做好企業(yè)檔案保密工作的實(shí)踐與探索

林穎卿

廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司珠海供電局 廣東珠海 519000

做好企業(yè)檔案保密工作的實(shí)踐與探索

林穎卿

廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司珠海供電局 廣東珠海 519000

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國各企業(yè)之間的合作日益增進(jìn)，加之科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，企業(yè)檔案保密工作面臨著一系列的問題與挑戰(zhàn)。本文針對(duì)企業(yè)檔案的整理過程、保管過程、利用過程三個(gè)方面，論述了企業(yè)檔案保密工作的實(shí)踐策略，以期提高企業(yè)檔案保密工作的水平與質(zhì)量。

企業(yè)檔案；保密工作；保密制度

前言

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，形成的對(duì)本企業(yè)、對(duì)社會(huì)甚至對(duì)國家而言具有保存價(jià)值的各類文字、圖像、數(shù)據(jù)、影響等歷史記錄。在檔案管理工作中，檔案保密工作是至關(guān)重要的內(nèi)容，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展，對(duì)企業(yè)而言具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。只有高度重視檔案整理、保管、利用及歸檔的整個(gè)過程，處理檔案保密與檔案開放之間的關(guān)系，確保檔案的完成與保密工作的落實(shí)，才能切實(shí)維護(hù)企業(yè)的安全，從而保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。然而，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，各企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化正逐步深入改革，促使企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，大部分企業(yè)檔案保密工作仍存在許多問題，造成檔案管理更為混亂，因此加強(qiáng)企業(yè)檔案保密工作十分必要。

一、在檔案整理過程中做好保密工作

（一）科學(xué)分類涉密檔案

檔案可分為涉密檔案與非涉密檔案，同時(shí)涉密檔案又分為密級(jí)檔案與絕密檔案。在檔案的整理工作中，首先需要將涉密檔案與非涉密檔案進(jìn)行分類，從根本上解決文件材料的混亂問題，將過去由于文件管理不當(dāng)造成的機(jī)密擴(kuò)散漏洞以及涉密檔案不集中等問題徹底解決。尤其是對(duì)于絕密文件，必須采用單份盒裝進(jìn)行獨(dú)立保存。同時(shí)，要按照立檔單位，將檔案中的涉密文件編制目錄，建立涉密檔案專用臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，以準(zhǔn)確掌握涉密文件存放位置，為有效的保密與及時(shí)的提供創(chuàng)造有利條件。

（二）明確檔案保管及保密期限

檔案的保管期限與保密期限雖有極大不同，但是都需要準(zhǔn)確掌握。對(duì)于檔案的保管期限而言，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用于歷史作用進(jìn)行正確的分析與判斷，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況與發(fā)展趨勢(shì)確定檔案的保存價(jià)值，從而對(duì)檔案保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案對(duì)于企業(yè)的安全與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能保證檔案保密工作的有效性。尤其是絕密檔案管理人員身份極為特殊，具有知密多、知密早、知密深等特點(diǎn)。相對(duì)應(yīng)企業(yè)的一般工作人員而言，檔案管理人員的責(zé)任更為重大。因此，企業(yè)必須高度重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需通過多種渠道對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以全面提高檔案管理工作人員整體素質(zhì)。

二、在檔案保管過程中做好保密工作

（一）加強(qiáng)絕密檔案日常管理工作

對(duì)于檔案管理工作而言，絕密檔案管理工作是重中之重。這是企業(yè)的核心秘密，不僅直接對(duì)企業(yè)安全造成影響，同時(shí)也關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，為確保企業(yè)的安全與穩(wěn)定發(fā)展，必須加強(qiáng)絕密檔案的日常管理工作。不論是管理、利用還是歸檔保存，都需做好完整記錄，并做好相應(yīng)的加密工作。

（二）掌握檔案涉密情況的變化

在保管檔案的過程中，檔案的涉密情況會(huì)隨著文件貫徹的情況和時(shí)間的推移不斷發(fā)生變化，例如升密、降密直至解密。一般情況下，在檔案涉密情況的變化過程中，升密檔案占極少數(shù)，即使有檔案升密，也是短時(shí)間內(nèi)的。大多數(shù)情況都是先降密，到解密。歸納檔案涉密情況變化原因，共有三點(diǎn)：其一，文件保密范圍發(fā)生變化；其二，文件材料作用發(fā)生變化；其三，文件保密期限發(fā)生變化。

（三）高度重視檔案庫房管理工作

為防止庫房發(fā)生失竊現(xiàn)象，應(yīng)盡量將庫房與辦公室、閱覽室、休息室等分開，加固庫房門窗，安裝攝像頭等。同時(shí)，派遣專人負(fù)責(zé)管理檔案庫房，并制定健全的庫房管理制度，與庫房管理工作不相干者一律禁止入內(nèi)。在庫房管理工作中，必須嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)制度。許多企業(yè)實(shí)踐工作表明，堅(jiān)持做好檔案庫房的管理工作，是做好企業(yè)檔案保密工作的先決條件，也是維護(hù)企業(yè)檔案安全的重要前提。

三、在檔案利用過程中做好保密工作

（一）正確處理檔案保密與利用之間的關(guān)系

在企業(yè)檔案的日常管理工作中，檔案管理人員一般都十分重視檔案的保密工作。但是由于受到傳統(tǒng)保密工作觀念的影響，許多檔案管理工作都更加側(cè)重于保密，卻忽視了檔案的自身作用。因此，大量檔案長(zhǎng)期被束之高閣，得不到充分利用，甚至許多具有高價(jià)值的檔案最后變成廢紙被扔棄，造成嚴(yán)重的檔案資源浪費(fèi)。同時(shí)，重保密輕利用的現(xiàn)象，導(dǎo)致許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)對(duì)情況進(jìn)行全面了解，不能使檔案的作用得到充分發(fā)揮，檔案管理工作人員的實(shí)際工作并未創(chuàng)造真正價(jià)值。

（二）重視檔案開放的基礎(chǔ)工作

要開放檔案使檔案得到充分利用，就必須將檔案開放的基礎(chǔ)性工作做好。首先，應(yīng)將檔案的內(nèi)在質(zhì)量提高。即在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對(duì)所有檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理，將檔案按照不同性質(zhì)進(jìn)行分類，清楚的對(duì)檔案進(jìn)行編目，以便能及時(shí)利用；其次，建立健全的檔案系統(tǒng)，以配合檔案開放后的檢索需求與管理要求；再次，編制檔案檢索工具。主要包括基礎(chǔ)性檢索工具、骨干性檢索工具、文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具等。如，檔案目錄屬于基礎(chǔ)性檢索工具，開放檔案卡片目錄屬于骨干性檢索工具，全宗卷屬于文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具。在開放檔案的檢索工具中，應(yīng)當(dāng)以骨干性檢索工具為主，基礎(chǔ)性檢索工具與文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具為輔；最后，準(zhǔn)備好檔案副本。部分檔案極其重要與珍貴，應(yīng)當(dāng)采取照相、復(fù)印、抄寫等手段將其復(fù)制，并做好檔案副本管理目錄。

（三）落實(shí)檔案工作中的監(jiān)督工作

在檔案利用過程中，必須做好監(jiān)督工作才能保證檔案保密工作的有效性。建立健全的監(jiān)督機(jī)制并嚴(yán)格落實(shí)，能有效防止或糾正檔案在利用過程中出現(xiàn)的各種不利于檔案保密的不良行為，既能保證檔案得到充分利用，還能確保檔案的安全與完整。首先，要嚴(yán)格落實(shí)檔案利用中的閱覽制度、復(fù)制制度、外借制度等；其次，要根據(jù)不同利用對(duì)象的實(shí)際利用情況與利用目的，掌握其思想動(dòng)機(jī)與利用方向，加強(qiáng)監(jiān)督工作。

結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)檔案保密工作中，任何檔案管理工作人員都必須保證檔案保密工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化與規(guī)范化。筆者認(rèn)為，在今后的檔案保密工作中，應(yīng)當(dāng)不斷提高管理人員的工作水平與質(zhì)量，樹立堅(jiān)定的檔案保密意識(shí)，并勇于探索與開拓檔案保密工作的新途徑，才能促使檔案保密工作更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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[3]許祺.論企業(yè)檔案保密工作要點(diǎn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,(7)

[4]翟桂榮.淺談企業(yè)檔案的保密工作[J].新疆有色金屬,2009,32(6)