淺談信息時(shí)代基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

石旭輝

[摘 要]信息時(shí)代如何加強(qiáng)檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時(shí)代各級(jí)醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院面臨的新課題。本文從基層醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)際出發(fā)，通過(guò)分析信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)以及重要性，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)措施，為基層醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

[關(guān)鍵詞]基層醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案是行政、科研、后勤、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，它在醫(yī)療改革、科學(xué)研究、提高管理效能、維護(hù)醫(yī)院權(quán)益等方面起著舉足輕重的作用。信息時(shí)代下，檔案信息化浪潮席卷各行各業(yè)，因此對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)勢(shì)在必行。

1.醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理：文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和批辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行自動(dòng)管理，大大減少了文書(shū)處理部門(mén)的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時(shí)間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快、社會(huì)人員流動(dòng)性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門(mén)管理、監(jiān)督，也便于個(gè)人對(duì)自己檔案的了解。

1.3病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開(kāi)展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類(lèi)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類(lèi)手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類(lèi)匯總，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)務(wù)人員查詢、分析、討論，進(jìn)而編寫(xiě)相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲(chǔ)存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1.4設(shè)備和后勤管理檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對(duì)于這些設(shè)備的采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)價(jià)格、維修情況、出借情況、報(bào)廢處理的資料形成檔案，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對(duì)于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對(duì)本科室設(shè)備的管理。

2.基層醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1基層醫(yī)院檔案管理意識(shí)淡薄：首先表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作不重視。其次表現(xiàn)為醫(yī)院?jiǎn)T工的意識(shí)淡薄。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒(méi)有被真正重視起來(lái)。

2.2基層醫(yī)院檔案管理制度不健全：在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門(mén)要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)則較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。制度的不完善必然會(huì)導(dǎo)致管理工作的不到位甚至漏洞百出。

2.3基層醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊：表現(xiàn)為專(zhuān)業(yè)出身的人員少、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏及高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才較少，這些已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的對(duì)策

3.1強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)：強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)水平的高低，取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)如果能將檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對(duì)待，加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進(jìn)管理手段，將對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)起到極大的推動(dòng)作用。

3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍的建設(shè)：要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時(shí)必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)儲(chǔ)備，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，送出去”等多種方式，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

3.3消除部門(mén)障礙，保障檔案安全：現(xiàn)有的基層醫(yī)院各個(gè)科室之間相對(duì)獨(dú)立，組織界限分明，這不僅妨礙了各科室之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫隙”管理，使醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的信息能及時(shí)匯集到檔案管理部門(mén)。

3.4重視并加強(qiáng)檔案信息安全管理：首先檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到檔案是對(duì)醫(yī)院多年來(lái)建設(shè)和發(fā)展過(guò)程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會(huì)造成永久不可逆的損失，所以務(wù)必保證檔案實(shí)體完好無(wú)損，對(duì)涂改、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案等行為堅(jiān)決預(yù)防和制止。其次要加大經(jīng)濟(jì)和技術(shù)投入，確保醫(yī)院電子文件的安全。檔案管理部門(mén)必須要配備專(zhuān)門(mén)的檔案安全人員，對(duì)檔案的安全實(shí)行專(zhuān)業(yè)化管理。

綜上所述，信息時(shí)代既給檔案工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來(lái)了極好的機(jī)遇。只要我們能夠抓住機(jī)遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作必然會(huì)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展;實(shí)現(xiàn)歷史性的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇紅艷，《現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新》，中國(guó)病案，2009，10（4）31-32

[2]牟峰等，淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)療前沿，2007，（14）