǎng)站更濃，應(yīng)發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，積極開展編研工作并通過網(wǎng)站加以宣傳，提供利用。一般檔案編研成果屬于二、三次文獻(xiàn)，基本除去了需要保密的部分，可以在網(wǎng)上提供利用。同時(shí)，高校檔案部門應(yīng)在網(wǎng)站上揭示檔案教育、檔案學(xué)術(shù)問題、檔案協(xié)會(huì)、檔案刊物等學(xué)術(shù)研究信息，豐富網(wǎng)站的內(nèi)容，為廣大檔案工作者、檔案學(xué)者提供服務(wù)。

1.2充分挖掘館藏資源特色。這既是檔案部門在人力、物力、財(cái)力有限的情況下開發(fā)館藏資源的一種途徑，也是網(wǎng)站增強(qiáng)吸引力、發(fā)揮效應(yīng)的重要途徑。高校檔案部門可以結(jié)合本校教學(xué)、科研、管理等工作來開發(fā)具有自身特色的信息資源。如可以將部分可公開的館藏珍貴檔案、特色檔案等數(shù)字化后在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行在線展覽。

1.3檔案網(wǎng)站內(nèi)容的更新。檔案網(wǎng)站的信息內(nèi)容應(yīng)該適時(shí)的更新。在進(jìn)行網(wǎng)站設(shè)計(jì)時(shí)最好將一些可以定期更新的欄目，如新聞動(dòng)態(tài)等放在首頁上，對(duì)一些有關(guān)檔案工作的新聞加以報(bào)道。這樣，可以使首頁的更新頻率更高些。檔案部門應(yīng)對(duì)檔案網(wǎng)站所提供的信息內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，確立一套從檔案網(wǎng)站信息的收集、審查到發(fā)布的管理制度，既要考慮檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，又要保證檔案信息更新的及時(shí)性。

2、加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)站的功能建設(shè)勢(shì)在必行

2.1增強(qiáng)檔案信息檢索功能，提高網(wǎng)站易用性。網(wǎng)站在擁有豐富的檔案信息資源、龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后，只有提供強(qiáng)有力的檢索工具，才能使利用者有效的查閱信息。內(nèi)容豐富的網(wǎng)站要盡可能提供“站內(nèi)檢索”和“站外檢索”等多種檢索方式?！罢緝?nèi)檢索”提供對(duì)站內(nèi)信息的檢索，包括頁面信息的查詢和網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的查詢;“站外檢索”主要是提供一些專業(yè)的搜索引擎入口，方便瀏覽者對(duì)相關(guān)信息的查詢。具體來說，檢索功能可以從檢索范圍（檔案目錄或全文數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、新聞動(dòng)態(tài)等檔案信息），檢索方式（分類瀏覽、簡單檢索、高級(jí)檢索），檢索結(jié)果處理（閱覽、復(fù)制、下載或打?。?，檢索工具的有效性（該檢索工具是否切實(shí)有效，利用它是否能準(zhǔn)確檢索出已有的、符合條件的所有相關(guān)信息），易用性（即該檢索工具是否簡便易于使用，是否有檢索范例或幫助信息）等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。不同的高校建設(shè)檔案網(wǎng)站時(shí)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要，沒有必要建立遠(yuǎn)超出實(shí)際條件的非常復(fù)雜的檢索工具。

2.2增強(qiáng)互動(dòng)性?；?dòng)性互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)。高校檔案網(wǎng)站應(yīng)設(shè)電子信箱、留言板等網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系方式，討論和解答有關(guān)檔案工作的問題等等，力求在互動(dòng)中加強(qiáng)網(wǎng)站的服務(wù)功能，使網(wǎng)站真正的成為學(xué)校檔案工作者和網(wǎng)站瀏覽者交流的平臺(tái)。高校檔案工作部門通過及時(shí)回復(fù)EMAIL，解答疑難問題，可大大增強(qiáng)網(wǎng)站與訪問者的互動(dòng)性，從而提高網(wǎng)站的訪問率和檔案信息利用的效率。各高校檔案網(wǎng)站應(yīng)積極建立多種交流方式，充分聽取用戶的意見和建議，使網(wǎng)站真正成為檔案館（室）與社會(huì)對(duì)話的窗口，成為檔案工作者、網(wǎng)上用戶、檔案專家等相互交流的園地。

3、改善高校檔案網(wǎng)站建設(shè)其他方面的質(zhì)量必不可少

3.1網(wǎng)站的設(shè)計(jì)。網(wǎng)站設(shè)計(jì)時(shí)各頁面要風(fēng)格一致、色彩和諧。根據(jù)各級(jí)高校自身的實(shí)際情況來確定網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)、欄目的設(shè)置、網(wǎng)站的風(fēng)格、顏色搭配、版面布局、文字圖片的運(yùn)用等。網(wǎng)站設(shè)計(jì)時(shí)還要根據(jù)網(wǎng)站的定位，考慮訪問者的背景和構(gòu)成，力求美觀、主題鮮明，給人莊重、精致、典雅的感覺。同時(shí)要注意網(wǎng)頁的色彩和諧，可先確定一種能表現(xiàn)主題的主體色，然后根據(jù)具體的需要，應(yīng)用顏色的近似和對(duì)比來完成整個(gè)頁面的配色方案。

3.2網(wǎng)頁的優(yōu)化。在網(wǎng)頁設(shè)計(jì)中，網(wǎng)頁的優(yōu)化是較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。它的成功與否會(huì)影響頁面的瀏覽速度和頁面的適應(yīng)性，影響訪問者對(duì)網(wǎng)站的印象。適時(shí)檢查檔案網(wǎng)站無效的或斷開的鏈接，提高URL的使用效率，科學(xué)地存放不同類型的文件，盡可能減少根目錄的文件存放數(shù)，并按欄目內(nèi)容建立子目錄，目錄的層次建議不要超過3層，維護(hù)管理方便。頁面層次較少，無法承載大量信息，而頁面層次太多，又會(huì)使讀者打開時(shí)失去耐心，制作起來也較為復(fù)雜。

4、在檔案信息上網(wǎng)的過程中要正確處理好檔案信息的上網(wǎng)和保密的關(guān)系

高校檔案信息資源網(wǎng)的建成對(duì)檔案的保密工作是個(gè)挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機(jī)密性在網(wǎng)上檔案資源開發(fā)利用中必須有必要的限制，不是任何人對(duì)任何檔案都可隨意利用的。一般地說，凡公布會(huì)損害國家安全或者集體、個(gè)人利益的檔案，均屬于限制利用的范圍。因此需要高校檔案工作部門根據(jù)具體情況確定檔案的上網(wǎng)等級(jí)。對(duì)于涉密的檔案，如專利、發(fā)明等可以提供一部分普通的信息，以不泄密、不造成經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)又能吸引潛在用戶來查閱檔案為原則。對(duì)這部分檔案可進(jìn)行有償轉(zhuǎn)讓。此外，檔案工作人員應(yīng)對(duì)現(xiàn)存的檔案及時(shí)地進(jìn)行重新鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時(shí)開放。

總之，高校在建設(shè)檔案網(wǎng)站時(shí)一定要遵循國家的有關(guān)規(guī)定，正確處理檔案信息的共享性和保密性的關(guān)系。對(duì)于檔案部門來說選擇哪些檔案信息上網(wǎng)要根據(jù)各館的具體情況來權(quán)衡。既不應(yīng)由于檔案具有保密性而阻止檔案信息的共享性，也不能為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站檔案信息的豐富而忽視檔案的保密性。

高校檔案網(wǎng)站建設(shè)實(shí)際上是一個(gè)不斷充實(shí)和完善的過程，通過不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，修改，補(bǔ)充，使網(wǎng)站結(jié)構(gòu)趨向合理，內(nèi)容更加豐富，形式更富有感染力。高校檔案部門要抓住機(jī)遇，充分利用檔案網(wǎng)站這一服務(wù)平臺(tái)，發(fā)揮高校檔案館（室）信息資源優(yōu)勢(shì)，把檔案網(wǎng)站建成檔案工作的宣傳窗口和檔案信息資源的利用中心。